Det er altid en god ide at få lavet en årsplan i forening. Og hvorfor er det nu det ? En årsplan giver et overblik over alle de aktiviteter, arrangementer og events, som foreningen er involveret i.
Det kan være en god ide, at hele bestyrelsen sætter en dag af til at få udarbejdet denne årsplan. Tiden er givet godt ud – da en årsplan i de fleste foreninger kan bruges år efter år med blot få justeringer.
Værdien i en årsplan
Mange foreninger har svært ved, at få aktiveret frivillige til at hjælpe med de mange opgaver, som ligger i en forening. En årsplan kan netop give foreningen det overblik over opgaverne, som er nødvendigt for at kunne uddelegere dem. For at kunne uddelegere, kræver det at man har et overblik over alle opgaver. Det er her kortlægningen af årsplanen kan hjælpe. Den kan beskrive alle de konkrete opgaver, som er forbundet et arrangement, generalforsamling osv.
Kan du ikke se plandiscen så klik her
Planlægning af årsplanen
Hvordan kommer man så i gang med at få udarbejdet årsplanen? Det er en rigtig god ide at starte oppefra. Altså at starte med at definere hovedopgaverne. En hovedopgave kunne for eksempel være generalforsamling, juletræssalg, sommerstævnet, opdatering/vedligeholdelse af Facebook.
Næste skridt vil være, at tage en af årsplanens hovedopgaver at definere de delopgaver som ligger under hovedopgaven. Og sådan fortsætter man indtil alle årsplanens hovedopgaver er gennemarbejdet.
Det næste vil være at placere årsplanens hovedopgaver i en plandisc ift hvilke datoer hovedopgaverne forfalder. Opgaver som strækker sig over hele året, som opdatering af Facebook og hjemmeside, kan evt. placeres i sin egen ring i årsplanen. Husk at man skal vælge at en ring blot skal have en begivenheden (og ikke 52). For at I selv bliver klar over, hvad opgaven består af og hvor stor opgaven er, er det vigtigt at tage en snak om opgavens indhold. Det kan I ikke gøre for alle opgaver, men gør det hvor I vil uddelegere, eller hvor I mener det giver mening.
Ansvarlig for årplanen
Det er vigtigt at der udpeges en ansvarlig for hver opgave i årsplanen. En ansvarlig betyder ikke nødvendigvis, at det er vedkommende som afvikle opgaven. Det samme kan man gøre ved alle delopgaverne