Destination Hässleholm säästää aikaa digitaalisella vuosikellolla

Siirtyminen visuaaliseen vuosisuunnitelmaan poisti hallinnollista melua ja varmisti, että kunnalla ja paikallisilla jäsenyrityksillä on aina yhteinen tilannekuva.

Destination Hässleholm

Destination Hässleholm perustettiin vuodenvaihteessa 2025/2026 paikallisen ja syvälle yhteisöön juurtuneen kaupunkiyhdistyksen pohjalta. Organisaatio kasvaa voimakkaasti ja sillä on tällä hetkellä 133 jäsenyritystä samalla, kun se tekee tiivistä operatiivista yhteistyötä kunnan kanssa. Yhdistyksen ensisijaisena tehtävänä on luoda toimintaa ja matkailijavirtoja, jotka vahvistavat paikallista elinkeinoelämää.

Nopean kasvun ja useiden itsenäisten toimijoiden myötä koordinoinnissa ilmeni kuitenkin jo varhaisessa vaiheessa suuria haasteita. Aikaisemmin suunnittelu tapahtui staattisissa Excel-taulukoissa, Google Drivessa ja valtavan sähköpostimäärän välityksellä. Tämä johti jatkuviin manuaalisiin päivityksiin, epävarmuuteen versiohallinnassa sekä väärinkäsityksiin siitä, mitkä suunnitelmat olivat kulloinkin voimassa.

Destination Hässleholmin toimintapäällikkö ja verkkosivukehittäjä Johan Jönsson – joka valittiin vuonna 2025 sekä Ruotsin vuoden keskustakehittäjäksi että vuoden hässleholmilaiseksi – kuvailee aiempaa työarkeaan näin:"Käytössämme on ollut Excel, ja olemme toisinaan työskennelleet Google Drivessa. Kaikki tapahtui sähköpostitse. Lähetimme sähköpostin ja päivitimme sitä myöhemmin. Sitten lähetettiin taas uusi sähköposti, päivitettiin sitä taas vähän myöhemmin ja lähetettiin uusi versio viestillä: ’Tässä tulee uusi versio,’ ja jatkuu,

Lopulta herää kuitenkin kysymys: ’Kuinka monta versiota meillä oikeastaan on?’ Ja silloin syntyy väärinkäsityksiä."

Johan Jönsson

Toimintapäällikkö ja verkkosivujen kehittäjä, Destination Hässleholm

Yhteisen ja helposti saatavilla olevan yleiskuvan puute loi suuria haasteita myös ulkoisesti. Kunnan eri osastot ja ulkopuoliset järjestäjät ajoittivat usein suuria tapahtumia täsmälleen samoille päiville – täysin tietämättöminä toistensa suunnitelmista. Johan selittää, että tämä aiheutti tarpeettomia päällekkäisyyksiä tapahtumakalenterissa:

Meillä on ollut todella paljon päällekkäisyyksiä, kun jokin kunnan osasto on tehnyt asioita omillaan. Heillä on omat tapahtumansa, meillä omamme, ja vielä muilla muita, ja sitten nämä tapahtumat osuvat päällekkäin.

Johan Jönsson

Toimintapäällikkö ja verkkosivujen kehittäjä, Destination Hässleholm

Helpompi työarki suoraan Teamsissä

Ratkaistakseen nämä haasteet ja vähentääkseen manuaalista työmäärää, Destination Hässleholm päätti keskittää suunnittelunsa Plandisciin. Digitaalinen vuosikello on mahdollistanut kaikkien tapahtumien kokoamisen yhteen visuaaliseen näkymään, jossa eri osastojen toiminnot näkyvät omina kalenterirenkainaan. Käyttäjät voivat helposti katsoa eri renkaita tarkistaakseen, osuvatko uudet päivämäärät päällekkäin olemassa olevien suunnitelmien kanssa.

Yksi tiimin työarjen huomattavimmista parannuksista on tiivis integraatio Microsoft Teamsiin. Koska työntekijät käyttävät jo valmiiksi Teamsiä päivittäiseen viestintään, suunnitelmien löytyminen samasta paikasta on sujuvoittanut työnkulkua merkittävästi.

"Plandiscin etuna on myös se, että käytän sitä suoraan Teamsissä. Se oli itse asiassa yksi suurimmista eduista – minun ei tarvitse jatkuvasti kirjautua sisään verkkosivustolle tai käyttää erillistä tunnusta. Sen sijaan kaikki on koottu suoraan Teamsiin, josta löydän myös kalenterin, chatin ja kaiken muun."

Vahvempaa yhteistyötä ja automatisoitua tiedonkulun ohjausta

Dynaamisen vuosikellon käyttöönotto on muuttanut tapaa, jolla Destination Hässleholm tekee yhteistyötä hallituksen, kunnan ja jäsenyritysten kanssa. Pitkien tilanneraporttien kirjoittamisen tai uusien tiedostojen lähettämisen sijaan he jakavat nyt suoran linkin Plandisciin tai käyttävät kuvakaappauksia esitysmateriaaleissaan aina, kun päivämääriä siirretään.

Kun vuosikelloon tehdään muutos, tieto päivittyy välittömästi kaikille osapuolille. Tämä varmistaa täyden läpinäkyvyyden ja säästää organisaatiolta suuren määrän manuaalista työtä. Kokemukset ovat herättäneet kiinnostusta myös muissa kunnallisissa toimijoissa, kuten paikallisessa kulttuuritalossa, joka harkitsee parhaillaan työkalun käyttöönottoa konserttien ja tapahtumien koordinointiin.

Investointi on tuonut selkeää ajansäästöä ja luonut ennustettavamman rakenteen yli organisaatiorajojen. Johan tiivistää muutoksen arvon näin:

Tämä tulee säästämään meiltä paljon aikaa. Se saattaa maksaa hieman, mutta se on täysin sen arvoista säästetyn ajan vuoksi. Samalla se tehostaa ja automatisoi koko prosessia – muutamme tietoja yhdessä näkymässä ja yhdessä työkalussa, josta se päivittyy automaattisesti kalenteriin.

Johan Jönsson

Toimintapäällikkö ja verkkosivujen kehittäjä, Destination Hässleholm

Varaa lyhyt esittely asiantuntijamme kanssa ja näe, miten Plandisc voi selkeyttää sinun suunnitteluasi.

Sujuvampi yhteistyötä ja vähemmän koordinointihaasteita Hässleholmissa