Både den private og den offentlige sektor står over for konstant forandring og øget kompleksitet, f.eks. på grund af den teknologiske udvikling og øgede krav til kvalitet.
Derfor er det også nødvendigt med effektiv styring og optimering af arbejdsprocesser, især for projektledere, afdelingsledere og andre i administrative og koordinerende roller. Her er forståelsen af procesoptimering og processtyring afgørende for at skabe værdi og forbedre operationelle resultater.
Denne artikel dykker ned i betydningen af procesoptimering og processtyring, og hvordan IT-løsninger, som f.eks. Årshjulet, kan være medvirkende til succes.
Læs også, hvordan du kan synkronisere med din Outlook kalender
Hvad er procesoptimering?
Procesoptimering handler om at forbedre eksisterende arbejdsprocesser for at opnå bedre effektivitet, kvalitet og trivsel. Det indebærer at man identificerer hvor de ikke fungerer hensigtsmæssigt, og hvordan man bedst kan optimere dem. I mange organisationer bliver arbejdsgangene ineffektive pga. manglende kommunikation og koordinering, som ofte er skyld i en uhensigtsmæssig rækkefølge på aktiviteter.
Det er derfor oplagt at rette blikket mod organisationens kommunikation, samarbejde og vidensdeling, når man skal procesoptimere. På den måde sikrer man, at de rigtige ressourcer anvendes på det rigtige tidspunkt, og at alle involverede parter har adgang til nødvendige oplysninger.
Hvad er processtyring?
Processtyring handler om at have kontrol over og løbende forbedre arbejdsprocesser for at sikre, at de fungerer optimalt. Dette involverer en systematisk tilgang til at planlægge, udføre, kontrollere og forbedre processer, bl.a. ved hjælp af moderne softwareløsninger.
Manglende processtyring kan føre til ineffektivitet, tab af overblik og spild af ressourcer. Ved at skærpe fokus på effektive arbejdsgange kan organisationer sikre, at deres processer er strømlinede, og de vil være i stand til at reagere hurtigt på ændringer.
Imødekom kravene til effektivitet med det rette fokus
Koordinering og kommunikation er alfa og omega når man skal imødekomme de høje krav til effektivitet. Dels skal man sikre, at alle i organisationen arbejder mod de fælles mål og er aligned med organisationens strategier, og dels skal aktiviteternes rækkefølge være på plads.
På denne måde kan man så vidt som muligt undgå spidsbelastninger og indsatser, der bliver lagt på de forkerte steder på de forkerte tidspunkter.
Ved at fokusere på organisationens kommunikation og vidensdeling kan organisationer bedre navigere i opgavernes kompleksitet, reducere risikoen for fejl og misforståelser, og sikre en høj kvalitet i deres ydelser.
IT-løsninger spiller en central rolle her, da de muliggør real-time kommunikation og koordinering, hvilket er essentielt for at opnå effektivitet og balance.
Koordinering og overblik i årshjulet
Plandisc tilbyder en løsning der kan hjælpe din organisation med at tackle udfordringer inden for procesoptimering og processtyring.
Plandiscs årshjul er et fleksibelt og brugervenligt værktøj, der giver dig mulighed for at skabe visuelt overskuelige årsplaner, der indeholder alle dine projekter og ressourcer. Du kan tilpasse visningen efter behov og integrere med andre IT-systemer, såsom Outlook.
Årshjulet er designet til at give et visuelt overblik over arbejdsprocesser og projekter, hvilket gør det nemt at identificere både travle og stille perioder, så man kan skabe en mere jævn arbejdsrytme. Hvis du har brug for at kigge nærmere på en bestemt periode eller en bestemt type aktiviteter, kan du filtrere visningen af aktiviteter, så du kun ser det der er relevant for dig og dit team i øjeblikket.
En af de største fordele ved Plandisc er integrationsmulighederne. Årshjulet kan nemt integreres med andre IT-systemer, såsom Outlook, hvilket gør det muligt at opdatere møder og aktiviteter ét sted, hvorefter opdateringerne bliver synlige på alle platforme. Dette sparer tid og reducerer risikoen for fejl.
Ved at implementere Plandisc kan organisationer sikre, at deres arbejdsprocesser er velkoordinerede, og at alle medarbejdere har adgang til den nødvendige information. Dette resulterer i bedre beslutningstagning, øget produktivitet og højere kvalitet i arbejdet.
Eksempler på processtyring med Plandisc
Inden for offentlig administration er processtyring en vital del af projektledelse og daglig drift. Kommuner står ofte over for komplekse udfordringer med at koordinere aktiviteter på tværs af forskellige afdelinger og enheder. Effektiv processtyring kan hjælpe med at skabe gennemsigtighed og forbedre samarbejdet.
En kommune kan skærpe fokus på effektive processer og gøre det muligt at få et samlet overblik over alle aktiviteter og ressourcer. Det kan hjælpe dem med at reducere tidskrævende manuelle processer og forbedre planlægningen af møder og aktiviteter.
Skanderborg Kommune
Skanderborg Kommune oplevede store forbedringer med tværgående arbejdsprocesser, og ved at implementere Plandisc, blev det muligt at få et samlet overblik over aktiviteter og ressourcer.
“Plandisc giver os et konkret værktøj til at koordinere aktiviteter og møder på tværs af vores enheder. Det betyder, at vi undgår besværlige planlægningsprocesser og kan skabe et godt overblik over vores ressourcer.”
Folkekirkens Nødhjælp
Folkekirkens Nødhjælp oplevede store forbedringer ved at kombinere Plandisc med deres eksisterende værktøjer:
“Jeg kombinerer årshjulet og Outlook. På den måde opdaterer jeg blot møder i Outlook, hvilket vises i årshjulet og holder ledelsen opdateret med møder og aktiviteter. Processen med planlægning er effektiviseret ved, at jeg ikke skal opdatere et Excel-ark hele tiden. Med Outlook og årshjulet kombineret skal der kun rettes ét sted.”
Lav dit eget årshjul i dag!
