Destination Hässleholm skaper oversikt over byens aktiviteter i Teams

Overgangen til en visuell årsplan fjerner administrativ støy og sikrer at kommunen og de lokale medlemsbedriftene alltid har tilgang til de nyeste oppdateringene.

Destination Hässleholm

Destination Hässleholm ble etablert ved årsskiftet 2025/2026 som en videreutvikling av en byforening med dype røtter i lokalsamfunnet. Organisasjonen opplever sterk vekst og har i dag 133 medlemsbedrifter, samtidig som den har et tett operasjonelt samarbeid med kommunen. Deres overordnede mandat er å skape aktivitet og besøksstrømmer som er med på å styrke det lokale næringslivet.

Med den raske veksten og mange uavhengige aktører oppsto det imidlertid tidlig store utfordringer rundt koordinering. Tidligere foregikk planleggingen i statiske Excel-ark, i Google Drive og gjennom en overveldende mengde e-postutvekslinger. Dette førte til konstante manuelle oppdateringer, usikkerhet rundt versjonsstyring og misforståelser om hvilke planer som egentlig var gjeldende.

Driftssjef og nettstedutvikler for Destination Hässleholm, Johan Jönsson – som i 2025 ble kåret til både Årets Centrumutvecklare i Sverige og Årets Hässleholmare – beskriver den tidligere hverdagen slik:
"Det har jo vært Excel, og vi har noen ganger jobbet i Google Drive. Alt foregikk på e-post. Vi har sendt en e-post, og senere oppdaterer vi den. Så har man sendt enda en e-post ut, senere oppdatert den litt og sendt en ny versjon av gårde med beskjeden: ‘Her kommer en ny versjon,'" og fortsetter,

Men etter hvert blir det jo også til spørsmålet: ‘Hvor mange versjoner har vi egentlig?’ Og da oppstår det misforståelser."

Johan Jönsson

Driftssjef og nettstedutvikler, Destination Hässleholm

Mangelen på en felles og tilgjengelig oversikt skapte også store utfordringer eksternt. Forskjellige kommunale avdelinger og eksterne arrangører la ofte store arrangementer på nøyaktig de samme datoene – helt uten kjennskap til hverandres planer. Johan forklarer at det skapte unødvendige konflikter i aktivitetskalenderen:

Vi har hatt veldig mange kollisjoner, kan man si. Kommunen har jobbet med sitt og arrangert sine aktiviteter, vi har hatt våre, og andre har hatt sine. Da har det ofte oppstått konflikter og overlapp mellom aktivitetene.

Johan Jönsson

Driftssjef og nettstedutvikler, Destination Hässleholm

En lettere arbejdshverdag direkte i Teams

For å løse disse utfordringene og fjerne det administrative bruset, valgte Destination Hässleholm å samle planleggingen i Plandisc. Det digitale årshjulet har gjort det mulig å samle alle arrangementer i en visuell struktur, der de forskjellige avdelingenes aktiviteter ligger som separate ringer. Brukerne kan enkelt slå de forskjellige ringene av og på for å kontrollere om nye datoer kolliderer med eksisterende planer.

At en profil med Johans tunge faglige anerkjennelse og lokale utmerkelser velger å strukturere arbeidet gjennom et digitalt årshjul, understreker verktøyets nytteverdi i komplekse organisasjoner. En av de mest merkbare forbedringene i teamets arbeidshverdag er den tette integrasjonen med Microsoft Teams. Siden medarbeiderne allerede bruker Teams til daglig kommunikasjon, har det gjort arbeidsflyten markant enklere at planleggingsverktøyet er tilgjengelig på samme sted.

"Det som også er fordelen med Plandisc, er at jeg har det direkte i Teams. Det var faktisk en av de store fordelene – at jeg slipper å logge inn på nettsiden eller via en separat innlogging hele tiden. I stedet har jeg det hele samlet direkte i Teams, hvor jeg også har kalender, chat og alt det andre."

Styrket samarbeid og automatisert informasjonsflyt

Implementeringen av det dynamiske årshjulet har endret måten Destination Hässleholm samarbeider med både styret, kommunen og medlemsbedriftene på. I stedet for å skrive lange statusrapporter eller sende ut nye filer hver gang en dato flyttes, deler de nå en direkte lenke eller bruker skjermbilder i sitt presentasjonsmateriale.

Når det gjøres en endring i årshjulet, oppdateres informasjonen umiddelbart for alle parter. Det sikrer full transparens og sparer organisasjonen for store mengder manuelt arbeid. Erfaringene har også skapt interesse hos andre kommunale instanser, som det lokale kulturhuset, som nå vurderer å ta i bruk verktøyet for å koordinere konserter og arrangementer.

Investeringen har gitt en tydelig tidsbesparelse og skapt en mer forutsigbar struktur på tvers av organisatoriske grenser. Johan oppsummerer verdien av overgangen:

Dette kommer til å spare oss for mye tid. Det koster litt, men det er verdt det med tanke på all tiden vi kommer til å spare. Og som du sier, det effektiviserer og automatiserer prosessene, spesielt det at vi kan gjøre en endring ett sted, og så blir den automatisk oppdatert i kalenderne.

Johan Jönsson

Driftssjef og nettstedutvikler, Destination Hässleholm

Vil du vite mer om hvordan dere best kan bruke Plandisc i deres organisasjon?
Book en demo med en av våre spesialister, og se hvordan Plandisc kan hjelpe dere med å strukturere planleggingen.

Bedre samarbeid og færre koordineringsutfordringer i Hässleholm