Idrettsorganisasjon samler 5 000 idrettslag, sikrer overlevering av viktig kunnskap og erstatter e-postkaos med strukturert årsplanlegging.

Slik skaper du god koordinering på tvers av team og eksterne partnere

Når planleggingen lett glir ut mellom fingrene dine. Informasjonen ender ofte opp i spredte e-poster, personlige kalendere eller som mentale mønstre som kun finnes i hodet på noen få kolleger. Dette skaper en sårbar arbeidsdag, særlig når ansatte bytter jobb eller når dere skal gjennomføre store prosjekter sammen.

DGI Nordjylland kjenner denne hverdagen godt. De koordinerer interne initiativer samtidig som de samarbeider med over 5 000 idrettslag på tvers av 11 kommuner.

DGI Nordjylland arbejder på tværs DGI Nordjylland arbeider på tvers av geografiske områder, team og eksterne aktører. De trenger planer som alle kan forstå, dele og vedlikeholde, selv når roller endres og måloppnåelsen avhenger av mange ulike parter.

Anne Norup Justesen er konsulent i DGI Nordjylland. Hun har brukt de siste åtte årene på å gjøre arbeidet i idrettslagene mer bærekraftig gjennom digitale løsninger.

Design uden navn (6)

Det handler om å støtte de frivillige slik at det å bidra i et lokalt idrettslag blir en positiv opplevelse. Det krever digitale plattformer som profesjonaliserer arbeidet, slik at du har full kontroll over prosessene i stedet for bare å utføre enkeltoppgaver.

Anne Norup Justesen

Foreningskonsulent, DGI Nordjylland

Mange organisasjoner drives av energien til engasjerte mennesker som har gjort ting på samme måte i årevis. Selv om dette gir stabilitet, gjør det samtidig organisasjonen avhengig av enkeltpersoner.

Vi må sikre at foreningene står støtt uavhengig av utskiftninger og endringer.

Når planleggingen kun finnes i hodet på noen få personer, blir overlappingen ved jobbskifte en stor risiko. Digitalisering handler om å gjøre kunnskapen synlig for alle.

Den viktigste jobben til digitaliseringen er å sikre en god overlevering.

Anne Norup Justesen

Foreningskonsulent, DGI Nordjylland

Løsningen: Start med fundamentet

Når Anne gir råd om struktur, er hennes første tips nesten alltid det samme:

«Det aller første jeg foreslår, er et årshjul,» sier hun. «Du kan ikke ta kvalifiserte avgjørelser uten en helhetlig oversikt over oppgavene dine. Det er fundamentet du bygger alt annet på.»

Før Plandisc kom på banen, lå de fleste planer i Excel-ark eller Word-filer som raskt samlet støv. «Problemstillingen er at de aldri blir oppdatert, og da går alt arbeidet tapt,» forklarer Anne.

I dag hjelper hun foreningene med å samle alle oppgaver i en felles, visuell oversikt. «Vi ber dem skrive ned hva de gjør, og deretter legger vi det inn i Plandisc. Det gir en fantastisk visuell inngang til oppgavene deres.»

Intern koordinering: Slutt på fragmenterte kalendere

Plandisc er ikke bare til ekstern bruk for foreningene. DGI Nordjylland bruker også verktøyet internt til å styre komplekse utdanningsprogrammer.

«Vi bruker det til å sikre at oppgaver ikke hoper seg opp. Det gir oss en oversikt vi umulig kan få fra tre ulike Outlook-kalendere,» sier Anne. «I strategiske partnerskap skaper det et felles språk når alle visuelt kan se når en kampanje kjører og hva vi skal oppnå sammen.»

Når Anne introduserer Plandisc, merker hun raskt et stort behov for struktur. Særlig én funksjon slår an hver eneste gang:

Idrettslagene elsker påminnelsene som lander rett i innboksen deres,» sier Anne. «Det gir dem en enorm ro i hverdagen, fordi de slipper å huske på alt på egen hånd.

Én forening opprettet til og med åtte ulike ringer i sin plandisc. «Det flyttet ansvaret fra noen få til mange hender og ga hele organisasjonen et profesjonelt løft.

Anne Norup Justesen

Foreningskonsulent, DGI Nordjylland

Fra reaktiv innboksstyring til planlagt fremdrift

Anne ser ofte en avgjørende endring i adferden hos dem som tar i bruk visuell planlegging.

«Du må lære deg å starte dagen i planleggingsverktøyet i stedet for i innboksen,» sier hun. «Hvorfor sitte ved e-posten hele dagen og la tilfeldige henvendelser styre deg, når du allerede har laget en gjennomtenkt plan?»

Gevinsten er mye større enn bare en pen oversikt. Dere deler kunnskap, forenkler koordineringen og gjør organisasjonen mindre sårbar. Det er ofte forskjellen på å gjenta sine beste prestasjoner eller å oppfinne hjulet på nytt hver eneste gang.

Vil du høre mere om, hvordan I bedst kan bruge Plandisc i jeres organisation? Book en demo med en
af vores specialister, og se hvordan Plandisc kan hjælpe jer med at strukturere jeres planlægning.