Trin 1 – Find de største opgaver i løbet af året
Skriv alle hovedopgaver op påpost-it.
Hold jer til hovedopgaver først – altså dem, som svarer til overskrifterne på de opgaver, der bliver løst i virksomheden eller organisationen.
Når I mener, alle hovedopgaver er skrevet ned, klistrer I dem op på væggen. Læs hver post-it højt, når I hænger dem op, og fjern eventuelle dubletter.
Trin 2 – Find de mindre opgaver
Tag udgangspunkt i hovedopgaverne
Find alle de del-opgaver, der er i forbindelse med hver hovedopgave. Skriv dem på hver sin post-it i en anden farve, og klister dem fast under hver hovedopgave.
Eksempel: Juleafslutningen er en hovedopgave. Den holdes i december. Men først skal der sendes invitation ud. Invitationen er en delopgave.
Trin 3 – Lav årshjulet
Nu skal I bruge programmet på www.årshjul.dk til at lave jeres eget årshjul.
I kan finde vejledninger til brugen af årshjul.dk her
Placer de store hovedopgaver på de måneder, hvor de skal afvikles.
Notér, hvornår I skal arbejde med opgaven første gang – altså, hvornår de mindre delopgaver skal løses.
Kig på årshjulet. Hvad giver det jer af tanker? Mangler der opgaver? Er der for mange opgaver i klumper? Kan I flytte tidspunktet for nogen opgaver?
Trin 4 – Fra årshjul til årsplan
Vælg et hjul, hvor i har flere niveauer – i den yderste ring har i placeret hovedaktiviteterne
Tilføj delopgaver i den inderste ring – lav gerne flere, hvis I kommer i tanke om nogle.
Kig på årsplanen. Passer rækkefølgen, med hvad I gør – eller bør gøre?
Trin 5 – Sæt navne på opgaverne
Nu har I overblik over opgaver, og hvornår de skal udføres. Nu skal I have overblik over, hvem der er ansvarlig for opgaverne og skal udføre dem.
Hvem er ansvarlig?
Sæt ansvarspersoner på alle opgaver. Start med dem, som I allerede ved, har et ansvar for nogle af opgaverne. Husk, det er ikke nødvendigvis den ansvarlige, som skal udføre opgaven! Brug evt. den tredje ring i www.årshjul.dk
Uden navne er der risiko for, at opgaverne ikke bliver udført. Kan I sætte navne på nogle af delopgaverne også? Så er I godt på vej!
Har I huller? Så har I nu overblik over, hvilke specifikke opgaver I måske skal rekruttere frivillige til.
Trin 6 – Lav konkrete opgaver
Nu skal I have udarbejdet samlede opgavebeskrivelser for alle hovedopgaverne med delopgaver
For hver opgave skal I beskrive:
•hvad der skal gøres.
•hvilke resurser opgaven kræver.
•deadlines, resurser og andet, der har betydning for at opgaven bliver løst tilfredsstillende.
Vær så konkret som muligt
Trin 7 – Gør opgaveoversigten synlige
www.årshjul.dk giver dig nu mulighed for at publicere dit årshjul for væsentlige interessenter. Det kunne være på hjemmesiden eller på intranet. Herved opnår bestyrelsen og udvalgende et overblik, der er samlet et sted.