Opnå indsigt på tværs af organisationen gennem effektiv mødeplanlægning
En væsentlig del af planlægningsarbejdet i bestyrelsen består i at udarbejde en overskuelig plan over, hvilke møder, der skal afholdes og til hvilke formål. I den sammenhæng er det fordelagtigt at effektivisere arbejdsgangen ved at sætte mødeplanen i kontekst med andre arbejdsområder i organisationen.
Med et interaktivt årshjul skabes der ikke kun overblik over årets møder og rapporter, men det er ligeledes med til at linke ledermøder til andre aktiviteter i organisationen.
I en undersøgelse fra 2017 udarbejdet af revisionsfirmaet PwC, mener størstedelen af bestyrelser, at den hurtige teknologiske udvikling er det aspekt, der vil have størst indflydelse på virksomhederne.
Til trods for opmærksomheden på digitaliseringen, er der fortsat mange bestyrelser, som ikke udnytter teknologiens mange muligheder til at effektivisere det daglige arbejde. Her er mødeplanlægning ikke en undtagelse. Bruger du Plandisc til at få overblik med, undgår du, at vigtige møder går i glemmebogen, og du sikrer, at tiden er disponeret hensigtsmæssigt for alle deltagende.
Anbefalede tilgange til udarbejdelse af mødeplanen
En stor andel af planlægningsarbejdet i bestyrelser vedrører mødeplanlægning. I den forbindelse anbefales det af forummet for bestyrelsesarbejde, Dagens Dagsorden, at der lægges vægt på tæt koordinering med ejerskabets og direktionens årsplan i planlægningsarbejdet. (Dagens Dagsorden, 2012).
Det kan imidlertid være en temmelig tidskrævende og udfordrende proces, at sørge for der er overensstemmelse med, hvornår møderne bliver afholdt blandt de pågældende personer. Det er her bestyrelsen vil kunne drage fordel af en digital løsning, som fremmer den interne kommunikation.
Skab dynamik med et interaktivt årshjul
Med et interaktivt årshjul fra Plandisc er det muligt at dele selve årshjulet eller hver enkelt aktivitetsring i hjulet mellem de involverede og på den måde effektivisere planlægningen af møderne.
Hos bestyrelsesnetværket ASNET Board, ses det som værdifuldt for bestyrelsen at benytte et værktøj til at skabe link mellem eksempelvis ledermøder og andre aktiviteter i organisationen.
ASNET Board’s CEO, Henrik Nielsen, nævner i den forbindelse at Plandisc helt sikkert kan styrke værdiskabelsen i bestyrelsen. Sætter man eksempelvis ledermøderne ind i en kontekst med andre aktuelle projekter, kan årshjulet benyttes til at tilrettelægge årets aktiviteter på optimal vis.
Ved at dele årshjulet eller de enkelte aktivitetsringe i årsplanen kan bestyrelsesmedlemmer såvel som medlemmer af direktionen tilgå mødeplanen og i samarbejde skabe en koordineret og sammenhængende struktur over møder og andre aktiviteter.
Vedhæftet indhold og løbende opfølgning
Et andet område inden for mødeplanlægning, hvor det interaktive årshjul kan benyttes til at effektivisere processer på, er i forhold til den bagudrettede kontrol. Der stilles nemlig store krav til, at der rapporteres på effektiv vis, så det sikres, at konklusioner og resultater fra møderne dokumenteres.
I et interaktivt årshjul er det muligt at tilgå beskrivelser af møderne samt de dertilhørende rapporteringer. I Plandisc er det nemlig muligt at tilføje detaljerede beskrivelser samt at vedhæfte filer så de deltagende til møderne hurtigt og nemt kan klikke sig ind på hvert møde og se beskrivelser og vedhæftede rapporter og referater.
