DGI Nordjylland korvasi hajanaiset kalenterit yhteisellä selkeydellä

Katso, miten alueellinen urheilujärjestö koordinoi 5 000 seuran toimintaa, varmistaa kriittisen tiedon siirtymisen ja korvaa sähköpostikaaoksen selkeällä vuosikellolla.

Näin rakennat toimivan yhteistyön tiimien ja ulkoisten kumppaneiden välille

Monimutkaisissa organisaatioissa suunnittelu ja koordinointi voivat helposti hajautua. Tieto päätyy sähköposteihin, henkilökohtaisiin kalentereihin tai vain muutaman avainhenkilön muistin varaan. Tämä tekee organisaatiosta haavoittuvan erityisesti silloin, kun työntekijät vaihtuvat tai laajoja hankkeita toteutetaan yhdessä useiden eri osapuolten kanssa.

DGI Nordjylland tuntee tämän arjen hyvin. Organisaatio koordinoi omia sisäisiä hankkeitaan ja tekee samalla yhteistyötä yli 5 000 urheiluseuran kanssa 11 kunnan alueella.

DGI Nordjylland toimii useilla eri alueilla ja eri tiimeissä sekä tekee yhteistyötä lukuisten ulkoisten sidosryhmien kanssa. Tässä ympäristössä tarvitaan suunnitelmia, joita kaikkien on helppo ymmärtää, jakaa ja ylläpitää – myös silloin, kun roolit muuttuvat ja onnistuminen riippuu monista eri osapuolista.

Anne Norup Justesen työskentelee konsulttina DGI Nordjyllandissa. Viimeiset kahdeksan vuotta hän on keskittynyt urheiluseurojen toiminnan kehittämiseen ja kestävyyden vahvistamiseen digitaalisten ratkaisujen avulla.

Design uden navn (6)

Kyse on vapaaehtoisten tukemisesta siten, että paikallisseurassa toimiminen on myönteinen kokemus. Tämä edellyttää digitaalisia alustoja, jotka tekevät toiminnasta ammattimaisempaa ja auttavat pitämään kokonaisuuden hallinnassa sen sijaan, että keskityttäisiin vain yksittäisten tehtävien suorittamiseen.

Anne Norup Justesen

Yhdistysneuvoja, DGI Nordjylland

Monet organisaatiot toimivat omistautuneiden ihmisten varassa, jotka ovat tehneet asioita samalla tavalla vuosien ajan. Vaikka tämä tuo toimintaan jatkuvuutta ja vakautta, se voi samalla tehdä organisaatiosta riippuvaisen muutamasta avainhenkilöstä.

Meidän on varmistettava, että seurat pysyvät vahvoina jatkuvasta vaihtuvuudesta ja muutoksesta huolimatta.

Kun tieto ja suunnittelu ovat vain harvojen ihmisten hallussa, tehtävien ja vastuiden siirtämisestä tulee riski. Mitä tapahtuu, kun avainhenkilö vaihtaa tehtävää tai lähtee organisaatiosta?

Digitalisaation yksi tärkeimmistä tehtävistä onkin tehdä tieto näkyväksi ja kaikkien saataville.

Digitalisaation tärkein tehtävä on turvata tiedon ja vastuun siirtyminen."

Anne Norup Justesen

Yhdistysneuvoja, DGI Nordjylland

Ratkaisu: Aloita vuosikellosta

Kun Anne neuvoo organisaatioita rakentamaan toimivampaa suunnittelua, hänen ensimmäinen suosituksensa on lähes aina sama:

"Aivan ensimmäiseksi ehdotan vuosikelloa", hän sanoo. "Laadukkaita päätöksiä ei voi tehdä ilman kokonaiskuvaa tehtävistä. Se on perusta, jonka päälle kaikki muu rakennetaan."

Ennen Plandiscin käyttöönottoa suurin osa suunnitelmista oli Excel-taulukoissa tai Word-tiedostoissa, jotka vanhentuivat nopeasti.

"Ongelmana on, että niitä ei koskaan päivitetä, jolloin kaikki tehty työ menee hukkaan", Anne selittää.

Nykyään hän auttaa seuroja kokoamaan kaikki tehtävänsä yhteen jaettuun ja visuaaliseen vuosikelloon.

"Pyydämme heitä kirjaamaan ylös, mitä he tekevät, ja sitten viemme tiedot Plandisciin. Se tarjoaa selkeän visuaalisen kokonaiskuvan heidän tehtävistään."

Sisäinen koordinointi: Loppu hajanaisille kalentereille

Plandisc ei ole tarkoitettu vain seurojen käyttöön. DGI Nordjylland hyödyntää sitä myös sisäisesti monimutkaisten koulutusohjelmien suunnittelussa ja koordinoinnissa.

"Käytämme sitä varmistaaksemme, etteivät tehtävät kasaannu. Se antaa meille kokonaiskuvan, jota olisi mahdotonta saavuttaa kolmen eri Outlook-kalenterin avulla", Anne sanoo.

Vuosikello auttaa myös yhteistyössä organisaation ulkopuolisten kumppaneiden kanssa.

"Strategisissa kumppanuuksissa se luo yhteisen kielen, kun kaikki näkevät visuaalisesti, milloin kampanja on käynnissä ja mitä meidän on tarkoitus saavuttaa yhdessä."

Kun Anne esittelee Plandiscin uusille käyttäjille, hän huomaa nopeasti, kuinka paljon organisaatiot kaipaavat selkeää rakennetta. Yksi ominaisuus nousee kuitenkin kerta toisensa jälkeen esiin:

Seurat rakastavat muistutuksia, jotka tulevat suoraan heidän sähköpostiinsa. Se tuo heille valtavasti mielenrauhaa, koska heidän ei tarvitse muistaa kaikkea itse.

Se siirsi vastuuta harvoilta useammille ja toi koko organisaation toimintaan lisää ammattimaisuutta."

Anne Norup Justesen

Yhdistysneuvoja, DGI Nordjylland

Sähköpostin sammuttelusta suunnitelmalliseen tekemiseen

Anne näkee usein merkittävän muutoksen niiden ihmisten toiminnassa, jotka ottavat visuaalisen suunnittelun osaksi arkeaan.

"On opittava aloittamaan päivä suunnittelutyökalussa sähköpostin sijaan", hän sanoo. "Miksi istua sähköpostin ääressä koko päivän ja antaa satunnaisten yhteydenottojen ohjata työtäsi, kun olet jo tehnyt laadukkaan suunnitelman?"

Hyöty on paljon enemmän kuin vain selkeä visuaalinen kokonaiskuva. Tieto kulkee paremmin, koordinointi helpottuu ja organisaatiosta tulee vähemmän riippuvainen yksittäisistä ihmisistä.

Lopulta kyse on siitä, pystytkö hyödyntämään hyväksi havaittuja toimintatapoja uudelleen vai joudutko aloittamaan aina alusta ja keksimään pyörän uudelleen.

Varaa lyhyt esittely asiantuntijamme kanssa ja näe, miten Plandisc voi selkeyttää sinun suunnitteluasi.