Trenger du et bra planleggingsverktøy? Det er alltid en god ide at få laget en årsplan i en forening. Hvorfor det, har vi ikke travelt nok med alle de egentlige aktiviteter? En årsplan gir et overblikk over alle de aktiviteter, arrangementer og begivenheter, som foreningen er involvert i.
Det kan være en god ide, at hele styret setter en dag av til at få utarbeidet denne årsplan. Tiden er gitt godt ut – da en årsplan i de fleste foreninger kan brukes år efter år med blot få justeringer.
Verdien i en årsplan
Mange forening har vanskelig ved at få aktivert frivillige til at hjelpe med de mange oppgaver, som ligger i en forening. En årsplan kan gi foreningen det overblikk over oppgaver, som er nødvendig for at kunne fordele oppgaver. For å kunne fordele oppgaver krever det at man har et overblikk over alle oppgaver. Det er her kartleggingen av årsplanen kan hjelpe. Den kan beskrive alle de konkrete oppgaver, som er forbundet med et arrangement, årsmøte, osv. Da vet styret hva som trenges av dugna
Planlegging av årsplanen
Hvordan kommer man så i gang med at få utarbeidet årsplanen. Det er en riktig god ide at starte oppe fra. Altså start med å definere hodeoppgavene. En hodeoppgave kunne for eksempel være årsmøte, juletres salg, sommerstevnet, oppdatering/vedlikehold av Facebook eller hjemmeside.
Neste steg vil være å ta en av årsplanens hodeoppgaver og definere de deloppgaver som ligger under hodeoppgaven. Sådan fortsetter man inntil alle årsplanens hodeoppgaver er gjennomarbeidet.
Det neste steg vil være at plassere årsplanens hodeoppgaver i en plandisc i forhold til hvilke datoer eller uker hodeoppgavene forfaller. Oppgaver som strekker sig over hele året som oppdatering av Facebook og hjemmeside kan evt. plasseres i sin egen ring i årsplanen. Husk man skal velge at en ring blot skal have en begivenhet (og ikke 52). For at dere selv bliver klar over hva oppgaven består av, og hvor stor denne oppgave er, vil det være viktig å ta en snakk om oppgavens innhold. Det kan dere ikke gjøre for alle oppgaver, men gjør det hvor dere vil ut delegere ansvaret eller der hvor dere mener det gir mening.
Ansvarlig for årsplanen
Det er viktig at der utpekes en ansvarlig for hver oppgave i årsplanen. En ansvarlig betyr ikke nødvendigvis, at det er vedkommende som må utføre oppgaven. Det samme kan man gjøre med alle deloppgavene. Den som er ansvarlig kan sikre at ringen som hører til oppgaven i plandisc er oppdatert. Husk at alle som har sådan et ansvar må ha tilgang til foreningens plandisc. Plandiscen med foreningens årsplan kan deles med hele eller dele av foreningen, hvis det er ønskelig. Det kan enkelt gjøres for eksempel på foreningens hjemmeside