Useimmat organisaatiot ajattelevat, että heidän lukuvuosisuunnittelunsa ongelma on viestintäongelma. Se ei ole. Se on näkyvyysongelma, eikä mikään määrä ylimääräisiä kokouksia korjaa suunnitelmaa, jota kukaan ei pysty näkemään kokonaisuudessaan.
Jos johdat operatiivista toimintaa tai poikkiorganisatorista suunnittelua suuressa, monimutkaisessa organisaatiossa, joka toimii akateemisten tai ohjelmakausien mukaan, tiedät tämän jo. Sinulla on SharePoint. Sinulla on Teams. Sinulla on Outlook. Ja silti pääkalenteri elää yhä laskentataulukossa, joka on kolme versiota vanhentunutta ennen kuin lukukausi edes alkaa.
Lyhyesti: - Pirstaleinen lukuvuosisuunnittelu Microsoft 365:ssä on näkyvyysongelma, ei viestintäongelma - SharePoint ja Teams jakavat tietoa, mutta ne eivät korvaa varsinaista suunnittelukerrosta - Pyöreä vuosikello paljastaa osastojen väliset riippuvuudet, jotka lineaariset työkalut piilottavat - Plandisc toimii suunnittelukerroksena olemassa olevan M365-ympäristösi sisällä - Seitsemän konkreettista vaihetta vie sinut laskentataulukkokaaoksesta yhteen jaettuun visuaaliseen suunnitelmaan - Varaa Plandisc-demo nähdäksesi, miten se toimii omassa ympäristössäsi
Kuvittele suunnittelupäällikkö suuressa yksityisessä yliopistossa. On syyskauden kolmas viikko. Akkreditointikatsauksen ikkuna, henkilöstön kehittämisjakso ja hakijoiden avoimien ovien päivä ovat kaikki osuneet samalle neljän viikon ajanjaksolle. Kukaan ei suunnitellut tätä törmäystä, koska kukaan ei voinut nähdä sitä etukäteen. Tenttilauta-aikataulut olivat yhden koordinaattorin Outlookissa. Tilavaraukset olivat SharePoint-listassa, jota kukaan ei päivittänyt. Hakijatiimillä oli oma laskentataulukkonsa. Kun ristiriita viimein paljastui, kolme ulkopuolista sidosryhmää oli jo vahvistanut osallistumisensa. Tämä ei ole yrityksen puutetta. Se on rakenteen puutetta.
1. Lopeta SharePointin ja Teamsin käyttäminen suunnittelukerroksena
Et saa mitään hyötyä lisäämällä lisää asiakirjoja järjestelmään, joka jo hukkuu niihin. SharePoint on erinomainen jakelukerros. Teams on toimiva viestintäkerros. Kumpikaan ei ole suunnittelukerros.
Tällä erottelulla on merkitystä. Jakelukerros tallentaa ja jakaa. Suunnittelukerros tekee koko vuosirakenteen näkyväksi, näyttää kuka omistaa minkäkin osan ja tuo riippuvuudet esiin ennen kuin ne muuttuvat konflikteiksi. Kun suunnittelu elää SharePoint-listoissa tai Outlook-kalentereissa, saat yksittäisiä paloja vuodesta, et vuotta kokonaisuutena.
Ensimmäinen askel on nimetä tämä puute tiimisi kanssa avoimesti. Tarkastele, missä lukuvuosikalenteri todella asuu: kuinka monta tiedostoa, kuinka monta omistajaa, kuinka monta versiota on tällä hetkellä liikkeellä. Tuo luku on yleensä epämiellyttävä. Se on myös hyödyllinen, koska se rakentaa perustelun erilliselle suunnittelukerrokselle, joka kytkeytyy niihin M365-työkaluihin, joita henkilöstösi jo käyttää päivittäin.
2. Kartoita jokainen vuosikierto, joka koskettaa lukuvuosikalenteria
Ennen kuin voit rakentaa johdonmukaisen suunnitelman, sinun täytyy tietää, mitä olet suunnittelemassa. Useimmat operatiiviset johtajat aliarvioivat rinnakkaisten kiertojen määrän yhdessä instituutiossa.
Yleisiä kartoitettavia kiertoja: - Lukuvuosikalenteri itse: lukukausien päivämäärät, arviointiajanjaksot, tenttilaudat, valmistujaiset - HR-kierto: rekrytointikierrokset, arviointijaksot, henkilöstön kehittämisviikot - Kiinteistöt ja tilat: huoltoseisokit, tilavarausikkunat, investointihankkeet - Varainhankinta ja alumni-toiminta: kampanjajaksot, tapahtumat, suurlahjoittajien kontaktipisteet - Hallinto ja akkreditointi: hallituksen kokoukset, katsausikkunat, tarkastusjaksot, toimitusmääräajat
Jokaisella näistä kierroista on oma omistajansa, oma rytminsä ja omat ehdottomat päivämääränsä. Heti kun kaksi niistä törmää, joku maksaa hinnan reaktiivisena koordinointina. Kartoita ne kaikki ennen kuin rakennat kalenterin, ei sen jälkeen.
Käytännöllinen lähestymistapa: järjestä yksi työpaja, johon osallistuu yksi edustaja kustakin kierron omistajasta. Pyydä jokaista nimeämään viisi ehdottominta päivämääräänsä tulevalle vuodelle. Aseta ne yhdessä näkyviin. Ristiriidat näkyvät välittömästi.
3. Käytä pyöreää vuosinäkymää paljastamaan se, mitä lineaariset työkalut piilottavat
Miksi lineaarinen suunnittelu epäonnistuu vuosikiertojen kohdalla
Gantt-kaaviot ja laskentataulukon rivit esittävät ajan suorana viivana. Se sopii projektisuunnitteluun, jossa on alku ja loppu. Lukuvuosikalenterit eivät ole projekteja. Ne toistuvat. Ne ovat luonteeltaan syklisiä, ja suoraviivainen näkymä hämärtää rakenteelliset kaavat, jotka toistuvat vuodesta toiseen.
Mitä vuosikello näyttää sen sijaan
Pyöreä vuosikello antaa sinulle mahdollisuuden nähdä koko vuosikierto kerralla: kaikki kaksitoista kuukautta, kaikki osastot, kaikki avainpäivämäärät yhdessä näkymässä. Kun pyörität vuosikelloa nykyiseen kuukauteen, näet paitsi mitä tapahtuu nyt, myös mitä on tulossa seuraavalla neljänneksellä ja mitä juuri tapahtui. Riippuvuudet, jotka ovat näkymättömiä laskentataulukossa, kuten yhteys orientaatioviikon ja IT-provisiointiaikataulujen välillä, tulevat ilmeisiksi, kun molemmat sijaitsevat samalla pyöreän suunnitelman renkaalla.
Tämä ei ole kosmeettinen mieltymys. Se muuttaa päätöksiä, joita voit tehdä. Et pysty havaitsemaan neljän osaston törmäystä viikolla seitsemän, jos katsot viikkoa seitsemän eristyksissä.
4. Tuo Plandisc olemassa olevaan Microsoft 365 -ympäristöösi
Tässä vaiheessa on oikea hetki olla suora: yllä kuvatut vaiheet edellyttävät työkalua, joka toimii suunnittelukerroksena Microsoft 365:n sisällä, ei sen rinnalla. Juuri tähän Plandisc on rakennettu.
Plandisc on visuaalinen pyöreä vuosisuunnittelutyökalu, joka integroituu Microsoft 365:een. Tiimisi jatkaa työskentelyä Teamsissa, SharePointissa ja Outlookissa. Plandisc lisää suunnittelukerroksen, joka tällä hetkellä puuttuu: jaetun, vuorovaikutteisen vuosikellon, joka tekee koko lukuvuosi- ja operatiivisen kalenterin näkyväksi kaikille, joiden on se nähtävä.
Konkreettisesti tämä tarkoittaa lukuvuosisuunnittelussa Microsoft 365:ssä seuraavaa:
- Rakennat vuosikellon kerran, kaikkine kiertojen ja osastojen tasoineen - Se asuu M365-ympäristössäsi, joten ei tarvita uutta kirjautumista eikä uuden järjestelmän omaksumista - Plandisc-muutokset näkyvät välittömästi kaikille, joilla on pääsy. Ei manuaalista ketjutusta, ei sähköpostia neljälletoista henkilölle - Eri sidosryhmät näkevät rooliinsa sopivan yksityisyystason: johto näkee institutionaalisen kokonaiskuvan, tiedekuntien johtajat näkevät ohjelmakalenterinsa, koordinaattorit näkevät operatiiviset yksityiskohdat - Kun päivämäärä muuttuu, esimerkiksi valmistujaiset siirretään, siirrät sen kerran ja muutos on heti voimassa
Akkreditointikatsauksia kohtaaville organisaatioille Plandisc tarjoaa myös versiohistorian siitä, miten kalenteri oli rakennettu ja kuka omisti minkäkin elementin. Se on todennettava jäljityspolku, ei jälkikäteen rekonstruoitu sellainen.
Varaa Plandisc-demo nähdäksesi, miten tämä toimii juuri sinun M365-ympäristössäsi.
5. Rakenna jatkuvuus suunnitelmaan, ei henkilöön
Koordinaattoreiden suuri vaihtuvuus on yksi aliarvioitetuimmista riskeistä akateemisessa suunnittelussa. Kun suunnitelma asuu jonkun päässä tai henkilökohtaisessa Outlookissa, se lähtee heidän mukanaan. Seuraava henkilö viettää viikkoja rekonstruoimalla kontekstin, jonka olisi pitänyt olla institutionaalista muistia.
Jaettu visuaalinen kalenteri Microsoft 365:n sisällä muuttaa tämän. Suunnitelma on pysyvä. Se ei kuulu tehtävänhaltijalle. Kun uusi henkilö aloittaa, hän avaa vuosikellon ja näkee kokonaiskuvan välittömästi. "Uuden koordinaattorin vero", ne viikot, jotka kuluvat suunnittelukontekstin jälleenrakentamiseen, pienenee merkittävästi.
Tämä pätee myös kausiluonteisiin vaihdoksiin. Kun lähtevä koordinaattori dokumentoi suunnitelman visuaalisesti Plandisc-järjestelmässä, tuleva henkilö perii paitsi päivämäärät myös logiikan siitä, miksi nuo päivämäärät sijoittuvat juuri siihen kohtaan.
6. Määritä yksi totuuden lähde ja pidä siitä kiinni
Yleisin syy siihen, miksi lukuvuosisuunnittelu epäonnistuu Microsoft 365:ssä, ei ole työkalujen puuttuminen. Se on liian monen rinnakkaisen työkalun olemassaolo ilman hierarkiaa. Kun jokainen osasto ylläpitää omaa versiotaan kalenterista, pääversiota ei ole olemassa.
Nimeä Plandisc viralliseksi lähteeksi. Jokaisen muun viitteen, olipa se SharePoint-sivu, Teams-kanavan kuvaus tai painettu lukukausikortti, tulisi osoittaa siihen, ei kopioida sitä. Tämä edellyttää hallinnollista päätöstä, ei teknistä. Jonkun, jolla on institutionaalinen auktoriteetti, täytyy sanoa: tässä suunnitelma asuu, ja kaikki muut versiot ovat johdannaisia.
Tuo päätös on helpompi tehdä, kun sidosryhmät näkevät vuosikellon jo etukäteen ja ymmärtävät, mitä se sisältää.
7. Tarkastele vuosikelloa jokaisen kierron lopussa, ei alussa
Useimmat suunnittelukatsaukset tapahtuvat elokuussa tai syyskuussa, juuri ennen uuden lukuvuoden alkua. Silloin päätökset on jo tehty ja kalenteri on jo sovittu. Hyödyllinen katsaus tapahtuu kesäkuussa tai heinäkuussa, kun asioita on vielä mahdollista muuttaa.
Käytä kuluvan kierron vuosikelloa seuraavan lähtökohtana. Lisää se, mitä tiedät: vahvistetut lukukausipäivämäärät, toistuvat hallintokokoukset, tiedossa olevat henkilöstön kehittämissitoumukset. Tunnista rakenteelliset törmäykset ennen kuin niistä tulee operatiivisia hätätilanteita. Tämä on ero suunnittelun harjoittamisen ja suunnittelun reaktiona tekemisen välillä.
Microsoftin Work Trend Index 2023 -raportin mukaan 68 % ihmisistä kokee, ettei heillä ole riittävästi keskeytyksetöntä keskittymisaikaa työpäivän aikana, ja koordinointirasitus on yksi merkittävistä tekijöistä. Kun suunnitelma on selkeä ja näkyvä, koordinointikuorma pienenee. Ihmiset käyttävät vähemmän aikaa tilanteen selvittelyyn ja enemmän aikaa varsinaiseen työhön.
UCISA:n digitaalisten valmiuksien tutkimus on toistuvasti osoittanut, että Microsoft 365 -ympäristö on käytössä lähes kaikissa brittiläisissä korkeakouluissa. Infrastruktuuri on jo olemassa. Suunnittelukerros on se puuttuva osa.
Euroopan komission digitaalisen koulutuksen toimintasuunnitelma nostaa myös institutionaalisen koordinointikyvyn yhdeksi keskeiseksi esteeksi tehokkaalle ohjelmien toteutukselle. Tähän haasteeseen jäsennelty visuaalinen suunnittelu vastaa suoraan.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä eroa on lukuvuosisuunnittelulla Microsoft 365:ssä ja pelkällä Outlookin käytöllä? Outlook hallitsee yksilöllisiä ja jaettuja kalentereita tapahtumatasolla. Se ei anna sinulle koko vuoden näkymää eri osastojen yli, näytä kiertojen välisiä riippuvuuksia eikä tarjoa yhtä suunnittelukerr
.jpg)
