Vaihe 1: Listatkaa vuoden päätehtävät.
Kirjoittakaa ne vaikkapa post it -lapuille. Muistakaa pitäytyä tässä vaiheessa päätehtävissä, jotka ovat ikään kuin otsikoita niille lukuisille alatehtäville, joita yrityksessä/organisaatiossa vuoden aikana on tehtävänä. Kun kaikki päätehtävät on mielestänne kirjoitettu ylös, kiinnittäkää ne taululle. Lukekaa ne ääneen ja poistakaa mahdolliset tuplat.
Vaihe 2: Listatkaa kuhunkin päätehtävään kuuluvat alatehtävät.
Kirjoittakaa ne erivärisille post it -lapuille kuin päätehtävät ja liimatkaa ne taululle päätehtävien alle. Esimerkki: Joulujuhla on päätehtävä. Se pidetään joulukuussa. Siihen on lähetettävä kutsut. Kutsujen tekeminen ja lähettäminen ovat alatehtäviä.
Vaihe 3: Laatikaa vuosikello.
Menkää Plandiscin kotisivulle www.plandisc.com ja käyttäkää siellä olevaa ohjelmaa oman vuosikellonne laatimiseen. Sijoittakaa kukin päätehtävä vuodenkierrossa ajallisesti oikeaan paikkaan (kuukauteen/viikkoon). Kirjatkaa vuosikelloon, milloin työskentely päätehtävän hoitamiseksi aloitetaan – siis milloin eri alatehtävät tulee hoitaa.
Tarkastelkaa vuosikelloa. Mitä ajatuksia se herättää? Puuttuuko jotakin? Onko joinakin ajanjaksoina liian monia päällekkäisiä tehtäviä? Voiko joitakin tehtäviä mahdollisesti siirtää?
Vaihe 4: Vuosikellosta vuosisuunnitelmaan
Valitkaa vuosikello, jossa on useita tasoja. Uloimpaan renkaaseen sijoitetaan päätehtävät. Lisätkää alatehtävät sisempään renkaaseen – lisätkää tarvittaessa puuttuvia.
Tarkastelkaa vuosisuunnitelmaa. Täsmääkö tehtävien järjestys?
Vaihe 5: Vastuuhenkilöiden nimeäminen
Nyt teillä on kokonaiskuva suoritettavista tehtävistä ja niiden toteuttamisaikataulusta. Seuraavaksi on nimettävä ne, jotka ovat vastuussa kunkin tehtävän suorittamisesta. Lisätkää nimi/nimet kunkin tehtävän kohdalle. Aloittakaa niistä tehtävistä, joiden vastuuhenkilöt ovat jo tiedossa. Muistakaa, että vastuuhenkilö ei välttämättä ole se, joka varsinaisesti suorittaa tehtävän! Lisätkää vuosikelloonne tarvittaessa kolmas rengas kotisivultamme www.plandisc.com.
Vastuuhenkilöiden nimeäminen on tärkeää, sillä ilman vastuuhenkilöä tehtävä saattaa jäädä suorittamatta. Jos pystytte nimeämään vastuuhenkilöt myös alatehtäviin, olette jo pitkällä!
Tarkastelkaa seuraavaksi, puuttuuko joiltakin tehtäviltä vastuuhenkilö? Näin saatte yleiskuvan siitä, mihin tehtäviin täytyy esim. hankkia vapaaehtoisia.
Vaihe 6: Laatikaa tehtäväkuvaukset
Laatikaa seuraavaksi tehtäväkuvaukset kaikista päätehtävistä alatehtävineen.
Jokaisen tehtävän kohdalta tulee käydä ilmi:
- Mitä täytyy tehdä?
• Mitä resursseja tehtävän suorittaminen vaatii?
• Määräajat ja muut seikat, joilla on vaikutusta tehtävän hoitamiseen tyydyttävällä tavalla.
Olkaa niin konkreettisia kuin mahdollista!
Vaihe 7: Julkaiskaa vuosikello
Vuosikellon voi nyt julkaista haluamillenne sidosryhmille, esimerkiksi kotisivulla tai intranetissä. Näin sidosryhmät saavat hyvän yleiskuvan yrityksen/organisaation toiminnasta ja vuosisuunnitelmasta – yhdestä ja samasta kuviosta.
