Monetra Pirkanmaa OY: Sujuvampi vuosisuunnittelu Plandiscin avulla

Tämä on Monetra Pirkanmaa OY

Monetra Pirkanmaa Oy on Monetra-konsernin alueyhtiö, joka tarjoaa talous ja henkilöstöhallinnon peruspalveluita hyvinvointialueille, kaupungeille, kunnille, kuntakonserniin kuuluville yrityksille sekä säätiöille. Monetra Pirkanmaa aloitti toimintansa vuonna 2019 ja viimeisen neljän vuoden aikana kasvu on ollut huima. Työntekijöiden määrä on kasvun myötä lähes tuplaantunut ja tällä hetkellä Monetra Pirkanmaan palveluksessa työskentelee yli 300 talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijaa.

Yhtiön sisäinen talousyksikkö käytti aikaisemmin listoja sekä PowerPointilla luotuja vuosikelloja havainnollistamaan aikatauluja ja prosesseja, mutta yritys kaipasi tehokkaampaa työkalua vuosisuunnittelun tueksi sekä manuaalisen työn vähentämiseksi. Yhtiössä hyödynnetään Plandisciä useilla eri osastoilla aikataulutukseen ja sisäiseen viestintään.

Monetra Pirkanmaan talousosaston keskeisiin prosesseihin kuuluvat taloussuunnittelu ja talousraportointi ovat prosesseja, jotka sisältävät paljon deadlineja ja aikatauluja, ja joiden vuosittainen sykli toistuu säännöllisesti ja suhteellisen samalla tavalla vuodesta toiseen. Yksikkö piti aikaisemmin perinteistä listaa päivämääristä sekä esitteli prosesseja PowerPointilla luoduilla vuosikelloilla.

Tiimin jäsenet huomasivat kuitenkin pian, että listaaminen ei havainnollistanut monitasoisia prosesseja kovin tehokkaasti ja vuosikellojen tekeminen PowerPointilla taas oli työlästä ja kankeaa. Lopputulos oli myös hieman tylsä. Näin yksikkö lähti etsimään selkeämpää ja visuaalisempaa työkalua, joka vastaisi paremmin heidän aikataulutukseen ja viestintään liittyviin tarpeisiinsa, ja siten he löysivät Plandiscin.

Aloite lähti meidän tiimistä, kun Controllerin kanssa pohdittiin, että miten me saataisiin läpinäkyvyyttä ja visuaalisuutta tähän aikataulutukseen.

Hanna Kivimäki

Talousjohtaja, Monetra Pirkanmaa

Vähemmän manuaalista työtä monipuolisten toimintojen avulla

Plandisc otettiin alun perin käyttöön yhtiön talousosastolla, mutta käyttöä laajennettiin pian muihin yksiköihin ja tällä hetkellä Plandisciä käyttävät talousosaston henkilöstön lisäksi mm. yhtiön palvelupäälliköt, kehittämispäälliköt sekä projektipäälliköt. Plandisciä on hyödynnetty etupäässä omien sisäisten aikataulujen, tehtävien ja velvollisuuksien visualisoimiseen, mutta palvelutuotannon puolella on suunnitelmissa hyödyntää työkalua myös asiakasrajapintaan.

– "Plandisc hankittiin ensisijaisesti omaan sisäiseen käyttöön, mutta toki meillä oli palvelutuotannon edustajatkin käyttökoulutuksissa paikalla ja varmaan siellä sitten syntyi niitä ideoita. Että tämä on kuitenkin ihan monipuolinen työkalu ja tarjoaa monipuoliset mahdollisuudet," Hanna kertoo.

Vaikka työkalu on ollut helppo ottaa käyttöön, on yhtiö kuitenkin nähnyt henkilökohtaisen esittelyn hyödylliseksi käytön laajetessa.

Oli ehdottomasti hyvä, ettei ihan A:sta ruvettu itse opettelemaan vaan, että joku vähän näytti, miten homma pitäisi ja kannattaisi aloittaa.

Hanna Kivimäki

Talousjohtaja, Monetra Pirkanmaa

Kuinka dynaaminen tilannekuva toi selkeyttä koko tiimille

Yhtiössä hyödynnetään useita Plandiscin toimintoja aktiivisesti. Plandiscillä tehtyjä vuosikelloja jaetaan yhtiön sisällä, valmiit kellot toimivat suunnittelupohjina uusille ja vanhoja vuosikelloja muokataan prosessien muuttuessa. Plandiscin avulla yhtiö on onnistunut vähentämään suunnitteluun liittyvää manuaalista työtä.

Microsoft 365 integraatiot saavat myös kiitosta. Yhtiö hyödyntää mm. Outlook synkronisaatiota, PowerPoint integraatiota sekä SharePoint jakoa.

– "Olemme tehneet SharePointiin niin sanotun “esimiehen työpöydän”, jonne olemme upottaneet vuosikellon. Kun päivitämme suunnitelmia Plandiscissä, SharePoint näkymä päivittyy samalla."

Tässä on esimerkki Plandisc-mallista, joka on saanut inspiraationsa Monetra Pirkanmaan kuvaamista toiminnoista ja prosesseista.

Plandiscin hyötyinä nähdään erityisesti sen monipuolisuus ja visuaalisuus. Plandiscin myötä yhtiö on saanut kaivattua läpinäkyvyyttä prosesseihin sekä aikataulut ja tehtävien sisällöt hallintaan.

Prosesseja ja ohjeistuksia ei tarvitse enää kirjoittaa niin paljoa. Vuosikello ja sieltä tulevat muistutukset aikatauluista riittävät. Vuotuisen syklin läpinäkyvyys on myös mahdollistanut parempaa resurssi- ja lomasuunnittelua. Tämän lisäksi vuosikellot toimivat hyvänä muistilistana tulevasta.

Hanna Kivimäki

Talousjohtaja, Monetra Pirkanmaa

Yhteinen lähtökohta suunnitteluun

Yhtiössä ollaan tyytyväisiä siihen, että Plandisc ratkaisi sisäiset vuosisuunnitteluun liittyvät haasteet, jota varten työkalu ensisijaisesti hankittiin. Uusia hyödyntämiskohteita on kuitenkin jo löytynyt ja myös uusien työntekijöiden perehdytyksissä kannustetaan kertomaan, jos työkalu tarjoaa muita mahdollisuuksia omassa työssä.