Monetra Pirkanmaa Oy: Slik skaper de smartere årsplaner med Plandisc

Se hvordan Monetra Pirkanmaa Oy bruker Plandisc for å få en enklere planleggingshverdag, mindre manuelt arbeid og en tydelig oversikt for hele teamet.

Møt Monetra Pirkanmaa OY

Som et regionalt datterselskap i Monetra-konsernet leverer Monetra Pirkanmaa Oy viktige tjenester innen økonomi og HR til alt fra kommuner og helseforetak til private selskaper. Siden oppstarten i 2019 har selskapet vokst i et imponerende tempo. På bare fire år har de nesten doblet staben, og i dag teller teamet over 300 spesialister.

Tidligere støttet økonomiavdelingen seg på tunge regneark og statiske PowerPoint-slides for å visualisere tidsplaner. Veksten krevde imidlertid et mer effektivt verktøy som kunne redusere manuelt arbeid. De valgte Plandisc, og i dag bruker flere avdelinger verktøyet aktivt til både planlegging og intern kommunikasjon.

Kjerneprosesser som økonomisk planlegging og rapportering krever at man overholder strenge tidsfrister. Selv om årshjulet gjentar seg i faste sykluser, opplevde teamet at tradisjonelle lister med datoer ikke ga god nok oversikt over de komplekse prosessene. Å bygge årshjul i PowerPoint føltes både tungvint og tidkrevende – og resultatet ble ofte statisk og lite inspirerende.

De jaktet derfor på et visuelt verktøy som kunne løse kommunikasjonsbehovet deres på en enklere måte. Valget falt på Plandisc.

Initiativet kom fra teamet mitt. Vi diskuterte med controlleren vår hvordan vi kunne skape mer åpenhet og visuell klarhet rundt tidsplanene våre.

Hanna Kivimäki

CFO, Monetra Pirkanmaa

Kutter manuelt arbeid med smarte funksjoner

Plandisc startet i økonomiavdelingen, men spredte seg raskt til både service-, utviklings- og prosjektledere. Teamene bruker nå Plandisc til å synliggjøre interne tidsplaner, oppgaver og ansvarsområder. De ser også på muligheter for å bruke årshjulet direkte i dialogen med kundene.

– "Vi kjøpte opprinnelig Plandisc til internt bruk, men under opplæringen så vi raskt hvor allsidig verktøyet er. Det ga oss mange nye ideer til hvordan vi kan bruke det fremover," forklarer Hanna.

Selskapet trekker også frem at en personlig onboarding hjalp nye brukere med å komme raskt i gang.

Det var en stor fordel at vi slapp å finne ut av alt på egen hånd. Vi fikk vist nøyaktig hvor vi burde starte og hvordan vi bruker verktøyet best.

Hanna Kivimäki

CFO, Monetra Pirkanmaa Oy

Slik fikk hele teamet full oversikt med et levende dashbord

I dag utnytter selskapet funksjonaliteten fullt ut. De deler planer og maler på tvers av organisasjonen, og gjenbruker fjorårets årshjul som utgangspunkt for nye planer. Ved å bare justere eksisterende plandiscs når prosesser endres, sparer de store mengder manuelt arbeid.

Microsoft 365-integrasjonene har også blitt en favoritt. Teamet synkroniserer planene sine med Outlook, henter dem rett inn i PowerPoint og deler årshjulene sine via SharePoint.

– "Vi har bygget årshjulet direkte inn i et “Manager’s Dashboard” i SharePoint. Når vi oppdaterer kalenderen i Plandisc, oppdateres visningen i SharePoint automatisk."

Her er et eksempel på en Plandisc inspirert av aktivitetene og prosessene som Monetra Pirkanmaa beskriver.

Fleksibiliteten og det visuelle uttrykket er de største fordelene med Plandisc. Årshjulet har gitt selskapet den nødvendige åpenheten, og teamet har nå full kontroll over alle oppgaver og tidsfrister.

Vi trenger ikke lenger å skrive lange dokumenter om prosesser og retningslinjer. Årshjulet og de automatiske påminnelsene gjør jobben for oss. Den visuelle oversikten har også gjort det mye enklere å planlegge ressurser og ferier. Plandisc fungerer rett og slett som en perfekt sjekkliste for tiden som komme.

Hanna Kivimäki

CFO, Monetra Pirkanmaa Oy

Monetra Pirkanmaa tok kontroll over årsplanleggingen med Plandiscs digitale årshjul

Møt Monetra Pirkanmaa OY

Full gjennomsiktighet og kontroll på tidslinjene

Kutter manuelt arbeid med smarte funksjoner

Trygg oppstart gjorde det enkelt å komme i gang

Slik fikk hele teamet full oversikt med et levende dashbord

Oversikt som gir effektiv planlegging

Et felles språk for planlegging

Valgt av små og store organisasjoner i hele Norden

Nysgjerrig på Plandisc?

Plandisc A/S