Effektiv planlægning er helt afgørende for at medarbejdere ved, hvad de skal fokusere på hvornår. Men for at komme frem til en overskuelig årsplan, er man nødt til at finde frem til den optimale opsætning først. Dette kan dog være omfattende og man kan derfor have tendens til, at bruge de planlægningsprogrammer og skabeloner man allerede kender, også selvom de måske ikke giver det fulde overblik. Planlægning er nemlig meget mere, end bare at lægge sine aktiviteter ind i kalenderen.
Organisationen har sin egen rytme samt mål og værdier, som man skal tænke ind i planlægningen og udførelsen af aktiviteterne. Det cirkulære overblik fra Plandisc, tillader at man kan se alle planer i ét skærmbillede, samtidig med, at man kan lave en tydelig opdeling af forskellige slags aktiviteter.
Spar tid med skabeloner til årsplanen
For at spare tid på opsætningen af din plandisc, anbefaler vi Business- og Enterprise-brugere, at tage udgangspunkt i en af vores skabeloner til en årsplan. Skabelonerne er udviklet til at matche forskellige typer organisationer, alt fra HR og bestyrelser til skoler og kirker. Man kan altså finde skabeloner der opdeler efter afdeling, projekter, klassetrin, lande, osv. og herfra vurdere hvilken opstilling, der er optimal på netop ens egen arbejdsplads.
Selvom du bruger en skabelon, kan du nemt tilføje ringe fra andres plandiscs, så du kan holde styr på alle planer, og undgå irriterende dobbeltbookinger og spidsbelastninger. Skabelonen kan tilpasses fuldstændig til dine behov både hvad angår farver, datoer, navne på ringene osv. Du har altså lige så stor frihed som hvis du bygger din plandisc op fra bunden, men sparer tid, da kan vælge den skabelon, der ligger tættest op af det ønskede slutresultat.
En anden fordel ved at gennemgå udvalget af skabeloner, er inspirationen man kan få herfra. Der er mange tilgange til årsplanlægning og det kan være svært at finde ud af hvilket setup, der rummer alt det vigtigste for netop en selv. Ved at se et bredt udvalg af årshjul, kan man danne sig et indtryk af, hvilke elementer man ønsker skal indgå i ens egen. Man gør sig altså allerede i inspirationsfasen, mange overvejelser om sit eget årshjul.
Del overblikket med dine kollegaer
Når du har sammensat en årsplan der giver dig det fulde overblik, kan du nemt dele den med dine kollegaer, for eksempel ved at indlejre dit årshjul i en PowerPoint-præsentation eller i Microsoft Teams. Du kan tilmed importere planer fra Excel til dit årshjul. Muligheden for at dele plandiscs, kan være en hjælp til, at skabe øget transparens på arbejdspladsen. Vi anbefaler desuden, at bruge labels og farvekoordinering af aktiviteter, da det bidrager til at give det bedst mulige visuelle overblik.
Vi ønsker dig god fornøjelse med din årsplanlægning.
