2500 skoler og universiteter har sparet 20% af årsplanlægning væk

Med ca. 4800 brugere fra 2500 forskellige skoler i Norden har Plandisc for alvor sat sit præg på planlægningen inden for uddannelsessektoren. Men hvad er det, som får skoler til at vælge det digitale årshjul?

Et hold af Plandisc-medarbejdere satte sig for at spørge vores brugere, hvorfor den interaktive og cykliske plan, som vi tilbyder, hitter på skoler og universiteter. På baggrund af samtaler med to af vores mest begejstrede brugere, nemlig Østerbyskolen og Syddansk Universitet, har vi fået et tydeligt indblik i, hvorfor flere fastholder årshjulet, som planlægningsværktøj.

Gå til universitetssektionen

At Østerbyskolen kan se planer for hele skoleåret i ét skærmbillede, er en af det vigtigste grunde til at Østerbyskolens administration fortsætter med at bruge Plandisc. Udover det unikke overblik blev der lagt vægt på, at:

• De benytter sig mere af vidensdeling i det daglige
• Koordineringen af begivenheder er blevet nemmere
• De bruger mindre tid på planlægning
• Evaluering af begivenheder er nemmere, og indblikket kan i højere grad blive brugt til fremtidig planlægning
• Intuitivt software er software, du faktisk bruger

Læs om overskuelig årsplanlægning i andre brancher her

Inden Plandisc havde administrationen svært ved at koordinere begivenheder, aktiviteter og møder. Men nu har Østerbyskolen et simpelt og nemt overblik på tværs af klasser og trin, hvilket tilmed sikrer, at aktiviteter ikke overlapper. Udover at skolens årshjul minimerer dobbeltbookninger, bliver den ellers tidskrævende planlægning minimeret.

Når hver afdeling laver hver deres såkaldte ring i årshjulet og samler disse i et samlet årshjul, bliver vidensdelingen på skolen betydeligt nemmere. Hele medarbejderstaben kan gives adgang til en Plandisc, hvilket letter processen med at dele dokumenter og præsentationer samt skaber en forbindelse mellem afdelinger. Overblikket tillader medarbejdere at blive inspireret af hinandens planer og præsentationer og gør samtidigt samarbejdet nemmere.
”Deling af ringe mellem afdelinger sikrer vidensdeling og er medvirkende til at vi kan danne de overblik der gør at dobbeltbookninger opdages” – Østerbyskolen

Lærere og skoleledere kan være presset på tid med forberedelser, der skal gøres og materiale, som skal skaffes. Jo hurtigere planerne bliver koordineret desto bedre. Hvis man kigger på Østerskolens planlægning af skoleåret, lød besparelsen på 2 timer per lærer.
Mere vidensdeling i det daglige

Mange af jer har sikket været ansvarlig for et møde eller en begivenhed og været usikker på, om hvordan responsen fra medarbejderne egentlig var. Evalueringsprocesser, som er løsningen på dette, kan imidlertid være besværlige, hvis der skal sendes mails ud og ventes på svar osv. Med Plandisc bliver evalueringen lettere og mindre tidskrævende, fordi evalueringen bliver sendt ud direkte fra årshjulets begivenhed, som medarbejderne allerede er sat i forbindelse med.

Hvis du vil have dine medarbejdere til at bruge software, SKAL det være intuitivt.
Intet er værre end at bruge unødvendigt meget tid på at lære nyt software at kende. Med regelmæssigt feedback fra vores brugere arbejder Plandisc altid på, at gøre brugeroplevelsen endnu nemmere.
”Plandisc er intuitivt, og det er nemt at komme i gang.” – Østerbyskolen

Syddansk Universitet er blandt de bedste Universiteter i Norden og bestræber sig på at være garant for forskningsresultater, som er vigtige for samfundets fortsætte udvikling. Med dette specifikke formål har Universitetet brug for et planlægningsværktøj, de kan stole på i forhold til at forbedre samarbejdet mellem afdelinger samt at minimere overlappende begivenheder og langsommelige processer.
”Vi sparer tid, fordi vi ikke behøver at rette 3 forskellige Excel-filer for derefter at uploade dem de rigtige steder. På den måde bliver det lettere at planlægge administrative ændringer. Tiden vi brugte på at planlægge næste år blev reduceret med 20%.” – SDU

Med flere års erfaring med Plandisc er det tydeligt for SDU, hvordan de drager fordel af det interaktive årshjul. Forestil dig at reducere tiden, som bliver brugt på planlægningen af næste semestre med 20% og samtidigt øge transparentheden på universitetet.

Du kan sætte dine aktiviteter til at blive gentaget, eller du kan genplanlægge dem med et klik. Forbedrede synergier mellem og inden for afdelingerne baner vejen for tværfagligt samarbejde og tillader flere grupper at blive involveret i processerne.
”Det giver os muligheden for at samle vores afdelinger. Derudover bliver det også nemmere at vælge mellem de informationer, som er relevant for den enkelte.” SDU

Med et forbedret samarbejde og indsigt i kommende begivenheder bliver spidsbelastninger reduceret, da der i højere grad bliver planlagt på tværs. SDU oplever tilmed en reducering af fejlbookninger.
“Deling af ringe mellem afdelinger sikrer effektiv vidensdeling og hjælper os til at skabe det overblik, som forhindrer forekomsten af dobbeltbookninger.” SDU

Filtreringen i Plandiscen og muligheden for at lave så mange ringe, som det ønskes, gør, at værktøjet er utroligt fleksibelt.

Alt i alt har implementeringen af Plandisc allerede været en win-win for tusindvis af skoler og universiteter og ført til et forbedret overblik over skoleårets såkaldte rytme.

Prøv Plandisc gratis i 14 dage eller kontakt os for at få en gratis gennemgang af, hvordan din skole kan tilføre værdi med årshjulet.