Uanset om du arbejder inden for uddannelse, marketing eller i en bestyrelse, er årsplanlægning et vigtigt punkt på dagsordnen, når vi tager hul på et nyt år. For at komme godt fra start og nå i mål med årets projekter, er det nødvendigt at danne sig et overblik og lave en realistisk tidsplan. I denne blog vil vi præsentere en række fordele ved at bruge det interaktive årshjul fra Plandisc i årsplanlægningen.
Alle årsplaner samlet ét sted
For at skabe et optimalt work flow og få mest muligt ud af timerne på arbejdspladsen, er planlægning en nødvendighed. Planlægningen kan dog nemt komme til, at fylde mere end hvad godt er, når der skal koordineres på tværs af hele arbejdspladsen samtidig. Tit er man nødt til at justere planen hen ad vejen og herefter bruge yderligere tid på, at informere de relevante personer om ændringerne. Det lægger et unødvendigt stort pres på den interne kommunikation og risikoen for, at informationen ikke når ud til alle, er for stor.
Mange arbejdspladser bruger forskellige Microsoft-programmer, såsom Office, Outlook og Teams, som hver især er praktiske, men det kan være tidskrævende at danne sig et samlet overblik på baggrund af disse. Her kan du drage nytte af et interaktivt årshjul fra Plandisc, da Microsoft-integrationerne giver mulighed for, at tilknytte filer fra Microsoft-programmer til begivenheder i sin plandisc.
Derudover er det muligt at synkronisere Plandisc med Outlook-kalenderen, så begivenheder oprettet her, automatisk vises i din plandisc og omvendt kan begivenheder oprettet i din plandisc, vises i Outlook-kalenderen. På den måde kan Plandisc bruges som styringsværktøj der samler trådene og giver et visuelt overblik, mens man stadig får glæde af det enkelte programs mange fordele.
Fordelen ved at lave årsplanlægningen i Plandisc, viser sig for eksempel ved mødeplanlægning. I stedet for at skulle holde styr på PowerPoint-præsentation, dagsorden og evaluering hver for sig, kan de nødvendige dokumenter vedhæftes og evaluering af mødet kan oprettes i begivenheden. Herefter mangler man bare at invitere deltagere, så alle har adgang til informationerne. Bliver der opdateret eller tilføjet noget, vil det straks fremgå hos de andre deltagere og man slipper dermed for, at skulle informere om ændringerne via e-mail.
En årsplan der fungerer på den lange bane
Ofte har man begivenheder der går igen hver uge, måned eller år, men det ændrer ikke på, at de skal planlægges. Her kan der går tid med, at undersøge hvornår og hvordan man gjorde det sidste gang og måske er der også en evaluering der skal findes frem og tages i betragtning. Når I planlægger begivenheder i en plandisc, er det muligt at oprette begivenheden så den gentages lige så tit det er nødvendigt. Dermed har I potentielt planlagt vigtige begivenheder flere år frem i tid. I den forbindelse giver det mening at have arbejdspladsens fælles vision og mål for øje hele tiden. Man kan derfor med fordel oprette en plandisc, hvis ringe samlet repræsenterer alle. Dette vil skabe mere transparens og koordineringen effektiviseres.
Skræddersy dit årshjul fra Plandisc
De forskellige tilgange og behov til årsplanlægningen kan variere meget og derfor tilbyder Plandisc en række forskellige skabeloner, som naturligvis kan tilpasses den enkeltes behov. Har du ikke allerede prøvet det digitale årshjul, kan du tilmelde dig en gratis prøveperiode herunder:
