Säilyttäkää suunnittelutietonne, kun avainhenkilöt lähtevät

Tee tärkeästä tiedosta jaettu, elävä yleiskatsaus Plandiscissa, jotta se ei katoa sen omaavan työntekijän mukana.

TL;DR

Kun tärkeä suunnittelutieto on vain muutaman avaintyöntekijän päässä, organisaatiostasi tulee haavoittuvainen. Kun työntekijät lähtevät, vaarana on, että menetät tärkeän asiayhteyden, myöhästyt määräajoista ja käytät aikaa jo olemassa olevien prosessien uudelleen keksimiseen.

Plandiscin kaltainen yhteistoiminnallinen visuaalinen suunnittelutyökalu auttaa sinua:

• säilyttää tärkeää suunnittelutietoa ennen kuin se katoaa
• dokumentoida sekä prosessit että niiden taustalla oleva ajattelu
• Luoda yhteinen organisaatiomuisti, joka säilyy, vaikka työntekijät vaihtaisivat työpaikkaa.
• Helpottaa palvelukseen ottamista ja tiedon siirtoa
• Vähentää riippuvuutta yksilöistä
• Pidä toistuvat toiminnot, määräajat ja vastuualueet näkyvillä vuodesta toiseen.

Suunnittelutiedon kokoaminen elävään, hengittävään pyörään helpottaa kaikkia ymmärtämään, mitä on tehtävä, milloin on tehtävä ja miksi.

Tee tärkeästä tiedosta jaettu, elävä yleiskuva Plandiscissa, jotta se ei katoa sen työntekijän mukana, jolla se on.

Katso, miten tiedon katoaminen häiritsee hiljaisesti suunnittelua.

Jos olet joskus menettänyt avaintyöntekijän kesken kiireisen suunnittelujakson, tiedät, miten haavoittuvaiseksi organisaatiostasi tulee, kun tieto "näin me teemme asiat täällä" on vain muutaman työntekijän päässä.

Yhtäkkiä viikkoja kuluu vanhojen tiedostojen etsimiseen, päätösten keräämiseen sähköpostiviesteistä ja kysymyksiin vastaamiseen, joiden pitäisi olla osa suunnitelmaa. Samalla kasvaa riski myöhästyä määräajoista, päällekkäisyyksistä ja virheistä, joista organisaatio on jo kertaalleen oppinut.

Sekä julkiset että yksityiset organisaatiot havaitsevat, että tietämyksen menetys aliarvioidaan usein. Esimerkiksi NASA kuvailee, miten tiedonsiirron suunnittelun puute voi johtaa sekä tuottavuuden menetykseen että turvallisuushaasteisiin. Voit lukea lisää heidän oppaasta: NASAn opas tiedon jatkuvuudesta ja siitä, miten välttää organisaation kriittisen tiedon menettäminen.

Asia on sama jokapäiväisessä elämässä. Kun tärkeä suunnittelutieto katoaa, menetät yleiskuvan, jatkuvuuden ja turvallisuuden.

Samaan aikaan viimeaikaiset kokemukset tiedonsiirrosta osoittavat, että monet luovutukset aloitetaan liian myöhään ja keskitytään liian kapeasti tiettyihin tehtäviin. Usein puuttuu konteksti: Miksi teemme asiat näin? Mitä oppeja prosessin taustalla on? Mistä sudenkuopista olemme jo oppineet?

Tähän artikkeliin on koottu konkreettisia suosituksia ja käytännönläheinen tarkistuslista inspiroimaan sinua: Best practices for knowledge transfer: step-by-step guide and checklist.

Tässä Plandisc voi toimia yhteisenä kehyksenä sekä tietämykselle että kontekstille.

Sen sijaan, että suunnittelutietämys jäisi hajallaan asiakirjoihin ja kansioihin, järjestä se visuaaliseen vuosipyörään, joka näyttää vuoden rytmin strategiasta ja budjeteista kampanjoihin, tarkastuksiin ja toistuviin toimiin.

Voit lisätä kuhunkin aktiviteettiin muistiinpanoja, linkkejä ja vastuuhenkilöitä. Näin kollegoiden on helppo nähdä, mitä on tehtävä, milloin se on tehtävä ja miksi se on suunniteltu juuri sillä tavalla.

Näin tiedon jakamisesta ei tule kertaluonteista tehtävää. Siitä tulee luonnollinen osa suunnittelua.

Tee haavoittuvasta suunnittelutietämyksestä yhteinen visuaalinen yleiskuva

Kun vain muutama henkilö "tietää, miten asiat tehdään", organisaation suunnittelutietämyksestä tulee haurasta.

Se on kätketty yksilöllisiin kokemuksiin, vanhoihin sähköpostiviesteihin ja taulukkolaskentataulukoihin, joita harvat kollegat ymmärtävät. Kun työntekijä vaihtaa työpaikkaa tai jää eläkkeelle, vaikutukset tuntuvat välittömästi.

Koska kyseessä ei ole vain henkilö, joka katoaa.

Se on myös oikoteitä, kokemusta ja hiljaista tietoa siitä, miten vuosi oikeastaan toimii.

Kun tarkastellaan organisaatioita, joissa menetetyn tiedon seuraukset voivat olla merkittäviä, sama kuvio toistuu. Niissä tiedon säilyttämisestä tehdään osa jokapäiväistä elämää eikä mikään viime hetkellä ratkaistava asia.

NASAn johtajille suunnatussa oppaassa tiedon jatkuvuudesta kuvataan juuri tätä lähestymistapaa. Siinä korostetaan, miten huono tiedonsiirron suunnittelu voi johtaa tuottavuuden menetykseen, toistuviin virheisiin ja pahimmassa tapauksessa turvallisuusongelmiin. Voit lukea oppaan täältä: NASAn opas johtajille tiedon jatkuvuudesta ja organisaation tiedon säilyttämisestä.

Yksityisten yritysten kokemukset osoittavat samaan suuntaan. Monet luovutukset epäonnistuvat, koska painopiste on tehtävissä eikä ymmärryksessä. Konkreettisia suosituksia löydät täältä: Parhaat käytännöt ja tarkistuslista tehokasta tiedonsiirtosuunnitelmaa varten.

Viesti on yksinkertainen: Jos haluat suojella organisaatiosi suunnittelutietämystä, sen on oltava sekä dokumentoitua että helposti ymmärrettävää seuraavalle henkilölle.

Tässä Plandiscin kaltainen visuaalinen suunnittelutyökalu tarjoaa selkeän edun.

Sen sijaan, että antaisit vuoden tärkeimmän tiedon elää erillisissä asiakirjoissa, keräät sen yhteiseen digitaaliseen vuosisykliin.

Jokainen rengas voi edustaa tärkeää suunnittelualuetta:

• Strategiset aloitteet
• Toiminta ja hallinto
• vaatimustenmukaisuus ja hallinto
• kampanjat ja hankkeet
• Lukuvuosi tai varainhoitovuosi

Toiminnoista annetaan lyhyt kuvaus, vastuuhenkilöt ja asiaankuuluvat huomautukset. Voit linkittää lisäasiakirjoihin, mutta yleiskatsaus pysyy samassa paikassa.

Kun yksi kollega lähtee, seuraava kollega voi nopeasti ymmärtää, miten vuosi on järjestetty, ennen kuin hän sukeltaa kansioihin ja järjestelmiin.

Tämä vähentää riippuvuutta yksittäisistä henkilöistä ja vähentää tilanteita, joissa päätökset on luotava uudelleen vanhoista sähköposteista.

Sen sijaan sinulla on yhteinen organisatorinen muisti, joka helpottaa suunnittelua, yhteistyötä ja työnkulkujen kehittämistä ajan myötä.

Pidä suunnittelutieto elävänä digitaalisen kiertokalenterin avulla

Tiedon säilyttäminen ei ole vain asiakirjojen tallentamista.

Kyse on myös tiedon käyttökelpoisuudesta.

Monet ovat kokeneet, että on otettava haltuun kansio täynnä vuosisuunnitelmia, PowerPoint- ja Excel-taulukoita, joissa tiedostojen nimet, versiot ja rakenne vaikeuttavat suunnan löytämistä.

Muodollisesti tieto on tallennettu.

Käytännössä aloitat lähes tyhjästä.

Plandiscin digitaalinen kiertokalenteri auttaa sinua tekemään tiedosta aktiivisen osan suunnittelua.

Sen sijaan, että luot uusia kansioita vuodesta toiseen, rakennat rakenteen, jota voidaan käyttää uudelleen, kehittää edelleen ja parantaa.

Kun kiertokalenteri toimii hyvin, voit kopioida sen seuraavaan vuoteen, säilyttää toistuvat prosessit ja mukauttaa päivämääriä ja yksityiskohtia tarpeen mukaan.

Näin painopiste siirtyy oikeiden tiedostojen etsimisestä työskentelyyn yhteisen ja elävän kuvan pohjalta vuodesta.

Inspiraatiota löydät tästä oppaasta, jossa kerrotaan, miten organisaatiot dokumentoivat tärkeää tietoa ennen kokeneiden työntekijöiden lähtöä: Guide to documenting organisational knowledge before experienced employees leave.

Monet suosituksista sopivat luontevasti Plandiscin vuosisykliin. Priorisoi tärkeimmät prosessit, tee lyhyitä tietämyshaastatteluja ja dokumentoi tärkeimmät asiat. Käytä sitten kiertokalenteria rakenteena, joka osoittaa, mihin prosessit kuuluvat vuoden rytmissä.

Voit liittää muistiinpanoja, linkkejä ja asiakirjoja suoraan asiaankuuluviin toimintoihin ja luoda yhden yhteisen paikan suunnittelulle ja tietämykselle.

Se muuttaa myös kokemusta siitä, kun vastuu siirtyy avainhenkilöltä.

Uusi kollega ei kohtaa tyhjyyttä.

Hän kohtaa vuosisyklin, joka näkyy:

• Kun budjettityö alkaa
• Milloin on valmistauduttava tilintarkastukseen ja raportointiin
• Milloin käynnistetään merkittäviä aloitteita
• Ketkä ovat tyypillisesti mukana

Tämä luo luottamusta käyttöönotossa ja helpottaa vastuun jakamista organisaatiossa.

Koska kun tärkeä tieto on useamman ihmisen nähtävillä, suunnittelu on vähemmän haavoittuvaa, yhteistyö on vahvempaa ja vuoden aikana on paljon helpompi navigoida.