Paso I: Haga una lista de las actividades más completas durante todo el año.
Escriba todas las tareas principales en notas adhesivas.
Adhiera primero a las tareas principales – aquellas que correspondan a los encabezados de las tareas que están llevándose a cabo en la empresa u organización.
Cuando esté seguro de haber hecho una nota de todas las tareas principales, por favor fíjelas a la pared. Lea el texto de cada nota adhesiva en voz alta al fijarlas a la pared, y quite aquellas que estén repetidas, si hay alguna.
Paso 2: Haga una lista de las tareas secundarias.
Use las tareas principales como un punto de inicio.
Haga una lista de todas las tareas secundarias que pueda encontrar en conexión con cada tarea principal. Escriba cada una de ellas en una nota adhesiva en un color diferente y péguelas a cada una de las tareas principales.
Ejemplo: La fiesta de Navidad es una tarea principal. Tiene lugar en diciembre. Antes de esto tiene que enviar las invitaciones. Enviar las invitaciones es una tarea secundaria.
Paso 3: Haga el plan operativo anual
Ahora ya está listo para crear su propio plan operativo anual usando las direcciones en www.årshjul.dk.
Aquí encontrará las instrucciones sobre cómo usar årshjul.dk.
Escriba las tareas principales en los meses en los que tienen que realizarse.
Haga una nota sobre cuando tiene que comenzar a trabar en la tarea – es decir, cuándo tendrán que realizar las tareas secundarias.
Observe el plan operativo anual. ¿Qué piensa? ¿Ha olvidado algunas tareas? ¿Tiene tiempos con demasiadas tareas? ¿Podría mover cualquiera de las tareas?
Paso 4: Del plan operativo anual al plan empresarial
Elija un plan operativo anual con más niveles – las tareas principales estarán en el círculo exterior.
Ahora agregue las tareas secundarias en el círculo interior – puede crear más círculos si es necesario.
Observe el plan empresarial. ¿Es correcto el orden en el que está llevando a cabo las tareas?
Paso 5: Deles un nombre a las tareas
Ahora tiene una perspectiva de las tareas, y de cuándo tienen que llevarse a cabo. Ahora necesitará una perspectiva de las personas responsables de las tareas y de quiénes deberían realizarlas.
¿Quién es responsable?
Haga una lista de las personas responsables para todas las tareas. Comience con las personas que usted ya sabe tienen la responsabilidad de alguna de las tareas. Por favor recuerde, la persona responsable no es necesariamente la que va a llevar a cabo la tarea! Aquí puede usar el tercer círculo en plandisc.
Las tareas sin un nombre en ellas corren el riesgo de no llevarse a cabo.
¿Tiene espacios vacíos? Entonces ahora tendrá una perspectiva de las tareas específicas para las que podría necesitar ayuda extra.
Paso 6: Especifique las tareas
Ahora necesita elaborar las descripciones para todas las tareas principales incluyendo las tareas secundarias.
Para cada tarea necesita describir:
- Qué debe hacerse
- Los recursos necesarios para la tarea
- Plazos límite, recursos y qué más se necesita para llevar a cabo la tarea
Sea lo más específico posible.
Paso 7: Haga el plan visible y accesible
www.plandisc.com ahora le permite hacer su plan operativo anual accesible a las partes interesadas importantes – por ejemplo, agregándolo a la página de inicio o a la intranet. De esta forma, la junta directiva y los comités tendrán una perspectiva general.