Monetra Pirkanmaa: Smartare årsplanering med Plandisc

Läs hur Monetra Pirkanmaa Oy använder Plandisc för att förenkla planeringsprocessen, minska det manuella arbetet och skapa en tydlig transparens i hela organisationen.

Det här är Monetra Pirkanmaa Oy

Monetra Pirkanmaa Oy är en regional del av Monetra-koncernen som levererar tjänster inom ekonomi och HR till län, kommuner, städer och stiftelser. Sedan starten 2019 har tillväxten varit i en klass för sig. Antalet anställda har nästan fördubblats, och idag arbetar över 300 specialister på bolaget för att stötta sina kunder med expertis.

Innan de bytte till Plandisc använde ekonomiavdelningen kalkylblad och statiska PowerPoint-presentationer för att kartlägga scheman och processer. De insåg snabbt att de behövde ett mer effektivt verktyg för att stödja årsplaneringen och få bort det tidskrävande manuella arbetet. Valet föll på Plandisc. Idag används verktyget av flera avdelningar för att hålla takt och kommunikation synkroniserad.

Økonomisk planlægning og rapportering er de vigtigste kerneområder i Monetra Pirkanmaas interne økonomiafdeling. Det er processer Ekonomisk planering och rapportering följer en strikt rytm. Hos Monetra Pirkanmaa innebär dessa processer ett oändligt antal återkommande deadlines. Tidigare hanterades dessa via traditionella listor och kalendrar i PowerPoint. Teamet upplevde dock att listorna inte lyckades fånga komplexiteten i deras flernivåprocesser, och att bygga visuella årshjul i PowerPoint var både arbetsamt och resulterade ofta i ett ganska dött slutresultat.

Teamet bestämde sig för att hitta ett tydligare och mer visuellt verktyg som faktiskt matchade deras behov av planering och kommunikation.

Initiativet kom från vårt eget team. Vi diskuterade med vår Controller hur vi kunde skapa mer transparens och en bättre visuell överblick över våra scheman.

Hanna Kivimäki

CFO, Monetra Pirkanmaa

Slut på manuella uppdateringar med mångsidiga funktioner

Även om det var ekonomiavdelningen som introducerade Plandisc, blev det snabbt ett verktyg som användes över avdelningsgränserna av både service-, utvecklings- och projektledare. Idag använder teamen Plandisc för att visualisera interna scheman, uppgifter och ansvarsområden. Framåt planerar även produktionsteamen att använda verktyget direkt mot kund.

– "Vi skaffade Plandisc främst för internt bruk, men representanter från vår serviceverksamhet deltog i utbildningarna och det var nog där de första idéerna föddes. Det är trots allt ett väldigt mångsidigt verktyg med oändliga möjligheter," förklarar Hanna.

Trots att verktyget är intuitivt, upplevde företaget att en personlig introduktion gjorde stor skillnad för de nya användarna.

Det var definitivt bra att vi inte behövde lära oss allt från grunden på egen hand, utan att någon visade oss hur det bör göras och var vi skulle börja.

Hanna Kivimäki

CFO, Monetra Pirkanmaa

En dynamisk vy som gav klarhet till hela teamet

Monetra Pirkanmaa Oy använder aktivt flera av Plandiscs funktioner. Planer och mallar delas inom företaget, färdiga kalendrar fungerar som bas för nya, och befintliga hjul modifieras snabbt när processer ändras. Med Plandisc har de lyckats skära ner på det "administrativa bruset" och de ständiga manuella uppdateringarna.

Integrationerna med Microsoft 365 har också blivit en favorit. Företaget synkar sina planer med Outlook, integrerar dem i PowerPoint och delar vyerna via SharePoint.

– "Vi har skapat en instrumentpanel för chefer i SharePoint där vi bäddat in vårt årshjul. Om vi uppdaterar kalendern i Plandisc, uppdateras vyn i SharePoint automatiskt."

Här är ett exempel på en Plandisc som är inspirerad av de aktiviteter och processer som beskrivs av Monetra Pirkanmaa.

De främsta fördelarna med Plandisc är mångsidigheten och det visuella uttrycket. Monetra Pirkanmaa har fått den transparens de saknade och har nu ett fast grepp om både uppgifter och tidsramar.

Vi behöver inte längre dokumentera processer och riktlinjer i samma utsträckning. Årshjulet och de påminnelser det skickar räcker gott. Transparensen i årscykeln har även möjliggjort bättre resurs- och semesterplanering. Dessutom fungerar hjulet som en utmärkt checklista för vad som ligger framför oss.

Hanna Kivimäki

CFO, Monetra Pirkanmaa

Monetra Pirkanmaa effektiviserade sin årsplanering med Plandiscs årshjul

Det här är Monetra Pirkanmaa Oy

Kontroll genom visuell tydlighet

Slut på manuella uppdateringar med mångsidiga funktioner

Personlig onboarding förkortade startsträckan

En dynamisk vy som gav klarhet till hela teamet

Mer effektivitet, mindre dokumentation

Ett gemensamt språk för planering

Vald av stora och små organisationer i hela Norden

Nyfiken på Plandisc?

Plandisc A/S