Guide till årscykel
Steg 1 – Hitta årets största arbetsuppgifter
Skriv upp alla huvuduppgifterna på post-its.
Håll er till huvuduppgifterna först – alltså de som motsvarar rubrikerna på de uppgifter som blir lösta i företaget eller organisationen.
När ni anser att alla viktiga uppgifter har skrivits ned, klistrar ni upp dem på väggen. Läs varje post-it högt när ni hänger upp dem och ta bort eventuella dubbletter.
Steg 2 – Hitta de mindre uppgifterna
Ta utgångspunkt i huvuduppgifterna
Hitta alla de deluppgifter som hör ihop med varje huvuduppgift. Skriv dem på var sin post-it i en annan färg och klistra fast dem under varje huvuduppgift.
Exempel: Julfesten är en huvuduppgift. Den avhålls i december. Men först ska inbjudningar skickas ut. Inbjudan är en deluppgift.
Steg 3 – Gör årscykeln
Nu ska ni använda programmet på www.årshjul.dk för att göra er egen årscykel.
Ni hittar vägledningar till användandet av årshjul.dk här.
Placera de stora huvuduppgifterna på de månader när de ska äga rum.
Notera när ni ska jobba med uppgiften första gången – alltså när de mindre deluppgifterna ska lösas.
Titta på årscykeln. Vilka tankar får ni? Saknas några uppgifter? Finns det för många uppgifter i klumpar? Kan ni flytta tidpunkten för några uppgifter?
Steg 4 – Från årscykel till årsplan
Välj en cykel med flera nivåer – i den yttersta ringen har ni placerat huvudaktiviteterna.
Lägg till deluppgifter i den innersta ringen – gör gärna flera om ni kommer att tänka på några.
Titta på årsplanen. Stämmer ordningsföljden med det ni gör – eller bör göra?
Steg 5 – Namnge uppgifterna
Nu har ni överblick över uppgifter och när de ska utföras. Nu ska ni ha överblick över vem som ansvarar för uppgifterna och ska utföra dem.
Vem har ansvaret?
Sätt ansvarspersoner på alla uppgifter. Börja med dem som ni redan vet har ansvaret för några av uppgifterna. Kom ihåg att det inte nödvändigtvis är den ansvariga som ska utföra uppgiften! Använd ev. den tredje ringen i www.årshjul.dk
Utan namn finns det risk för att uppgifterna inte blir utförda. Kan ni namnge några av deluppgifterna också? Då är ni på rätt väg!
Har ni hål? Då har ni nu överblick över vilka specifika uppgifter ni kanske ska rekrytera frivilliga till.
Steg 6 – Gör konkreta uppgifter
Nu ska ni utarbeta samlade uppgiftsbeskrivningar för alla huvuduppgifterna med deluppgifter.
För varje uppgift ska ni beskriva:
•vad som ska göras. •vilka resurser uppgiften kräver.
•deadlines, resurser och annat som har betydelse för att uppgiften blir löst tillfredsställande.
Var så konkret som möjligt.
Steg 7 – Gör uppgiftsöversikten synlig
www.plandisc.dk ger dig nu möjlighet att publicera din årscykel för väsentliga aktörer. Det kunde vara på hemsidan eller intranätet. Härmed uppnår styrelsen och utvalda en överblick som finns samlad på ett ställe.