Rigtig mange stiller ofte sig selv sette spørgsmål; “Hvordan kan jeg få en smule mere tid hver dag, så jeg kan nå at udrette de ting, jeg ønsker i det daglige?” Det er ikke kun i forhold til ens privatliv, men også i forhold til at nå de strategiske målsætninger, som er defineret på arbejdspladsen. Mange organisationer gør en indsats for at øge produktiviteten gennem effektiv planlægning. Dog er effektiv planlægning et flyvsk begreb og kan føre til mange tvivlsspørgsmål om, hvordan det bedst udføres.
Vi har samlet de erfaringer, vi har fra samtaler med vores kunder, og kogt alle overvejelserne om effektiv planlægning ned til 5 tips. Det er tips, som vi anbefaler, at du og din organisationen er opmærksom på, når nye tiltag overvejes.
1. Planlæg langt ud i fremtiden
Arbejdsgangene i organisationer som oftest meget komplekse, og der bliver brugt unødigt meget tid på at skabe struktur over dagens og ugens gøremål. At have overblik over året er dog nødvendigt for, at organisationer kan leve op til høje krav om produktivitet.
Ved at lave en plan for mange måneder ud i fremtiden undgås de daglige forhindringer med at finde ud af, hvad det vil være mest hensigtsmæssigt at give sig i kast med. Det er nemlig nemmere at se det større perspektiv, og hvilke mindre projekter, der vil få dig nærmere dit mål. Husk at skabe en overskuelig struktur over både aktiviteter og målsætninger og lav løbende opfølgninger.
2. Involvér alle i planlægningen
Planlægningsarbejdet er omfattende og involverer bl.a. fastsættelse af datoer for aktiviteter, uddelegering af opgaver og løbende koordinering. Varetages det derfor af enkelte personer i organisationen, bruges der unødvendigt meget tid.
Det kan både være en stressfaktor for administratoren, som ofte har mange andre gøremål, men det kan også være besværligt for den, der organiseres for, hvis personens vinkel ikke er tilgodeset. Måske opnås der ikke fuldstændig enighed om, hvad aktiviteterne indebærer rent praktisk.
3. Effektiv planlægning med et intuitivt værktøj
I dag står det højt på ønskesedlen for organisationer at få mere tid, og de fleste har fået øjnene op for brugen af software til effektivisering. Den rette digitale løsning kan nemlig bidrage til at fremme samarbejdet og gennemsigtigheden.
For at sikre at medarbejderne er motiverede til at benytte et digitalt værktøj, bør det digitale værktøj være intuitivt. Vi anbefaler altså et planlægningsværktøj, hvor der er balance mellem funktionalitet og brugervenlighed. Husk at alle bør kunne benytte løsningen benytte løsningen, og du bør derfor også have adgang til videoer og beskrivelser om funktionerne.
4. Overblik over året i én visning
Forrige tip bringer os videre til en funktion i den digitale løsning, som har en indvirkning på, om der spares tid. Det er nemlig en forudsætning for, om planlægningen rent faktisk er effektiv, at det er muligt at skabe et helhedbillede af planerne i én visning.
Er det ikke muligt at få vist helheden på én gang, vil det være svært at få det overordnede overblik. På den måde skal adskillelige sider kigges igennem og sammenlignes, hvilket gør, at man kan stille spørgsmål til, hvor meget tid der er sparet.
5. Automatisering
Et sidste tip, som bestemt er værd at skrive bag øret, går på, at der kan spares en hel del tid ved at automatisere processer. Det kunne eksempelvis ske ved at emails til kunder eller marketingkampagner sættes op til at blive sendt ud automatisk. Et andet eksempel er at bruge værktøjer til at sætte påmindelser til at blive sendt ud til folk forud for aktiviteter.
Vi ønsker dig held og lykke med planlægningen fremover.
Ønsker du at få et komplet overblik over fremtidige planer?
Plandisc er planlægningsværktøjet, som giver et overordnet overblik, og hvor årets aktiviteter og relaterede informationer samles i et interaktivt årshjul. Med flere delingsfunktioner og påmindelsesfunktionen skaber din Plandisc gennemsigtighed, og tillader din organisation at samarbejde om et eller flere årshjul.
