Destination Hässleholm samlar stadens aktiviteter i Teams

Övergången till en visuell årsplan tar bort det administrativa bruset och säkrar att kommunen och de lokala medlemsföretagen alltid har tillgång till de senaste uppdateringarna.

Destination Hässleholm

Destination Hässleholm etablerades vid årsskiftet 2025/2026 som en vidareutveckling av en lokal cityförening med djupa rötter i lokalsamhället. Organisationen upplever stark tillväxt och har i dag 133 medlemsföretag, samtidigt som den har ett nära operativt samarbete med kommunen. Det övergripande uppdraget är att skapa aktivitet och besöksflöden som stärker det lokala näringslivet.

Med den snabba tillväxten och många oberoende aktörer uppstod det dock tidigt stora utmaningar kring koordinering. Tidigare skedde planeringen i statiska kalkylblad, i Google Drive och genom en överväldigande mängd e-post. Det ledde till konstanta manuella uppdateringar, osäkerhet kring versionshantering och missförstånd om vilka planer som faktiskt gällde.

Johan Jönsson, verksamhetsledare och platsutvecklare för Destination Hässleholm – som under 2025 utsågs till både Årets Centrumutvecklare i Sverige och Årets Hässleholmare – beskriver den tidigare vardagen så här: "Det har ju varit Excel och såna här saker och då har det varit att vi har jobbat i Google Drive vissa gånger. Vi har, alltså allt har handlat jättemycket om mail. Mailat ut den og sen oppdatering, oppdaterat lite og sen har man skickat ut. Her kommer en ny version," och fortsätter,

Men sen blir det ju också det på sikt att hur många versioner har vi? Och sen så blir det missförstånd.

Johan Jönsson

Verksamhetsledare & Platsutvecklare, Destination Hässleholm

Avsaknaden av en delad och tillgänglig översikt skapade också stora utmaningar externt. Olika kommunala avdelningar och externa arrangörer lade ofta stora evenemang på exakt samma datum – helt utan kännedom om varandras planer. Johan förklarar att det skapade onödiga konflikter i aktivitetskalendern:

Vi har haft jättemycket, ska man säga, många krockar liksom där kommunen, den avdelningen har jobbat med sitt, de har sina evenemang, vi har våra, andra har sina og så blir det krockar där emellan.

Johan Jönsson

Verksamhetsledare & Platsutvecklare, Destination Hässleholm

En lättare arbetsvardag direkt i Teams

För att lösa dessa utmaningar och ta bort det administrativa bruset valde Destination Hässleholm det digitala verktyget Plandisc. Årsplanen gör det möjligt att samla alla evenemang i en visuell struktur där de olika avdelningarnas aktiviteter ligger som separata ringar. Användarna kan enkelt slå av och på de olika ringarna för att kontrollera om nya datum krockar med befintliga planer.

En av de mest märkbara förbättringarna i teamets arbetsvardag är den nära integrationen med Microsoft Teams. Eftersom medarbetarna redan använder Teams för daglig kommunikation har det förenklat arbetsflödet avsevärt att ha planeringsverktyget tillgängligt på samma ställe.

"Det som är fördelen med Plandisc också, det är ju att jag kan ha det direkt i min Teams. Det, det var ju en av fördelarna också, att jag inte slipper å logga in på... på liksom hemsidan hela tiden eller på min inlogg utan jag har det direkt i min Teams där jag har kalender, där jag har chatt, där jag har allt liksom."

Stärkt samarbete och automatiserat informationsflöde

Implementeringen av den dynamiska årsplanen har förändrat hur Destination Hässleholm samarbetar med både styrelsen, kommunen och medlemsföretagen. Istället för att skriva långa statusrapporter eller skicka ut nya filer varje gång ett datum flyttas, delar de nu en direktlänk eller använder skärmdumpar i sitt presentationsmaterial.

När en ändring görs i årsplanen uppdateras informationen omedelbart för alla parter. Det säkrar full transparens och sparar organisationen stora mängder manuellt arbete. Erfarenheterna har också väckt intresse hos andra kommunala instanser, som det lokala kulturhuset, som nu överväger att använda verktyget för att koordinera konserter och evenemang.

Investeringen har gett en tydlig tidsbesparing och skapat en mer förutsägbar struktur över organisatoriska gränser. Johan sammanfattar värdet av övergången:

Det här kommer spara oss tid. Det kommer kosta lite, men det är det värt med den tiden vi kommer spara. Och sen som du säger, effektivisera det och automatiser-automatisera det för just det här med att det, vi ändrar en vy och en bild och sen fördeles det i kalendrar.

Johan Jönsson

Verksamhetsledare & Platsutvecklare, Destination Hässleholm

Bättre samarbete och färre koordineringsutmaningar i Hässleholm