Trin 1 – Finn de største oppgaver i løpet av året
Skriv alle hodeoppgaver opp på post-it.
Hold dere til hodeoppgaver først – altså dem, som svarer til overskriftene på de oppgaver, der bliver løst i bedriften eller organisasjonen.
Når I mener, alle hodeoppgaver er skrevet ned, klistrer I dem opp på veggen. Les hver post-it høyt, når dere henger dem opp, og fjern eventuelle dubletter.
Trin 2 – Finn de mindre oppgaver
Tag utgangspunkt i hodeoppgavene
Finn alle de del-oppgaver, der er i forbindelse med hver hodeoppgave. Skriv dem på hver sin post-it i en anden farge, og klister dem fast under hver hodeoppgave.
Eksempel: Juleavslutningen er en hodeoppgave. Den holdes i desember. Men først skal der sendes invitasjon ut. Invitasjonen er en deloppgave.
Trin 3 – Lag årshjulet
Nu skal dere bruke programmet på www.årshjul.dk til at lage deres eget årshjul.
Dere kan finne veiledninger til bruken av årshjul.dk her
Plaser de store hodeoppgaver på de måneder, hvor de skal avvikles.
Noter, når dere skal jobbe med oppgaven første gang – altså når de mindre deloppgaver skal løses.
Se på årshjulet. Hva gir det dere av tanker? Mangler der oppgaver? Er der for mange oppgaver i klumper? Kan dere flytte tidspunktet for noe oppgaver?
Trin 4 – Fra årshjul til årsplan
Velg et hjul, hvor i har flere nivåer – i den ytterste ring har dere plassert hovedaktivitetene
Tilføy deloppgaver i den innerste ring – lag gjerne fler, hvis dere kommer i tanke om noen.
Se på årsplanen. Passer rekkefølgen, med hva dere gjør – eller bør gjøre?
Trin 5 – Sæt navne på oppgavene
Nå har dere overblikk over oppgaver, og når de skal utføres. Nå skal dere ha overblikk over, hvem der er ansvarlig for oppgavene og skal utføre dem.
Hvem er ansvarlig?
Sett ansvarspersoner på alle oppgaver. Start med dem, som dere allerede vet, har et ansvar for noen av oppgavene. Husk, det er ikke nødvendigvis den ansvarlige, som skal utføre oppgaven! Bruk evt. den tredje ring i www.årshjul.dk
Uten navne er der risiko for, at oppgavene ikke bliver utført. Kan dere sette navne på noen av deloppgavene også? Så er dere godt på vei!
Har dere huller? Så har dere nå overblikk over, hvilke spesifikke oppgaver dere kanskje skal rekruttere frivillige til.
Trin 6 – Lag konkrete oppgaver
Nå skal dere ha utarbeidet samlede oppgavebeskrivelser for alle hodeoppgavene med deloppgaver
For hver oppgave skal I beskrive:
•hva der skal gjøres.
•hvilke resurser oppgaven krever.
•deadlines, resurser og andet, der har betydning for at oppgaven blir løst tilfredsstillende.
Vær så konkret som mulig
Trin 7 – Gjør oppgaveoversikten synlig
www.årshjul.dk gir deg nå mulighet for å publisere ditt årshjul for vesentlige interessenter. Det kunne være på hjemmesiden eller på intranett. Herved oppnår styret og utvalgene et overblikk, som er samlet et sted.