Så planerar du ett stort event

Hur EHF får ihop ett av Europas största evenemang med planering, koordinering och kommunikation

En intervju med Mate Kozma från EHF EURO Event Department.

För mer komplexa evenemang räcker det inte att bara "göra en plan". Du behöver en tydlig struktur som läggar ramar men samtidigt lämnar tillräckligt utrymme för justeringar när saker förändras.

EHF börjar planera ett EURO-evenemant långt innan startskottet går. Budprocessen startar flera år innan turneringen och de första formella möterna med intressenter äger typiskt rum fyra år innan själva eventet.

“Under normala omständigheter startar budprocessen för EHF EURO sju år innan själva evenemanget. Det innebär att vi måste ha färdigställt den faktiska anbudsboken vid denna tidpunkt, så den börjar vi arbeta med ungefär åtta år innan. Det första mötet, det så kallade kick-off-mötet med organisationskommittéerna, hålls traditionellt fyra år före avkast av respektive EHF EURO“, förklarar Mate Kozma.

De senaste åren har det dock blivit tydligt att planering sällan sker under ”normala omständigheter”. Oförutsedda händelser har upprepade gånger tvingat EHF att arbeta med mycket kortare planeringsfrister än normalt.

“Vi har upplevt flera speciella situationer under de senaste året, som Covid-19 eller konflikten mellan Ryssland och Ukraina. Vi har varit tvungna att anpassa oss till de "speciella omständigheterna", vilket har medfört att tidsramen för när vi börjar planera har varit mycket kortare än vanligt“, säger Mate Kozma.

Vad du kan lära av det:
Du behöver inte planera sju år framåt för att kunna tillämpa EHF:s principer. Det viktiga är att du tidigt etablerar en tydlig struktur, med definierade delmål och beslutspunkter, som låter dig justera under resans gång utan att du tappar överblicken.

Photo: EHF

Återvinn arbetsprocesser—och anpassa det som är unikt

När stora evenemang upprepas ställs arrangören inför en klassisk fråga: ska man börja om från början varje gång eller återanvända det som man vet fungerar? 

På EHF är svaret en kombination. Den centrala organisationsstrukturen förblir densamma mellan evenemangen, medan innehållet kontinuerligt anpassas och uppdateras.

“Den allmänna arbetsgången för att organisera ett EHF EURO är i stort sett densamma varje gång: Vi har samma deadlines, samma processer, samma förberedelser och sidoevents, osv. Men varje EURO är unikt, så det finns alltid något nytt vi måste anpassa oss till just en gången“, säger Mate Kozma.

Det blir ännu mer komplicerat när flera länder är medarrangörer till ett evenemang. Här blir samarbetet mellan många aktörer lika avgörande som det är på planen, för inte ens den bästa stjärnspelaren kan vinna matchen på egen hand. 

“En stor utmaning är att samla alla organiserande länder under 'samma tak', för vi ser en tendens att EHF EURO arrangeras gemensamt”, Mate Kozma explains.

Han lyfter också fram de många skillnader som måste hanteras: kulturer, tidszoner, valutor, traditioner, finansieringsmodeller och geografi.

Kort sagt:
När flera parter arbetar med samma saker kan det lätt uppstå flera versioner av den ursprungliga planen. För att skapa en stark motvikt till detta fenomen är det viktigt att vara tydlig med:

• Vad som måste vara konsekvent (kvalitetsstandarder, styrning, delmål)

• Vad som kan anpassas lokalt (metoder, bemanning, praktiskt genomförande)

Intressenter: Vem ska du samordna med – och varför är det så svårt?

Det behövs mer än en solid plan för att EHF EURO ska bli en succé. Planeringen måste fungera för en rad olika intressenter med varierande roller och intressen.

EHF samordnar med organisationskommittéer, partners, leverantörer och sina viktigaste intressenter: lagen och funktionärer. Enligt Mate Kozma är samarbetet med dessa grupper avgörande för att turneringen ska gå ihop.

“Det finns naturligtvis många olika intressenter som vi måste samarbeta med för att EHF EURO ska bli framgångsrikt”, säger han.

Detta samarbete omfattar både värdländernas organisationskommittéer och koordinering med ett stort antal kommersiella och tekniska partners.

“Vi har regelbunden kontakt med organisationskommittéerna i värdländerna under förberedelse-perioden. Sen är det många olika partner som är involverade i organisationen av ett sådant här evenemang. EHF har till exempel ett utmärkt samarbete med EHF EURO Media & Marketing-partnern ”Infront”, vilket är avgörande för utveckling från ett EM till nästa ska vara hållbar.”

När så många intressenter är inblandade är bristande vilja sällan den största utmaningen. Oftare är det skiftande perspektiv, prioriteringar och ansvarsområden som är boven i dramat.

Därför beskriver Mate Kozma EHF EURO som en gemensam produkt, där samarbete och tydliga ramar går hand i hand.

“EHF EURO organiseras inte enbart av Europeiska Handbollförbundet utan det är ett gemensamt projekt som delas med alla intressenter, framför allt organisationskommittéerna, EHF:s partner och de nationella handbollsförbunden. Som styrande organ håller vi dock hårt på en viss kvalitetsnivå.”

Poängen:
Ju fler intressenter som är involverade, desto större är behovet av gemensamma mål, väldefinierade roller och tydliga standarder. Det begränsar inte samarbetet – det lägger grunden för det.

Photo: EHF

Hur skapar du rytm och tydlighet i praktiken?

Komplexa projekt löses heller inte bara genom ”mer kommunikation”. Det som verkligen spelar roll är när ni kommunicerar, vilka som är involverade och om alla förstår vilka kontaktpunkter som ska användas i olika situationer.

Därför är kommunikationen en integrerad del av EHF:s evenemangsplanering. De har tydliga rutiner: interna veckomöten inom EHF, regelbundna projektmöten över avdelningsgränser och månatliga samordningsmöten med organisationskommittéer och partners. Ju närmare evenemanget kommer, ju fler detaljer ska koordineras och samordningen fokuseras på specifika områden som gästhantering, tävlingsdrift, arenainredning och ackreditering.

“För att säkerställa snabba kommunikationsprocesser sammanställs en lista över alla kontakt-personer och vad de ansvarar för i varje område. Listan uppdateras regelbundet så att alla är medvetna om respektive kontaktpunkter och, viktigast av allt, vem de ska ta direktkontakt till”, förklarar Mate Kozma.

Once the tournament begins, communication shifts. The focus moves to rapid adjustments and shared, day-to-day learning. As Mate notes: “During the tournament, daily de-briefing meetings take place with the key personnel after each match day to discuss the most relevant topics.”

När turneringen börjar förändras kommunikationen. Fokus flyttas till snabba justeringar och gemensamt, dagsbaserat lärande. Som Mate påpekar: ”Under turneringen hålls dagliga debriefingmöten med nyckelpersoner efter varje matchdag för att diskutera de mest relevanta ämnena.”