Vuosikelloon pystyy kokoamaan eri osastojen tai toimialojen keskeisimmät aktiviteetit ja pääteemat. Monet organisaatiot pyrkivät linjaamaan toimintaansa läpi koko organisaation, ja vuosikellon avulla tämä on helppo toteuttaa. Kun vuosikellosta pystyy näkemään organisaation eri osastojen tai toimialojen vuoden kierron, on helpompi suunnata omaa toimintaa, vaihtaa kokemuksia ja saada inspiraatiota. Siksi suosittelemme vuosikellon luomista organisaation kaikista syklisistä aktiviteeteista. Pääset helposti alkuun käyttämällä yhtä valmiista pohjamalleistamme.

Kaikilla eri alojen ja sektoreiden organisaatioilla on syklisiä, vuosittain toistuvia aktiviteetteja. Kuitenkin suunnittelutyö tapahtuu perinteisesti siten, että uuden toimivuoden alkaessa kalenterin täyttäminen aloitetaan alusta, vaikka monet aktiviteetit toistuvat samanlaisina vuodesta toiseen. Monet organisaatiot ovat huomanneet, että staattiset vuosisuunnitelmat ovat monella tapaa ajanhukkaa ja että syklisten aktiviteettien kartoittaminen ja optimointi tehostaa työskentelyä ja vapauttaa resursseja.

Vuosikellon syklissä on kyse siitä, että organisaatio tunnistaa ja kartoittaa ne monet aktiviteetit, jotka toistuvat vuodesta toiseen. Kaikkein luovinkin markkinointiosasto kohtaa joka vuosi samat tammi- ja kesäalet ja joulukampanjat, ja sykliset aktiviteetit ovat hyvin tyypillisiä myös talousosatolla, jossa joka vuoden ohjelmistossa ovat alv-tilitykset, neljännevuosikatsaukset, tilinpäätökset jne. Kun nämä ovat automaattisesti valmiina vuosikellossa, voi niitä tulevina vuosina kehittää edelleen. Näin uuden vuoden alkaessa ”pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen”.

Vuosikello luo läpinäkyvyyttä organisaatioon. Vuosikellossa voi olla monta rengasta, joten jokainen osasto voi saada omansa. Tämä läpinäkyvyys auttaa purkamaan siiloja, joita esiintyy monissa organisaatioissa. Kun vuosikellon upottaa intranettiin, Teamsiin tai SharePointiin, ovat koko organisaation suunnitelmat kaikkien nähtävillä.