Muchas personas se preguntan; «¿Cómo puedo tener un poco más de tiempo todos los días para para lograr hacer y cumplir con mis actividades diarias?» Este no solo es el caso de nuestras vidas privadas sino que también en términos de los objetivos estratégicos definidos en el trabajo. La mayoría de las organizaciones hacen un esfuerzo de aumentar la productividad a través de una planificación eficaz. Sin embargo, la planificación eficaz es un concepto conocido por ser difícil de entender, y es un desafío saber por dónde empezar.
Recopilamos las experiencias que hemos tenido de conversaciones con clientes y preparamos 5 sugerencias que recomendamos que las organizaciones tengan en cuenta cuando se consideren nuevas iniciativas.
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1. Planificar el futuro
Los flujos de trabajo en las organizaciones son a menudo muy complejos, y se invierte mucho tiempo intentando crear innecesariamente una estructura de actividades diarias y semanales. Sin embargo, tener una visión general del año es vital para garantizar que la organización logre sus objetivos de productividad.
Al crear un plan futuro para muchos meses, se evitan los obstáculos diarios para descubrir cuál es el proyecto más conveniente para llevar a cabo. Al hacerlo, es más fácil ver el panorama completo a través de una imagen y cuáles proyectos pequeños se asemejan a sus objetivos. Recuerde crear una estructura de actividades y objetivos, así como seguirlos continuamente.
2. Involucre a todos en la planificación
Los procesos de planificación requieren un exhaustivo detalle en su ejecución, e incluyen la programación de actividades, delegación de responsabilidades y la coordinación continua. Y si estas son llevadas a cabo por unas pocas personas en la organización, se gasta mucho tiempo innecesariamente.
Esto puede ser un factor de estrés para el administrador, que a menudo tiene muchas otras tareas que hacer, y no debe olvidar incluir al resto de los empleados. Si no se considera el punto de vista de las personas, esto podría llevar a una situación en la que no llegue a un acuerdo en términos de lo que las actividades realmente implican.
3.Use una herramienta intuitiva para una planificación eficaz
Es una tendencia general que las organizaciones quieran más tiempo, y muchas están usando software para simplificar los procesos. La solución correcta puede contribuir a una mayor colaboración y transparencia.
Para garantizar que los empleados estén motivados para usar herramientas digitales, la solución debe ser intuitiva. Recomendamos las herramientas de digitales donde hay un balance entre funcionalidad y facilidad de uso. Tenga en cuenta que todos deberían poder usarlo y, por lo tanto, es importante que tenga acceso a tutoriales y descripciones sobre las funciones.
4. Todas las actividades en una sola estructura
Este consejo está relacionado con el anterior e involucra una característica importante de la solución digital recién mencionada. A primera vista, la herramienta debería poder ofrecerle una visión comprensible de los planes para el año, y esta es una condición previa para que la planificación sea realmente efectiva.
Cuando no es posible obtener instantáneamente una vista completa, puede ser un reto obtener una imagen más completa. ¿No sería genial que no revisaras muchas páginas y las compararas? De hecho, vale la pena indicar que este es un área donde puede ahorrar tiempo.
5. Automatización
El último consejo, que también es importante tener en mente, tiene que ver con el tiempo que se ahorra mediante la automatización de procesos. Esto podría ocurrir, por ejemplo, al organizar los correos electrónicos para que los clientes o las campañas de marketing se envíen automáticamente. Otro ejemplo es usar una herramienta que le permita configurar notificaciones que se enviarán a colegas antes de los eventos.
Le deseamos buena suerte con su planificación futura.
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