Årsplaneringen blir enkel och effektiv med ett interaktivt årshjul

Årshjul i Excel? Her er et bedre alternativ til årshjul i Excel. Det digitale årshjul fra plandisc.

Att årsplanering är viktigt, det känner du garanterat till oavsett om du arbetar inom utbildningsväsendet, med marknadsföring eller sitter i en styrelse. Och årsplanen för nästa år ska med fördel göras nu, när året går mot sitt slut. För att få en bra start på det nya året, och säkerställa att ni kommer i mål med alla projekt, behöver ni skapa överblick och lägga upp en realistisk årsplan. I det här blogginlägget tänker vi presentera flera fördelar med att använda det interaktiva årshjulet från Plandisc till årsplaneringen.

Hela årsplaneringen samlad på ett ställe 

Planering är nödvändigt för att få ett bra workflow och utnyttja arbetstimmarna på bästa sätt. Men årsplanering är ofta ett utdraget arbete, framför allt när man ska planera en hel verksamhet och inkludera alla på arbetsplatsen. Planer har dessutom en tendens att ändra sig längs vägen. Då måste du lägga extra tid på att först justera planeringen och därefter informera alla involverade om den nya agendan. Det kan ta lång tid och risken är stor att informationen inte når fram till alla.

Många arbetsplatser använder program från Office-paketet, exempelvis Outlook, Excel och Teams, i det dagliga arbetet. De är både praktiska och användbara på sina egna sätt, men det kan vara svårt och tidskrävande att bilda sig en uppfattning om den fullskaliga arbetsbördan. Här kan du dra stor nytta av ett interaktivt årshjul från Plandisc. Med Microsoft-integrationerna kan du nämligen bifoga filer från Office-programen direkt till aktiviteterna i din plandisc. Du kan också bädda in plandiscen i exempelvis Teams eller en PowerPoint-presentation.

Du har även möjlighet att synkronisera Plandisc med din Outlook-kalender. Då visas de aktiviteter du lägger in i kalendern automatiskt i din plandisc. Omvänt gäller samma; upprättar du en aktivitet i din plandisc visas den automatisk i din Outlook-kalender också. Plandisc kan alltså användas som ett verktyg för att samla all nödvändig information och viktiga filer på ett ställe. Det ger en tydlig visuell, överblick över arbetsbördan på både lång och kort sikt.

Filter funktion i Plandisc årshjulet. Fra Excel årshjul til interaktivt årshjul. Til smartere planlægning. årshjul

Och i verkligheten?   

Ett konkret exempel är årsplanering av möten, framför allt de som ska ligga längre fram på året. Idag ska du hålla reda på separata filer som PowerPoint-presentationer, dagordningar och utvärderingar för varje möte. Med årshjulet kan du enkelt bifoga alla dokument till aktiviteten när du skapar den. Du kan till och med genomföra utvärderingen direkt i Plandisc! När du sedan bjuder in deltagarna till mötet har de automatiskt tillgång till alla filer och information. Eventuella uppdateringar och tillägg kan ses direkt av samtliga deltagare, så du behöver aldrig mer tänka på att informera någon om det personligen.

En årsplanering som fungerar i det långa loppet   

Många typer av aktiviteter återkommer varje vecka, månad eller år, men det innebär inte att de inte behöver planeras – tvärtom! För att kunna planera dem behöver man ofta undersöka när och hur de genomfördes förra gången. Gamla utvärderingar ska letas fram, resultat analyseras och så vidare. När du planerar i en plandisc har du möjlighet att upprätta aktiviteter så att de upprepas enligt det schema du anger. Därmed kan  ni planera viktiga möten och aktiviteter flera år i förväg, så att de ligger fast och inte kolliderar med nyare planer.

För att behålla överblicken kan det i dessa sammanhang vara bra att ha arbetsplatsens vision och mål nära till hands. Det kan ordnas genom att ni skapar en plandisc vars olika ringar tillsammans representerar hela företaget. Det ger mer transparens och samsyn inom organisationen, samtidigt som koordineringen effektiviseras.

Skräddarsy ditt årshjul från Plandisc  

Behoven som uppstår i samband med årsplaneringen, samt hur man tar sig an planläggningen av denna, varierar. Plandisc har därför ett brett utbud av mallar som hjälper dig komma i gång med planeringen. De kan naturligtvis anpassas efter alla typer av individuella behov, så att de passar just dig. Om du inte har provat det digitala årshjulet än, kan du registrera dig för en gratis provperiod här nedanför. Det är helt utan förpliktigelser – du behöver inte ens ange dina kortupplysningar för att komma i gång:

Prova Plandisc och se hur det fungerar med Outlook-kalendern