1. SOPIMUKSEN SYNTYMINEN
1.1. Tämän kotisivun omistaa ja sitä ylläpitää, Visma Plandisc A/S, Axel Kiers Vej 5a, DK-8270 Højbjerg, Tanska, CVR (y-tunnus) 37204854 (jäljempänä “Plandisc”).
1.2. Nämä käyttöehdot (jäljempänä ”Ehdot”) hyväksytään ruksaamalla kohta ”Olen lukenut ja hyväksyn käyttöehdot” tilauslomakkeessa, käyttämällä sovellusta tai palveluja tai muulla tavoin ilmaisemalla hyväksyvänsä ehdot. Ehdot ovat voimassa Plandiscin ja asiakkaan (jäljempänä ”Asiakas”) välillä. Jos Asiakas on juridinen persoona, hyväksytään nämä ehdot Asiakkaan puolesta.
2. TOIMINTAVAKAUS
2.1. Plandisc pyrkii parhaaseen mahdolliseen toimintavakauteen mutta ei vastaa ohjelman kaatumisesta tai toimintahäiriöistä, mukaan lukien toimintahäiriöt, jotka johtuvat Plandiscin vaikutuspiirin ulottumattomissa olevista tekijöistä kuten esim. sähkökatkoista, laitteissa olevista virheistä, nettiyhteyksistä, telekommunikaatioyhteyksistä tai vastaavista. Palvelu toimitetaan ”sitoumuksetta ja sellaisenaan”, ja Plandisc sanoutuu irti kaikista suorista ja epäsuorista takuista, vakuutuksista, suosituksista ynnä muista vastaavista ehdoista.
2.2. Jos ohjelma kaatuu tai siinä on häiriöitä, pyrkii Plandisc palauttamaan toiminnan normaaliksi mahdollisimman nopeasti.
2.3. Suunnitellut keskeytykset ohjelman toiminnassa ajoitetaan etupäässä aikavälille 21.00–06.00 CET. Jos pääsy Plandisciin on välttämätöntä katkaista jonakin muuna ajankohtana, varoitetaan siitä etukäteen siinä määrin kuin mahdollista.
3. IMMATERIAALIOIKEUDET
3.1. Plandiscin ohjelma ja siitä peräisin olevat tiedot, pois lukien Asiakkaan data, on suojattu tekijänoikeuslailla ja muilla immateriaalisilla oikeuksilla ja kuuluu tai on lisensoitu Visma Plandisc A/S:lle.
3.2. Mitään immateriaalisia oikeuksia ei luovuteta Asiakkaalle.
4. PLANDISCIN VASTUU
4.1. Plandisc sanoutuu irti kaikesta vastuusta suhteessa näihin Ehtoihin, palveluihin tai ohjelman käyttöön riippumatta siitä tapahtuuko se sopimuksen puitteissa tai sopimuksen ulkopuolella, mukaan lukien toimintakatkoista johtuvat menetykset, seurausvahingot tai muut epäsuorat menetykset, tietojen menetykset, tuotevastuusta johtuvat menetykset tai muut menetykset, jotka johtuvat yksinkertaisesta varomattomuudesta.
4.2. Menetyksen tyypistä tai vastuuperustasta riippumatta on Plandiscin kokonaisvastuu rahasummaltaan rajoitettu Asiakkaan 12 kuukauden maksujakson kokonaissummaan ennen kuin vastuunottoa vaativa tilanne alkoi.
4.3. Asiakas hyväksyy, että Visma Plandisc A/S ei ole vastuussa mistään vaatimuksista eikä menetyksistä, jotka johtuvat tuotevastuusta, kolmannen osapuolen tappioista tai vastuusta suhteessa kolmanteen osapuoleen, siinä laajuudessa kuin ne ovat peräisin Asiakkaan ohjelman käytöstä.
5. OHJELMAN KÄYTTÖ JA ASIAKKAAN VELVOLLISUUDET
5.1. Asiakas saa valitun tilauksen laajuudesta riippuvan käyttöoikeuden Plandiscin ohjelmaan.
5.2. Kirjautuminen on henkilökohtainen ja koskee yksinomaan asiakasta. Vain asiakaalla on lupa käyttää järjestelmää, ja jokainen Plandisciä käyttävä henkilö tarvitsee oman henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen.
5.3. Asiakkaan täytyy varmistua, että ohjelmaa ei käytetä tavalla, joka voi vahingoittaa Plandiscin nimeä, mainetta tai heikentää Plandiscin liikearvoa (goodwill) tai joka on voimassa olevien lakien tai muun säännöstelyn vastaista.
5.4. Jos Asiakas syöttää Plandiscin ohjelmaan henkilötietoja (esim. nimiä ja yhteystietoja), on Asiakkaalla täysi vastuu siitä, että se tapahtuu laillisesti. Plandisc kehottaa kokonaan välttämään tai mahdollisimman pitkälle rajoittamaan tiettyjen henkilötietotyyppien (arkaluontoiset henkilötiedot) syöttämistä ohjelmaan.
TIETOJENKÄSITTELYSOPIMUS
1.0 Johdanto ja tausta
1.1 Varmistuakseen, että niin Plandisc kuin Asiakas (yhdessä ”Sopimusosapuolet”) noudattavat velvollisuuksiaan sekä suhteessa kansallisiin tietosuojasääntöihin että Euroopan parlamentin ja neuvoston tietosuoja-asetukseen (EU) 2016/679 (”Asetus”), ovat Sopimusosapuolet tehneet tämän Tietojenkäsittelysopimuksen, jota sovelletaan siinä määrin kuin Asiakas syöttää henkilötietoja suunnittelutyökaluun, jonka Plandisc antaa Asiakkaan käyttöön ja jonka myötä Plandisc käsittelee henkilötietoja Asiakkaan puolesta.
1.2 Tätä Tietojenkäsittelysopimusta ei sovelleta, kun:
(1) Asiakas on yksityishenkilö, joka käyttää Plandiscin suunnittelutyökalua pelkästään henkilökohtaisiin tai perhekohtaisiin aktiviteetteihin, tai kun
(2) Asiakas ei syötä suunnitteluohjelmaan henkilötietoja
2.0 Tarkoitus
2.1 Plandisc saa käsitellä henkilötietoja vain niissä tarkoituksissa, joissa se on välttämätöntä palvelun toimittamiseksi Asiakkaalle.
3.0 Plandiscin velvollisuudet
3.1 Plandisc täyttää niin nyt kuin tulevaisuudessa velvollisuutensa suhteessa voimassa olevaan tietosuojalainsäädäntöön.
3.2 Plandisc saa käsitellä henkilötietoja vain Asiakkaan antamien dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, mukaan lukien henkilötietojen luovutuksen kolmannelle osapuolelle, ellei EU-oikeus tai jäsenvaltioiden kansallinen oikeus sitä vaadi. Tällaisissa tapauksissa Plandiscin täytyy ilmoittaa näistä juridisista vaatimuksista Asiakkaalle, ennen käsittelyn aloittamista, ellei asianomainen oikeus kiellä kyseistä ilmoitusta tärkeiden yhteiskunnallisten intressien vuoksi.
3.3 Plandiscillä ei ole mitään syytä uskoa, että voimassa oleva lainsäädäntö estäisi Plandisciä noudattamasta tämän Tietojenkäsittelysopimuksen ohjeita. Mikäli Plandisc myöhempänä ajankohtana havaitsee, että Asiakkaan ohjeet ovat ristiriidassa voimassa olevan tietosuojalainsäädännön kanssa, täytyy Plandiscin ilmoittaa asiasta välittömästi Asiakkaalle.
Plandiscin täytyy suorittaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, mukaan lukien sellaiset lisätoimenpiteet, jotka ovat välttämättömiä, jotta taataan riittävä turvallisuus estämään käsiteltyjen tietojen vahingossa tai laittomasti tapahtuva tuhoaminen, menettäminen tai huonontaminen, niiden joutuminen asiattomien käsiin, väärinkäyttäminen tai muulla tapaa tapahtuva käsittely vastoin kunakin ajankohtana voimassa olevaa Tanskan tietosuojalakia, vrt. Asetuksen artikla 32.
3.4 Henkilötiedot ovat luottamuksellisia ja niiden täytyy pysyä luottamuksellisina. Plandiscin täytyy varmistua siitä, että kaikki, jotka käsittelevät henkilötietoja, ovat saaneet riittävästi ohjeistusta ja koulutusta henkilötietojen käsittelemisestä ja ovat sitoutuneet luottamuksellisuuteen.
3.5 Plandiscin täytyy auttaa Asiakasta varmistamaan Asetuksen artikloiden 32-36 asettamien velvollisuuksien noudattaminen ottaen huomioon käsittelyn luonne ja ne tiedot, joihin Plandiscillä on pääsy.
3.6 Plandiscin täytyy ilmoittaa Asiakkaalle ilman tarpeetonta viivästymistä, jos Plandisc tulee tietoiseksi turvallisuuspuutteesta, ja Plandiscin täytyy välittömästi ilmoittaa Asiakkaalle aina, jos täytäntöönpaneva oikeusviranomainen pyytää henkilötietojen julkistamista, ellei tämä ole voimassa olevan lainsäädännön vastaista.
3.7 Ottaen huomioon käsittelyn luonne, auttaa Plandisc Asiakasta – siinä määrin kuin mahdollista ja asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden avulla – täyttämään Asiakkaan velvollisuuden vastata pyyntöihin, jotka koskevat rekisteröityjen oikeuksien käyttämistä, kuten säädetty Asetuksen kappaleessa 3.
3.8 Jos Asiakas vaatii tietoa tai apua koskien turvallisuustoimenpiteitä ja dokumentaatiota tai tietoa siitä, miten Plandisc käsittelee henkilötietoja, ja tällainen pyyntö sisältää tietoa, joka ylittää sen rajan, mikä on kohtuullista ja tarpeellista voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaan, saa Plandisc vaatia maksua tällaisista lisäpalveluista.
4.0 Asiakkaan velvollisuudet
4.1 Asiakas takaa täyttävänsä niin nyt kuin tulevaisuudessa velvollisuutensa suhteessa voimassa olevaan tietosuojalainsäädäntöön, mukaan lukien seuraavat kohdat:
o Käyttäessään Plandiscin tarjoamaa suunnittelutyökalua Asiakas käsittelee henkilötietoja vain ja ainoastaan voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
o Asiakkaalla on lainmukainen peruste käsitellä henkilötietoja.
o Asiakkaalla on vastuu niiden henkilötietojen, joita Plandisc käsittelee, täsmällisyydestä, loukkaamattomuudesta, sisällöstä, luotettavuudesta ja laillisuudesta.
o Asiakas on täyttänyt ilmoitusvelvollisuutensa suhteessa rekisteröityihin koskien henkilötietojen käsittelyä voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
5.0 Ulkoisten tietojenkäsittelijöiden käyttö ja tietojen luovutus
5.1 Tähän Tietojenkäsittelysopimukseen kuuluu Asiakkaan aikaisempi yleinen ja erityinen kirjallinen hyväksyntä koskien Plandiscin muiden tietojenkäsittelijöiden (”Ulkoiset tietojenkäsittelijät”) käyttöä. Asiakas hyväksyy, että Plandisc käyttää niitä Ulkoisia tietojenkäsittelijöitä, jotka on ilmoitettu Liitteessä 1.
5.2 Tietojenkäsittelijän Ulkoiset tietojenkäsittelijät on listattu kunakin ajankohtana päivitettyyn listaan Ulkoisista tietojenkäsittelijöistä, joka on nähtävissä täällä. Asiakkaalle täytyy ilmoittaa, ennen kuin Plandisc vaihtaa tai lisää uusia Ulkoisia tietojenkäsittelijöitä. Asiakkaalla on kuitenkin oikeus vastustaa uutta Ulkoista tietojenkäsittelijää vain, jos tämä ei käsittele tietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tällaisessa tilanteessa tulee Plandiscin osoittaa Ulkoisen tietojenkäsittelijän tietosuojalainsäädännön mukainen tietojenkäsittely sallimalla Asiakkaalle pääsy Plandiscin tietosuoja-arvioon koskien Ulkoista tietojenkäsittelijää. Jos Sopimusosapuolet ovat edelleen eri mieltä Ulkoisen tietojenkäsittelijän käytöstä, voi Asiakas irtisanoa suunnittelutyökalun tilauksen, jolloin kyseessä oleva Ulkoinen tietojenkäsittelijä ei enää käsittele Asiakkaan tietoja.
5.3 Ennen henkilötietojen siirtämistä Ulkoiselle tietojenkäsittelijälle täytyy Plandiscin varmistua siitä, että (1) Asiakas ei ole vastustanut kyseisen Ulkoisen tietojenkäsittelijän käyttöä; (2) Plandisc ja Ulkoinen tietojenkäsittelijä ovat tehneet sopimuksen (”Sopimus tietojen käsittelyn ulkoistamisesta”), joka sisällöllisesti vastaa tätä sopimusta, erityisesti koskien takuuta siitä, että asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet suoritetaan; (3) Sopimus tietojen käsittelyn ulkoistamisesta koskien Asiakkaan henkilötietoja raukeaa automaattisesti, kun tämä Tietojenkäsittelysopimus sanotaan irti.
5.4 Jos Ulkoinen tietojenkäsittelijä sijaitsee tai henkilötietoja säilytetään EU:n/ETA:n ulkopuolella, valtuuttaa Asiakas Plandiscin varmistamaan riittävän perustan henkilötietojen siirtämiselle kolmanteen maahan Asiakkaan puolesta, mukaan lukien EU-komission standardisopimusten käytön.
5.5 Plandisc kantaa täyden vastuun suhteessa Asiakkaaseen siinä tapauksessa, että ulkoinen tietojenkäsittelijä ei noudata tämän Tietojenkäsittelysopimuksen mukaisia velvollisuuksiaan.
6.0 Auditointi
6.1 Plandisc sallii Asiakkaalle pääsyn kaikkiin niihin tietoihin, jotka ovat välttämättömiä, jotta pystytään osoittamaan Asetuksen artiklan 28 asettamien vaatimusten täyttyminen.
6.2 Asiakkaalla on oikeus kerran vuodessa toimittaa tarkastus Plandiscin velvollisuuksien hoitamisesta suhteessa Tietojenkäsittelysopimukseen. Jos Asiakkaalla on voimassa olevan lain mukainen velvollisuus tarkastukseen, voi tarkastuksen suorittaa useammin kuin kerran vuodessa. Asiakkaan täytyy tarkastusta pyytäessään lähettää yksityiskohtainen tarkastussuunnitelma, jossa kuvataan tarkastuksen laajuus, kesto ja alkamispäivä. Suunnitelma tulee lähettää viimeistään neljä viikkoa ennen tarkastuksen ehdotettua alkamispäivää. Jos tarkastuksen suorittaa kolmas osapuoli, tulee Plandiscin ja Asiakkaan sopia siitä yhdessä. Asiakas voi kuitenkin antaa Plandiscin päättää, että turvallisuussyistä tarkastuksen suorittajan on oltava Plandiscin valitsema puolueeton kolmas osapuoli, mikäli kyseessä on tietojenkäsittely-ympäristö, jossa on käytetty usean tietovastaavan tietoja.
6.3 Tarkastus tulee kaikissa olosuhteissa toimittaa normaalien työaikojen puitteissa ja relevantissa paikassa sopusoinnussa Plandiscin käytäntöjen kanssa ja se ei saa kohtuuttomassa määrin häiritä Plandiscin tavallisia kaupallisia aktiviteetteja.
6.4 Asiakas vastaa kaikista tarkastuksesta koituvista kuluista. Tietojenkäsittelijän tekemä avustustyö tässä yhteydessä, siltä osin kuin se ylittää tavallisen palvelun, jonka Plandiscin tulee tietosuojalainsäädännön mukaan tarjota, laskutetaan erikseen.
7.0 Sopimuksen kesto ja päättyminen
7.1 Tietojenkäsittelysopimus astuu voimaan, kun Asiakas syöttää henkilötietoja Plandiscin suunnittelutyökaluun.
7.2 Tietojenkäsittelysopimus on voimassa niin pitkään kuin Plandisc käsittelee henkilötietoja Asiakkaan puolesta Asiakkaan suunnittelutyökalun käytön yhteydessä.
7.3 Tämä Tietojenkäsittelysopimus päättyy automaattisesti, kun Asiakkaan suunnittelutyökalun tilaus päättyy. Kun tilaus päättyy, Plandisc tuhoaa tai palauttaa asianmukaisessa muodossa kaikki henkilötiedot, joita Plandisc on käsitellyt Asiakkaan puolesta. Mikäli Asiakas toivoo apua tietojen palauttamiseen, sovitaan kustannuksista Sopimusosapuolten välillä ja niiden tulee pohjautua i) tuntipohjaiseen laskutukseen Plandiscin työhön käyttämän ajan perusteella ii) pyydetyn prosessin kompleksisuuden tasoon iii) valittuun formaattiin.
8.0 Ehtojen muutokset
8.1 Tämä Tietojenkäsittelysopimus on Sopimusosapuolia sitova ja sitä voidaan muuttaa vain tekemällä uusi Tietojenkäsittelysopimus.
8.2 Huolimatta kohdan 8.1 säädöksestä voi Plandisc muuttaa Tietojenkäsittelysopimusta varmistaakseen sen yhtäpitävyyden kunakin ajankohtana voimassa olevan tietosuojalainsäädännön kanssa. Tällaisessa tapauksessa Plandisc tiedottaa Asiakkaalle Tietojenkäsittelysopimuksen muutoksista.
9.0 Vastuu
9.1 Plandisc ei ole vastuussa Asiakkaalle koituneesta tappioista, mikäli ne ovat johtuneet olosuhteista, jotka ovat Plandiscin kontrollin ulkopuolella.
9.2 Plandisc ei ole millään muotoa korvausvelvollinen Asiakkaalle koituneista epäsuorista tappioista, mukaan lukien mutta ei pelkästään liikevaihdolle ja maineelle aiheutuneet tappiot. Lisäksi Plandiscin kokonaiskorvausvastuu Asiakkaalle on rajoitettu summaan, joka vastaa Asiakkaan viimeisten 12 kuukauden tilausmaksujen kokonaissummaa.
10.0 Sovellettava laki ja riidanratkaisu
10.1 Tähän Tietojenkäsittelysopimukseen sovelletaan Tanskan lakia.
10.2 Kaikki vaateet ja kiistat, jotka nousevat tästä Tietojenkäsittelysopimuksesta tai muulla tapaa ovat siihen sidoksissa, ratkaistaan Aarhusin kaupungin käräjäoikeudessa.
Liite 1
Tämä liite on kiinteä osa Tietojenkäsittelysopimusta ja muodostaa Asiakkaan ohjeet Plandiscille koskien Plandiscin Asiakkaan puolesta suorittamaa henkilötietojen käsittelyä.
Henkilötietojen käsittely
1. Käsittelyn tarkoitus:
Plandisc käsittelee Asiakkaan henkilötietoja siinä määrin kuin Asiakas syöttää niitä suunnitteluohjelmaan, jonka Plandisc tarjoaa ja jota se hallinnoi. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta Plandisc voi täyttää velvollisuutensa suhteessa tilaussopimukseen.
2. Datasubjektien kategoriat:
Plandisc käsittelee henkilötietoja koskien niitä datasubjektien kategorioita, jotka Asiakas syöttää suunnittelutyökaluun, mukaan lukien Asiakkaan työntekijät, asiakkaat, yhteistyökumppanit, palvelun vastaanottajat (esim. koulun oppilaat ja oppilaiden vanhemmat).
3. Henkilötietojen kategoriat:
Koska suunnittelutyökalu sisältää vapaita tekstikenttiä ja mahdollisuuden ladata dokumentteja, käsittelee Plandisc niitä henkilötietoja, jotka Asiakas syöttää suunnittelutyökaluun, mukaan lukien nimet, ammattinimekkeet, yhteystiedot, henkilötunnukset, sairaustiedot sekä loma- ja vapaapäivät.
Asiakasta kehotetaan rajoittamaan arkaluontoisten henkilötietojen syöttämistä ohjelmaan.
4. Ulkoiset tietojenkäsittelijät ja käsittelyn fyysinen sijainti:
Plandisc käyttää Ulkoisena tietojenkäsittelijänä Microsoftia, sillä Plandiscin ohjelmistoa ylläpitää (hostaa) Microsoftin datakeskus Dublinissa, Irlannissa.