Hoe werkt Project Cycle Management?

Project cycle management wordt logischewijze gebruikt voor het efficiënt managen van projecten. Complexe projecten worden opgedeeld in fases zodat het goede overzicht behouden wordt. Een planning tool is essentieel voor het succesvol plannen van de project cyclus. Plandisc is een goede tool hiervoor. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u een goede project cycle op kunt stellen en hoe het allemaal in zijn werk gaat. Het wordt duidelijk hoe een Plandisc (zie uitgewerkt voorbeeld hier) u hierbij kan helpen. Zowel de tool als de gratis templates.
?Probeer Plandisc, meld gratis aan.

Waarom gebruikt men Project cycle management?

De eerste reden waarom men aan PCM doet is om de complextiteit te verminderen. Vaak zijn projecten langdurig en veelomvattend. Hierdoor raken verliezen veel werknemers en managers het zicht op het grote plaatje. Om een project succesvol te maken is het essentieel dat men zicht blijft houden op de overkoepelende strategie en de doelstellingen. Alleen op die manier kan het slagen. Daarom gebruikt men Project cycle management om het project op te delen in kleinere fasen. Met Plandisc kunt u een overzicht maken van het gehele project in ÉÉN pagina (in tegenstellingen tot traditionele planning tools waar er vaak meerder paginas nodig zijn).

Een tweede reden is het verhogen van de productiviteit. Over een lang termijn kan productiviteit van het team heel moeilijk opgevolgd worden. Bovendien is het moeilijk voor de teamleden om te weten of ze op schema zijn of niet. Daarom wordt het grote project opgedeeld in vijf fasen die elk opgedeeld worden in de specifieke taken. Zo kan de productiviteit per fase opgevolgd en verhoogd worden en dus ook de productiviteit van het gehele project. Met Plandisc kunnen de taken die uitgevoerd zijn eenvoudig verplaatst worden naar een andere schijf en zo is duidelijk hoeveel werk er nog is. Bovendien kan ieder teamlid toegang hebben tot de geïntegreerde schijf op het intranet voor maximale efficiëntie. Zie een voorbeeld hier.

Een laatste reden waarom Project cycle management gebruikt wordt is om een duidelijk en overzichtelijk beeld te kunnen bieden aan alle stakeholders. Deze hebben nood aan een complete project cyclus alle relevante informatie en details zodat ze de juiste beslissingen kunnen nemen. Wanneer u een planning maakt in Plandisc krijgt u een overzicht in één pagina waar zelf de details zichtbaar zijn. De dynamische Plandisc is meteen integreerbaar op een website of intranet of deelbaar via URL. Op die manier is de up-to-date project management cycle zichtbaar en raadpleegbaar voor alle belanghebbenden en eventueel zelf aanpasbaar door de mensen die u daar toestemming toe geeft.
?Probeer Plandisc, meld gratis aan.

De vijf fases van project cycle management

De fases zijn progressief. Dit betekent dat de volgende fase pas gestart kan worden eens alle taken binnen de huidige fase volledig afgerond zijn. In Plandisc kan elke uitgevoerde taak met één klik naar een andere schijf gesleept worden wanneer het uitgevoerd werd of kan er een label toegevoegd worden aan de uitgevoerde taken.

1. Programma opstellen / Programming
In deze fase wordt een indicatief programma opgesteld voor de project cycle management. Hierin komen de doelstellingen en wordt het duidelijk wat de prioriteiten binnen elke fase zijn. Dit is een zeer strategisch document die soms over meerdere jaren gebruikt kan worden. In een plandisc kunt u de periode en begin en eindmaand aanpassen en heeft u overzicht vanop het hoogst mogelijk niveau.

2. Identificatie / identification
Hier wordt aan de hand van de stakeholders en de doelgroep geanalyseerd hoe relevant de verschillende taken binnen het project zijn. Ook mogelijkse obstakels worden in kaart gebracht.

3. Formulering / Formulation
Het opstellen van het finale projectvoorstel ondersteund door een financieel voorstel. Eens het goedgekeurd is volgt er de voorbereiding voor de implementatie op vlak van technische en administratieve voorzieningen.

4. Implementatie / implementation
Hier wordt het project gestart. Dit gebeurt in drie periodes, de start-up periode, de hoofdimplementatie en de sluitingsperiode. Vaak worden er na de implementatie nog heel wat aanpassingen gedaan omdat uit praktijk iets onmogelijk blijkt. Hier is het belangrijk dat er constant een oog op het termijn gehouden wordt.

5. Evaluatie / evaluation + finale audit
Hier wordt de uitkomst van het proces geëvalueerd en gecontroleerd of alle vooraf bepaalde doelstellingen effectief behaald zijn. Evaluaties kunnen doorlopend gebeuren of enkel op het einde van het project. Met plandisc kan elke activiteit rechtstreeks in de planning ook geëvalueerd worden.
?Probeer Plandisc gratis, aanmelden.