För organisationer räcker det inte med att veta vad som ska göras för att man ska nå upp till och fortsätta leva upp till GDPR-krav. Man måste även skapa en tydlig bild av vem som gör vad och när de ska göra det. Allt bör vara schemalagt på rätt sätt för att se till att saker och ting blir gjorda.
Vi har samlat ett antal goda råd på hur planeringen av datahantering kan strömlinjeformas och på hur GDPR-relaterat arbete kan förenklas.
Olika typer av GDPR-uppgifter inom samma struktur
Det är till att börja med en fördel att använda ett planeringsverktyg som fungerar som en kalender. På denna punkt är et digitalt årshjul idealisk eftersom alla aktiviteterna struktureras och kategoriseras baserat på ansvarsområden.
I det interaktiva planeringsverktyget är det enkelt att separera olika typer av uppgifter på via aktivitetsringar. Till exempel får aktiviteter som har att göra med hanteringen av kunddatabaser, mejllistor eller löner sin egen ring i strukturen. På så vis ges en komplett överblick. Dessutom är det möjligt att använda en mall som inkluderar alla de viktigaste aktivitetsringarna.
Exempel på et digitalt årshjul
– Förstora i det övre högra hörnet
Enkel delegering med ett digitalt årshjul
Med et digitalt årshjul blir den generella kontrollen av GDPR-processer strömlinjeformad. Det här kan bland annat uppnås genom att tilldela uppgifter till den som är ansvarig och genom att se till att påminnelsemejl skickas ut till de som är inblandade innan deadline.
Dessutom fungerar lösningen som ett hanteringsverktyg där uppgifter till exempel kan markeras med en röd eller grön etikett vilket indikerar om uppgiften är klar, brådskande, osv.
Alla relaterade beskrivningar av hur uppgifterna ska utföras kan för övrigt bifogas till varje aktivitet.
Hos Plandisc önskar vi dig all lycka till med planeringen av dina GDPR-relaterade uppgifter.
Ansvarsbegränsning: Innehållet i denna artikel kan inte betraktas som juridisk rådgivning och bör endast användas som information.
