Hvordan planlegger man et komplekst arrangement?

Hvordan EHF bruker planlegging, interessenter og kommunikasjon for å organisere et av Europas største arrangementer

Et intervju med Mate Kozma fra EHF EURO Event Department.

Når man har å gjøre med høy kompleksitet, er det sjelden nok å bare "lage en plan". Du trenger en struktur som skaper klarhet, samtidig som den gir rom for justeringer etter hvert som forholdene endrer seg.

I EHF begynner planleggingen av et EURO-arrangement lenge før startsignalet går. Kandidaturprosessen begynner flere år før turneringen, og de første formelle møtene med interessenter finner vanligvis sted fire år før selve arrangementet.

"Under normale omstendigheter starter budprosessen for EHF-EM syv år før selve arrangementet. Det betyr at vi må ha ferdigstilt selve budboken til dette tidspunktet, så vi begynner å jobbe med den omtrent åtte år før. Det første møtet, det såkalte kick-off-møtet med organisasjonskomiteene, finner tradisjonelt sted fire år før det aktuelle EHF-EM starter," forklarer Mate Kozma.

De siste årene har det imidlertid blitt klart at planleggingen sjelden skjer under "vanlige omstendigheter". Eksterne hendelser har gjentatte ganger tvunget EHF til å jobbe med mye kortere planleggingsfrister.

"Vi har opplevd flere spesielle situasjoner de siste par årene, som Covid-19 eller konflikten mellom Russland og Ukraina. Vi måtte tilpasse oss de "spesielle omstendighetene", noe som førte til at tidsrammen for når vi begynner planleggingen var mye kortere enn vanlig, sier Mate Kozma.

Hva kan du ta med deg videre?
Du trenger ikke å planlegge syv år frem i tid for å anvende EHFs prinsipper. Det viktige er å etablere en tydelig struktur tidlig - med definerte milepæler og beslutningspunkter - som gjør at du kan justere underveis uten å miste oversikten.

Foto: EHF

Gjenbruk arbeidsflyter - og tilpass det som er unikt

Når store arrangementer gjentas, oppstår det klassiske spørsmålet: Skal man starte fra bunnen av hver gang, eller skal man gjenbruke det som allerede fungerer?

Hos EHF er svaret en kombinasjon av begge deler. Den grunnleggende organisasjonsstrukturen forblir den samme fra arrangement til arrangement, mens innholdet tilpasses kontinuerlig.

"Den generelle arbeidsflyten for å organisere et EHF-EM er stort sett den samme hver gang: Vi har de samme tidslinjene, de samme prosedyrene, de samme forberedelsene og sidearrangementene osv. Men hvert EM er forskjellig, og derfor er det alltid noe nytt vi må tilpasse oss individuelt," sier Mate Kozma.

Det blir enda mer komplekst når flere land er medarrangører av et arrangement. I slike tilfeller blir samarbeid mellom mange aktører avgjørende - akkurat som på banen, der ingen playmaker kan vinne kampen alene.

"En stor utfordring er å få alle arrangørlandene under "samme tak", for vi ser en tendens til at flere land er medarrangører av EHF-EM", forklarer Mate Kozma.

Han fremhever også de mange forskjellene som må håndteres: kulturer, tidssoner, valutaer, tradisjoner, finansieringsmodeller og geografi.

Kort sagt:
Når flere parter jobber sammen, kan det lett oppstå flere versjoner av planen. For å skape en sterk motvekt mot dette fenomenet er det viktig å være tydelig på:

• Hva som må være likt (kvalitetsstandarder, styring, milepæler)

• Hva som kan være lokalt (metoder, bemanning og praktisk gjennomføring)

Interessenter: Hvem skal man koordinere med - og hvorfor er det utfordrende?

For at et EHF-EM skal lykkes, er det ikke nok å ha en solid plan. Planen må fungere på tvers av et bredt spekter av interessenter med ulike roller og interesser.

EHF koordinerer med organisasjonskomiteer, partnere, leverandører og de mest sentrale interessentene: lagene og dommerne. Ifølge Mate Kozma er samarbeid med disse gruppene avgjørende for å kunne levere en vellykket turnering.

"Det er selvsagt mange ulike interessenter som vi må samarbeide med for å sikre et vellykket EHF EURO", sier han.

Dette samarbeidet omfatter både vertslandenes organisasjonskomiteer og et bredt spekter av kommersielle og tekniske partnere.

"Vi har jevnlig kontakt med organisasjonskomiteene i arrangørlandene i løpet av forberedelsesperioden. I tillegg er det mange ulike partnere som er involvert i organiseringen av et slikt arrangement. EHF har for eksempel et utmerket partnerskap med EHF EURO Media & Marketing-partneren "Infront", noe som er avgjørende for en bærekraftig utvikling fra arrangement til arrangement."

Når så mange interessenter er involvert, oppstår det sjelden utfordringer på grunn av manglende vilje. De oppstår oftere på grunn av ulike perspektiver, prioriteringer og ansvarsområder.

Derfor beskriver Mate Kozma EHF EURO som et felles produkt, der samarbeid og tydelige rammer går hånd i hånd.

"EHF-EM arrangeres ikke bare av Det europeiske håndballforbundet, men er et felles produkt sammen med alle interessenter, først og fremst organisasjonskomiteene, EHF-partnerne og de nasjonale forbundene. Som et styrende organ holder vi oss imidlertid strengt til et visst kvalitetsnivå."

Og poenget?
Jo flere interessenter som er involvert, desto større er behovet for felles mål, klart definerte roller og tydelige standarder. Dette begrenser ikke samarbeidet - det gjør det mulig.

Foto: EHF

Hvordan skaper man rytme og klarhet i praksis?

Komplekse prosjekter løses ikke bare ved å "kommunisere mer". Det som virkelig betyr noe, er når man kommuniserer, hvem som er involvert, og om alle forstår sine kontaktpunkter.

Hos EHF er kommunikasjon derfor planlagt som en integrert del av arrangementsorganisasjonen. Klare rutiner er på plass: ukentlige interne møter i EHF, regelmessige prosjektmøter på tvers av avdelinger og månedlige koordineringsmøter med organisasjonskomiteer og samarbeidspartnere. Etter hvert som arrangementet nærmer seg, blir koordineringen stadig mer detaljert, med fokus på spesifikke områder som gjestehåndtering, konkurransedrift, arenaoppsett og akkreditering.

"For å sikre raske kommunikasjonsprosesser opprettes det en motpartsliste med alle kontaktpersoner og ansvarsområder for hvert område, som oppdateres jevnlig, slik at alle er klar over de respektive kontaktpunktene og, viktigst av alt, hvem de skal kontakte direkte", forklarer Mate Kozma.

Når turneringen begynner, endrer kommunikasjonen seg. Fokuset flyttes til raske justeringer og felles, daglig læring. Som Mate forteller, avsluttningsvis: "Under turneringen har vi daglige de-briefing-møter med nøkkelpersonellet etter hver kampdag for å diskutere de mest relevante temaene."