Useimmat akateemisen kalenterin ongelmat eivät ole aikataulutusongelmia. Ne ovat näkyvyysongelmia. Kun jokainen tiedekunta suunnittelee omassa järjestelmässään, ristiriidat eivät nouse pintaan ennen kuin joku on jo sitoutunut tilaan, päivämäärään tai budjettiriviin. Jos johdat toimintaa tai osastojen välistä suunnittelua suuressa, monitiedekuntaisessa instituutiossa, tiedät jo, mitä tämä viivästyminen maksaa.
Lyhyesti: - Hajanainen tiedekuntakalenteri synnyttää näkymättömiä ristiriitoja, jotka nousevat esiin vasta pahimmalla hetkellä - Pyöreä vuosisuunnittelunäkymä antaa jokaiselle tiimille yhteisen viitepisteen, ei pelkästään jaettua asiakirjaa - Akkreditointiajanjaksot, ilmoittautumisaikaikkunat ja tiedekuntien yhteiset tapahtumat mahtuvat kaikki yhdelle visuaaliselle tasolle - Plandisc yhdistyy suoraan Microsoft 365:een, joten jo käyttämäsi työkalut tulevat osaksi yhtä johdonmukaista suunnitelmaa - Vuosikellomuoto tekee vuosisuunnittelusta kiertomaisen prosessin eikä joka vuosi elokuussa alusta aloitettavaa rakennusurakka
Kuvitellaan tilanne: Rekisteritoimistosi on juuri vahvistanut orientaatioviikon päivämäärät kauppatieteiden tiedekunnalle. Kolme päivää myöhemmin tekniikan tiedekunta varaa lukuvuoden aloituksensa samaan ajankohtaan, vetäen mukaansa saman AV-tiimin, samat opiskelijapalvelujen henkilöt ja kaksi neljästä pääluennointisalista. Kumpikaan tiimi ei tarkistanut yhteistä suunnitelmaa, koska sellaista ei ollut olemassa. Oli vain erillisiä laskentataulukoita ja sähköpostiketju, jota kukaan ei ole kunnolla lukenut. Kun ristiriita vihdoin havaitaan, molemmat aikataulut on jo kerrottu opiskelijoille. Kyse ei ole aikataulutuksen epäonnistumisesta. Se on koordinaatioinfrastruktuurin pettäminen, ja se toistuu joka vuosi.
1. Lopeta akateemisen kalenterin käsittely yhden tiedekunnan ongelmana
Ensimmäinen askel kohti toimivaa akateemisen kalenterin koordinointia on hyväksyä, että yksikään tiedekunta ei omista pääaikataulua. Instituutiossa, jossa oikeustieteiden tiedekunta toimii trimestereillä, lääketieteen tiedekunta blokkiaikataululla ja kauppatieteellinen tiedekunta perinteisellä lukukausimalliilla, "akateeminen kalenteri" on todellisuudessa viisi tai kuusi päällekkäistä kalenteria, jotka kommunikoivat keskenään harvoin.
Sinun tehtäväsi toiminta- tai suunnittelujohtajana on luoda yhdistävä kerros. Se tarkoittaa jokaisen tiedekuntien välisen riippuvuuden tunnistamista ennen vuoden alkua: jaetut tilat, jaettu IT-infrastruktuuri, jaettu hallintohenkilöstö ja yhteiset opiskelijoille näkyvät virstanpylväät, kuten avoimet ovet, orientaatiot ja valmistujaiset.
Aloita listaamalla kaikki tapahtumaluokat, jotka käyttävät resursseja yhden tiedekunnan ulkopuolelta. Jos instituutiollasi on keskitetty tilapalvelutiimi, yhteinen IT-tukipalvelu tai rekisteritoimisto, joka palvelee kaikkia osastoja, jokainen näihin toimintoihin liittyvä tapahtuma kuuluu tiedekuntien yhteiseen näkymään, ei vain osaston omaan kalenteriin.
Kyse ei ole siitä, että tiedekuntahallinnon suunnitteluvaltuudet otettaisiin pois. Kyse on siitä, että kaikille annetaan yhteinen visuaalinen viite, jolloin tekniikan tiimin varatessa luentosarjan ristiriita kauppatieteellisen orientaation kanssa näkyy sekunneissa, ei kolmen viikon päästä.
2. Kartoita akkreditointi- ja vaatimustenmukaisuusajanjaksot ensin
Akkreditoinnin määräajat eivät jousta. Oli instituutiosi matkalla kohti AACSB:tä, EQUISia, ABETia tai muuta tahoa, toimitus- ja tarkistusajanjaksot ovat kiinteitä, ja niiden laiminlyönti kantaa mukanaan maineen ja talouden seurauksia, joihin mikään muu kalenterivirhe ei yllä.
Ennen kuin merkitset yhtäkään lukukausipäivämäärää, ankkuroi vuosisuunnitelmasi näiden ikkunoiden ympärille. Kohtele akkreditointitoimitusten ajanjaksoja, itsearviointien määräaikoja ja tarkistuskäyntejä kiinteinä, neuvottelemattomina pisteinä. Kaikki muu, perehdytysviikot, tutkimussymposiumit, hallitusraportointisyklit, sijoitetaan niiden ympärille.
Miksi tämä järjestys on tärkeä
Kun akkreditointi-ikkunat sijaitsevat yhteisessä visuaalisessa suunnitelmassa erillisen vaatimustenmukaisuusseurannan sijaan, tapahtuu kaksi asiaa. Ensinnäkin muut tiimit lakkaavat varaamasta kysyttyjä resursseja niille ajanjaksoille tajuamatta, että paine on tulossa. Toiseksi akkreditointitoimitusten vastuulla olevat akateemiset johtajat näkevät yhdellä silmäyksellä, onko heidän työkuormansa kyseisenä kuukautena jo tiukentunut muiden institutionaalisten sitoumusten vuoksi.
Akateeminen kalenterin koordinointityökalu, joka tuo kaiken tämän esiin yhdessä näkymässä, poistaa tarpeen erilliselle sähköpostikampanjalle aina akkreditoinnin virstanpylvään lähestyessä.
3. Rakenna vuosikello, älä vuoden laskentataulukko
Lineaarinen laskentataulukko tai Gantt-kaavio kertoo, mitä tapahtuu seuraavaksi. Vuosikello näyttää koko vuoden muodon kerralla, mukaan lukien missä paine kasautuu ja missä on hengitystilaa.
Vuosikellomuoto on erityisen hyödyllinen akateemisille instituutioille, koska lukuvuosi on luonnostaan syklinen. Ensimmäinen lukukausi, arviointijakso, talviloma, toinen lukukausi, tenttikausi, kesä. Tämä sykli toistuu, minkä vuoksi suunnittelutyökalun tulisi kiertyä eteenpäin eikä käynnistyä uudelleen alusta joka elokuussa.
Kun koordinaattorit rakentavat uuden laskentataulukon joka vuosi, institutionaalinen tieto nollautuu sen mukana. Päivämäärät, päätökset ja niiden taustalla oleva logiikka asuvat laskentataulukon omistajan muistissa eikä itse suunnitelmassa. Pyöreä vuosisuunnitelma kantaa eteenpäin. Päivität sen, mikä on muuttunut, ja kierrät rakenteen seuraavaan sykliin, jolloin suunnitelma kerää institutionaalista muistia sen sijaan, että menettäisi sitä.
4. Yhdistä M365-ympäristösi yhteiseen visuaaliseen suunnitelmaan Plandiscin avulla
Noin kahden kolmasosan kohdalla jokaista suunnittelukeskustelua toimintajohtajien kanssa nousee sama havainto esiin: Microsoft 365 on jo kaikkialla. Teams hoitaa viestinnän. Excel sisältää suunnitelman. SharePoint tallentaa asiakirjat. Mutta yhdistävää kerrosta, johon nämä kaikki työkalut osoittaisivat, ei ole, eikä yhtä näkymää, jonka tiedekunnan johtaja, tiloista vastaava ja hallituksen jäsen voivat kaikki lukea kolmassakymmenessä sekunnissa.
Plandisc on pyöreä vuosisuunnittelutyökalu, joka on rakennettu juuri tähän ympäristöön. Se asettuu Microsoft 365:n sisään ja muuttaa olemassa olevat tietosi yhteiseksi vuosikelloksi, jonka jokainen sidosryhmä voi lukea omalla yksityiskohtatasollaan.
Näin tämä näyttää käytännössä monitiedekuntaisessa instituutiossa:
- Jokainen tiedekuntataso sijaitsee omalla vuosikellon renkaallaan, joten päällekkäisyydet näkyvät ilman tietojen yhdistämistä - Akkreditointi-ikkunat, hallitusraportointipäivämäärät ja ilmoittautumisajanjaksot sijaitsevat yhteisellä ulkokehällä, jonka kaikki näkevät - Plandisciin tehdyt muutokset päivittyvät reaaliajassa, joten "mikä versio on ajantasainen" -ongelmaa ei enää ole - Vuosikello on jaettavissa suoraan M365-ympäristöstäsi ilman uutta sisäänkirjautumisestettä kollegoille, jotka ovat jo järjestelmässä
Plandisc ratkaisee myös henkilöstön vaihtuvuusongelman, joka heikentää hiljaisesti suunnittelun jatkuvuutta. Kun suunnittelukoordinaattori lähtee kesken syklin, vuosikello pysyy. Hänen seuraajansa perii jäsennellyn, visuaalisen suunnitelman eikä laskentataulukoiden kansiota ja muistoja käydyistä keskusteluista.
Toimintajohtajille, jotka johtavat niukkoja hallintotiimejä useissa tiedekunnissa, tämä jatkuvuus ei ole mukava lisä. Se on riskienhallintaväline.
Varaa Plandisc-demo nähdäksesi, miten vuosikello toimii M365-ympäristössäsi.
5. Nimeä tiedekuntien välinen suunnitteluvastuuhenkilö, älä vain hanki suunnittelutyökalu
Työkalut eivät koordinoi ihmisiä. Nimetty osastojen välinen suunnitteluvastaava tekee. Ennen kuin otat käyttöön minkään akateemisen kalenterin koordinointityökalun, varmista, kuka omistaa suunnitelman pääkerroksen, kenellä on muokkausoikeudet ja kenellä vain katseluoikeudet, ja kuka vastaa ristiriitojen merkitsemisestä niiden noustessa esiin.
Useimmissa instituutioissa tämä rooli kuuluu jollekin rekisteritoimistossa, toimintajohdossa tai keskitetyssä akateemisten palvelujen tiimissä. Tärkeintä on, että rooli on selkeä eikä vain oletettava.
Suunnitteluvastaavan ei tarvitse hallita jokaisen tiedekunnan sisäistä kalenteria. Hän tarvitsee ylläpitää jaettua kerrosta, suorittaa neljännesvuosittaisen ristiriitantarkistuksen ja varmistaa, että akkreditointi- ja vaatimustenmukaisuusajanjaksot huomioidaan uusia tapahtumia varattaessa.
6. Suorita ristiriitantarkistus ennen jokaista suurta varausikkunaa
Lisää jäsennelty ristiriitantarkistusprosessi kalenterisykliisi. Ennen kuin orientaatiopäivämäärät vahvistetaan, ennen kuin tapahtumatiiimi varaa pääauditoriota syksyn tutkimussymposiumille, ennen kuin varainkeräyskampanjan aikataulu päätetään, suorita tarkistus yhteistä vuosikelloa vasten.
Tämän ei tarvitse olla pitkä kokous. Visuaalisen pyöreän suunnitelman avulla tilojen, akateemisten palvelujen ja asianomaisen tiedekunnan edustajien viidentoista minuutin katselmus riittää yleensä nostamaan esiin ristiriidat, jotka muutoin ilmenisivät kuusi viikkoa myöhemmin hätätilanteina.
Microsoftin Work Trend Index 2023 -raportin mukaan 57 % työajasta kuluu viestintään luomisen sijaan. Yhteinen visuaalinen suunnitelma vähentää viestinnän ylikuormaa, joka nostaa tätä lukua, koska vastaus kysymykseen "milloin se on varattu?" on nähtävissä ilman sähköpostiketjua.
7. Käytä vuosikelloa johdon raportointikerroksena
Hallituksen jäsenet ja ylin johto eivät tarvitse yksityiskohtaisia aikataulutustietoja. He tarvitsevat strategisen yleiskuvan: milloin ilmoittautuminen avautuu, milloin varainkeräyskampanja käynnistyy, milloin akkreditointitoimitus tehdään, ja ovatko nämä ajanjaksot ristiriidassa keskenään.
Vuosikello välittää tämän yhdellä kuvalla. Sen sijaan, että viet laskentataulukon yhteenvedon jokaiseen hallituksen kokoukseen, toimintatiimisi voi jakaa Plandisc-näkymän suodatettuna johtotasolle, näyttäen vain ne strategiset virstanpylväät, jotka johdon on tarpeen nähdä.
Tämä helpottaa myös vastaamaan kysymykseen, jonka hallitukset ja sijoittajat esittävät useimmin: "Onko meillä riittävästi kapasiteettia tuona ajanjaksona?" Pyöreän vuosinäkymän avulla vastaus on nähtävissä, ei laskettavissa.
EDUCAUSE Review nostaa säännöllisesti esiin yksikköjen välisen yhteistyön ja institutionaalisen ketteryyden korkeakoulujen hallinnon jatkuvina haasteina. Yhteinen visuaalinen suunnittelukerros vastaa molempiin haasteisiin suoraan antamalla jokaiselle yksikölle yhteisen viitepisteen.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä eroa on vuosikellolla ja jaetulla kalenterilla tai projektinhallintajärjestelmällä? Jaettu kalenteri näyttää yksittäiset tapahtumat järjestyksessä. Projektinhallintajärjestelmä seuraa tehtävien valmistumista. Vuosikello näyttää koko suunnittelusyklin muodon kerralla, mukaan lukien missä useat työvirrat ovat päällekkäin ja missä
