At sikre sig en stærk infrastruktur i en organisation er ikke noget der kommer af sig selv. Det kræver mange stærke tiltag for at komme dertil. En vej dertil er ved at ved at opbygge en stærk og dynamisk intern kommunikationsstruktur. Dette er muligt at opbygge med et årshjul, der let giver et overblik hvordan den interne kommunikation kan struktureres.
Nedenfor er der opstillet 4 gode tiltag, som sikre den gode interne kommunikation med et årshjul.
1. Udarbejd en kommunikationsplan
Uden nogen plan kommer man ikke langt i denne verden. Det samme gælder for intern kommunikation. Hvis der ikke er opstillet en kommunikationsplan, er det sandsynligt den interne kommunikation fejler. Fundamentet i en kommunikationsplan er organisations strategiske grundlag. Hvad er vi? Hvad vil vi, og hvad vil vi gerne opnå? Med det fundament giver det et overblik for de ansatte, hvad virksomheden stræber efter og hvordan det kan opnås.
Her er årshjulet et fantastisk værktøj da de ansatte kan se hvilke aktiviteter og initiativer der fører dem frem til målet. En kommunikationsplan giver også medarbejderne forståelsen for, hvorfor organisationen laver de tiltag den gør. Med en stærk kommunikationsplan føler medarbejderne ikke at ledelsen siger det ene, men gør noget andet. Med en solid kommunikationsplan, styrkes den interne kommunikation.
Når kommunikationsplanen er udarbejdet, er det vigtigt at årshjulet er tilgængelig og synlig for alle ansatte. Kommunikationsplan forbedre ikke den interne kommunikation, hvis ikke den er tilgængelig.
Med et årshjul Fra Plandisc, kan du let dele kommunikationsplanen på et intranet eller hjemmeside. Se hvordan du deler et årshjul ved at klikke her
Nedenstående er et eksempel på en kommunikationsplan i et årshjul:
2. Verbal eller digital? Få styr på hvordan den interne kommunikation skal udføres
Der er mange måder at kommunikere på i en moderne organisation. Mange informationer bliver allerede delt online, hvilket kan have sine fordele. Ved at kommunikere online er der mulighed for at komme bredt ud til hele organisationen med et klart budskab. Online kommunikation kan dog aldrig blive nonverbal, og derfor bliver nogle informationer bedst delt Face to face. Især store og vigtige informationer der har stor betydning for virksomheden, er bedst kommunikeret ud verbalt, da det skaber troværdighed og forståelse.
Udfordringen med intern kommunikation er, at vi fra person til person præferere forskelligt på, hvordan vi gerne vil kommunikere erhvervsmæssigt. Nogle foretrækker en detaljeret 10 siders e-mails, nogle vil havde en kort og præcis besked på Microsoft Teams, nogle vil gerne have informationerne mundtligt uanset indhold og nogle foretrækker en en stor rundkreds med en kastebold. Det er vigtigt at finde den rette balancegang der gør den interne kommunikation effektiv.
Et årshjul fra Plandisc bestemmer ikke hvordan en organisations interne kommunikation skal være, men giver det nødvendige overblik. Overblikket fra et årshjul mindsker de misforståelser der kan opstå internt i en virksomhed.
2. Verbal eller digital? få styr på hvordan kommunikationen skal udføres
Der er mange måder at kommunikere på i en moderne organisation. Mange informationer bliver allerede delt online, hvilket kan have sine fordele. Ved at kommunikere online er der mulighed for at komme bredt ud til hele organisationen med et klart budskab. Online kommunikation kan dog aldrig blive nonverbal, og derfor bliver nogle informationer bedst delt mund til mund. Især store og vigtige informationer der har stor betydning for virksomheden, er bedst kommunikeret ud verbalt, da det skaber troværdighed og forståelse.
Udfordringen med intern kommunikation er, at vi fra person til person præferere forskelligt på, hvordan vi gerne vil kommunikere erhvervsmæssigt. Nogle foretrækker en detaljeret 10 siders e-mails, nogle vil havde en kort og præcis besked på chat, nogle vil gerne have informationerne mundtligt uanset indhold og nogle foretrækker en en stor rundkreds med en kastebold. Det er vigtigt at finde den rette balancegang der gør den interne kommunikation effektiv.
Et årshjul fra Plandisc bestemmer ikke hvordan en organisations interne kommunikation skal være, men giver det nødvendige overblik. Overblikket fra et årshjul mindsker de misforståelser der kan opstå internt i en virksomhed.
Årshjulet fra plandisc kan også integers med Microsoft Teams. Se hvordan her.
Årshjulet fra plandisc kan også integers med Microsoft Teams. Se her hvordan
3. Få sikret, at der er et godt informationsflow
Den interne kommunikation fejler når der tilbageholdes for mange informationer. Nogle ting skal gøres bag lukkede døre, men hvis flere ansatte ikke er informeret om organisationens handlingsmønstre eller generelle oplysninger, skaber det et kæmpe stort brest internt.
Når der udarbejdes en stærk intern kommunikationsplan, så opbyg den ikke efter hvordan der må kommunikeres ud til de enkelte personer. Det skaber en dysfunktionel kultur, der får flere ansatte til at føle sig mishandlet og tilsidesat. Opbyg kommunikationsplanen så der er et godt sammenspil mellem alle faktorerne i organisationen, hvor indholdet ikke bliver differentieret i hvem der må vide hvad.
Sørg for at der er et godt flow i kommunikationen. Opret ikke en kommunikationsplan der kun går en vej i kommunikationsflowet, men sørg for at den går cirkulært så alle har mulighed for at kommunikere bredt ud i organisationen.
4. Evaluer
Det sidste gode tiltag i en kommunikationsplan er evaluering. Evaluering er på mange måder ikke det mest spændende at udarbejde. Det kræver tid, ressourcer og lange reflekterende møder.
Men, evaluering er på mange måder det der gør en organisation bedre til det den allerede gør. Med god intern reflektering i organisation, kommer man rigtig langt. Udover at det styrker virksomheden, så forbedre det også den interne kommunikation. Det åbner op for bred kommunikation, hvor kommunikationsflowet mellem de ansatte forbedres.
Med en kommunikationsplan fra Plandisc er det muligt direkte at evaluere i årshjulet. Ved at klikke ind på en aktivitet er det muligt at oprette en simpel evaluering, hvor der let og klart kan indsamles data.
Se videoen til højre for at se hvordan du opretter en evaluering i årshjulet.