Vaiheittainen opas johtajille ja koordinaattoreille, jotka työskentelevät osastojen välisen suunnittelun parissa.
TL;DR
Tiedät jo, että vuodesta tulee kaoottinen. Et vain vielä näe tarkalleen, missä.
Vuorovaikutteinen vuosisuunnittelukalenteri auttaa sinua:
- Havaita viikot, jolloin markkinointi, taloushallinto ja henkilöstöhallinto ovat kaikki samaan aikaan huipputilassa. Ennen kuin niistä tulee ongelma.
- Korvaa kymmenen taulukkolaskentataulukkoa, joita kukaan ei päivitä, yhdellä elävällä yleiskatsauksella, johon kaikki luottavat.
- tehdä riippuvuuksista näkyviä, jotta et enää havaitse niitä hätätilanteissa.
- Mene perjantaina kotiin tietäen, että kaikki kriittiset määräajat on seurattu, eikä kukaan jää maanantaiaamuna yllätetyksi.
- Ole se henkilö, joka vihdoin antaa organisaatiolle yhteiset aivot staattisten asiakirjojen kasan sijaan.
Menetelmä on yksinkertainen. Vaikutus ei ole.
Vuosi on haamuongelma
Useimmissa organisaatioissa kummittelee haamu.
Se ei kummittele rakennuksessa. Se kummittelee suunnittelussa.
Se on näkymätön voima, joka saa markkinoinnin suunnittelemaan yhdessä nurkassa, taloushallinnon toisessa nurkassa ja henkilöstöhallinnon jossain välissä, ja jokaisella on oma kalenterinsa, oma taulukkonsa ja oma versionsa vuodesta. Kukaan ei tee mitään väärin. He eivät vain tee sitä yhdessä.
Ja siilohaamu rakastaa sitä.
Sillä sillä hetkellä, kun nämä suunnitelmat on yhdistettävä, kaikki näkymätön muuttuu yhtäkkiä näkyväksi ja kiireelliseksi. Kampanjan käynnistäminen riippuu budjetin hyväksymisestä. Rekrytointikampanja, joka osuu päällekkäin vuoden suurimman tilintarkastuksen kanssa. Johtajien tilaisuus, joka on suunniteltu viikolle, jolloin uusi raportointikierros alkaa.
Harvard Business Review -lehden analyysin mukaan 67 prosenttia organisaatioiden yhteistyön epäonnistumisista johtuu suoraan siiloista. Ei huonoihin aikomuksiin. Ei ponnistelujen puutteeseen. Osastot vain työskentelevät rinnakkaisissa universumeissa, kunnes todellisuus pakottaa ne törmäämään toisiinsa.
Siilohaamun ei tarvitse voittaa.
Tarvitaan kuitenkin parempi suunnitelma kuin toivoa, että kaikkien laskentataulukot ovat jotenkin samassa linjassa.
Todellinen ongelma ei ole suunnittelu. vaan formaatti.
Useimmissa organisaatioissa on vuosittainen suunnitteluprosessi.
Ongelma on staattinen asiakirja.
Tiedättehän sen. Se laadittiin tammikuussa suurine tavoitteineen, vietiin PDF- tai Excel-tiedostona, lähetettiin sähköpostitse viidelletoista ihmiselle ja muuttui sitten vähitellen valheeksi. Ei siksi, että joku olisi ollut huolimaton. Heti kun asiakirja lähtee käsistäsi, se alkaa kuolla. Prioriteetit muuttuvat. Päivämäärät siirtyvät. Avainhenkilöt lähtevät. Kukaan ei päivitä päätiedostoa.
Maaliskuuhun mennessä työskentelet muistin ja vaiston varassa. Kesäkuuhun mennessä ei ole yhteistä kuvaa vuodesta.
McKinseyn tutkimus osoittaa, että hyvin koordinoidut tiimit ovat jopa 25 prosenttia tuottavampia kuin vähemmän koordinoidut tiimit. Koordinointi ei kuitenkaan tapahdu lähettämällä parempia PDF-tiedostoja. Se syntyy korvaamalla staattinen asiakirja jollakin elävällä: jollakin, joka näyttää suunnitelmien lisäksi myös sen, miten kaikki liittyy toisiinsa.
Vuorovaikutteinen vuosisuunnittelukalenteri mahdollistaa juuri tämän muutoksen.
Vaihe 1: Anna jokaiselle osastolle rengas ja laita kaikki samaan kuvaan.
Ensimmäinen siirto on tilallinen.
Sen sijaan, että kymmenen erillistä kalenteria asuisi kymmenessä erillisessä kansiossa, rakennat yhden pyöreän yleiskatsauksen, jossa jokainen osasto on omalla kehällään. Koko vuosi on näkyvissä kerralla.
Tyypillinen rakenne voisi näyttää tältä:
- Ulompi rengas: Strategiset painopisteet ja johtamisen virstanpylväät
- Keskimmäiset renkaat: Yksittäiset osastot (markkinointi, henkilöstö, talous, operatiivinen toiminta, tietotekniikka).
- Sisempi rengas: Yhteiset määräajat, vaatimustenmukaisuusvaatimukset, hallintotapahtumat ja sääntelyn syklit.
Katso nyt, mitä näet, mitä et aiemmin nähnyt.
Kaksi osastoa, joilla molemmilla on huipputoimintaa samalla viikolla. Kampanjan käynnistäminen budjetin jäädyttämisen päällä. Määräaika, josta kukaan ulommissa renkaissa ei tiennyt.
Et vain listaa tapahtumia. Kartoitat organisaation rytmiä ja teet sen näkyväksi kaikille, joiden on työskenneltävä sen sisällä.
Plandiscissa kukin rengas on suoraan asianomaisen osaston omistuksessa ja muokattavissa. Tuloksena on kollektiivisesti rakennettu suunnitelma, ei pääasiallinen asiakirja, jonka elossa pitämisestä vastaa yksi henkilö.
Vaihe 2: Nimeä riippuvuudet ennen kuin ne nimeävät sinut.
Useimmissa organisaatioissa riippuvuussuhteet ovat seuraavanlaisia:
Ne saavat nimen vasta, kun niistä tulee ongelma.
"Emme voineet käynnistää, koska taloushallinto ei ollut vielä hyväksynyt sitä." "Emme voineet käynnistää, koska taloushallinto ei ollut vielä hyväksynyt sitä." "Menetimme kolme viikkoa, koska IT-järjestelmä oli jumissa, eikä kukaan kertonut meille." "Me menetimme kolme viikkoa, koska IT-järjestelmä oli jumissa, eikä kukaan kertonut meille." "Uusi työntekijä aloitti sillä viikolla, kun raportointilukitus tuli voimaan."
Vuorovaikutteinen vuosisuunnittelukalenteri ei yksinään estä näitä tilanteita. Mutta se tekee ne näkyviksi etukäteen, mikä antaa sinulle sen, mitä sinulla ei juuri koskaan ole: aikaa sopeutua.
Kun kaikki osastot ovat samassa pyöreässä katsauksessa, voit kysyä kysymyksiä, joihin nykyisin vastataan liian myöhään:
- Ovatko jotkin kaksi tiimiä molemmat huippukuormituksessa saman kolmen viikon aikana?
- Riippuuko tämä kampanja tietoimituksesta, joka ei ole vielä kenenkään kalenterissa?
- Onko sisäiseen kehään haudattu vaatimustenmukaisuuden määräaika, joka vetää kolme henkilöä pois nykyisistä projekteistaan?
Gartnerin tutkimus osoittaa, että organisaatiot, joissa on paljon monialaista koordinointia, lyhentävät projektien läpimenoaikoja jopa 30 prosenttia. Tuossa luvussa ei ole kyse ponnisteluista. Kyse on kitkan poistamisesta, joka syntyy, kun riippuvuudet jäävät näkymättömiin.
Näe törmäys ennen kuin se tapahtuu. Se on tehtävä.
Vaihe 3: Lisää konteksti, joka tekee suunnitelmasta käyttökelpoisen, ei vain näkyvän.
Yhteinen yleiskatsaus on vain niin hyödyllinen kuin sen sisältämä ymmärrys.
Lisää interaktiivisen vuosisuunnittelukalenterin jokaiseen toimintoon:
- Lyhyt kuvaus siitä, mitä toiminta sisältää ja miksi se on sijoitettu sinne, minne se on sijoitettu.
- Vastuullinen omistaja: vastuullinen henkilö tai tiimi.
- Linkit asiaankuuluviin asiakirjoihin, tiedotteisiin tai hankesuunnitelmiin.
- Huomautukset päätöksistä tai riippuvuuksista, jotka ovat vaikuttaneet ajoitukseen.
Tämä erottaa kalenterin ja jaetun toimintamallin toisistaan.
Kun kollega tulee mukaan kesken vuoden, hän ei kohtaa tyhjiötä. Hän avaa kalenterin ja ymmärtää heti, miten vuosi toimii: mitä on tulossa, kuka sen omistaa ja miksi se on jäsennelty juuri niin kuin se on jäsennelty. Perehdyttämiskokousta ei tarvita. Ei vanhojen sähköpostiviestiketjujen arkeologiaa.
Kun toimitusjohtaja pyytää tilannekatsausta ennen hallituksen kokousta, et käytä kahta tuntia päivitysten etsimiseen viideltä osastolta. Jaat linkin.
Strategista linjausta koskeva tutkimus on johdonmukainen tässä asiassa: ne organisaatiot, jotka säilyttävät vauhdin koko vuoden ajan, ovat niitä, joissa prioriteetit ja niiden perustelut ovat näkyvissä, ei vain johdolle vaan kaikille työtä tekeville.
Suunnitelma on viestintää.
Vaihe 4: Jaa se niin kuin se on tarkoitettu nähtäväksi.
Suunnitelma, johon kukaan ei pääse käsiksi, on henkilökohtainen tehtävälista tavoitteineen.
Vuorovaikutteisen vuosisuunnittelukalenterin tarkoitus on, että siitä tulee jaettu viitepiste: se ei ole lähetettävä asiakirja, vaan elävä näkymä, jonka kaikki voivat avata aina tarvittaessa.
On olemassa useita käytännöllisiä tapoja toteuttaa tämä:
- Upota se intranetiin, jotta se on aina yhden napsautuksen päässä, eikä hautautuneena kansioon.
- Lisää se Microsoft Teamsin välilehdeksi kanaviin, joiden on pysyttävä koordinoituina.
- Jaa vain lukemiseen tarkoitettuja linkkejä sidosryhmille, jotka tarvitsevat näkyvyyttä ilman muokkausoikeuksia.
- Laita se johtajien kokoustennäytölle ja anna sen korvata tilapäivitykset.
Kun suunnitelma on aina näkyvissä, tiimien työskentelytapa muuttuu.
Sen sijaan, että koordinointi tapahtuisi hätäkokouksissa, se tapahtuu aikaisemmin, koska ihmiset näkevät, mitä on tulossa, ja voivat merkitä ristiriidat ennen niiden syntymistä. Project Management Institute on havainnut, että tiimit, joilla on selkeästi jaetut projektisuunnitelmat, saavuttavat tavoitteensa 28 prosenttia todennäköisemmin. Tämä ei johdu paremmista aikeista vaan siitä, että näkyvyys poistaa viivästyksiä aiheuttavat epäselvyydet.
Psykologinen rauha ei ole pehmeä etu. Se on mitattavissa oleva tulos.
Vaihe 5: Rakenna kerran. Paranna joka vuosi.
Yksi pyöreän vuosisuunnitelman hiljaisista eduista on se, että tammikuu ei ala nollasta.
Kun sinulla on hyvin jäsennelty yleiskatsaus, voit kopioida sitä eteenpäin. Toistuvat prosessit pysyvät paikoillaan: budjettikierrot, raportoinnin määräajat, kampanjarytmi, hallituksen kokoukset, vaatimustenmukaisuuden tarkistukset. Mukautat päivämääriä, päivität omistajat ja lisäät edellisen vuoden kokemukset.
Ensimmäisenä vuonna poistat kitkaa ja teet näkymättömästä näkyvää. Toisena vuonna parannat toimintaa kokemuksen perusteella. Kolmantena vuonna organisaatiollasi on yhteinen institutionaalinen muisti: elävä malli siitä, miten vuosi todellisuudessa toimii, ei niin kuin toivoit.
Tämä muuttaa myös sitä, mitä tapahtuu, kun avainhenkilöt lähtevät. Sen sijaan, että heidän tietämyksensä katoaisi heidän mukanaan, se elää suunnittelijassa: päätökset, ajoitus, perustelut ja toistuvat mallit. Uudet kollegat perivät selkeyden hämmennyksen sijaan. Käsittelemme tätä perusteellisesti artikkelissa Suunnittelutietämyksen säilyttäminen, kun työntekijät lähtevät.
Miltä vuosi näyttää, kun siilohaamu häviää.
Tässä on rehellinen ennen ja jälkeen.
Ennen:
- Jokainen osasto ylläpitää omaa kalenteriaan ja vartioi sitä
- Riippuvuudet nousevat esiin hätätilanteina
- Koordinointi vaatii kokouksia vain yhteisten perusasioiden selvittämiseksi.
- Käyttöönotto tarkoittaa viikkojen arkeologista tutkimista vanhojen tiedostojen ja sähköpostiviestien avulla.
- Johtajat saavat tilapäivityksiä eikä yhteistä kuvaa.
Jälkeenpäin:
- Kaikki osastot osallistuvat yhteen monikerroksiseen, elävään yleiskatsaukseen.
- Huiput ja päällekkäisyydet näkyvät kuukausia ennen kuin niistä tulee ongelmia.
- Koordinointi on rakenteellista, se on sisäänrakennettu suunnitelmaan sen sijaan, että se lisättäisiin reaktiivisiin kokouksiin.
- Uudet kollegat näkevät heti ensimmäisenä päivänä, miten vuosi toimii.
- Johtajat avaavat yhden näkymän, ja heillä on käytössään se, mitä he tarvitsevat.
Muutos ei ole ensisijaisesti teknologinen. Se on rakenteellinen ja kulttuurinen.
Kun kaikki työskentelevät saman kuvan pohjalta, kysymys ei ole enää "mitä sinä teet?" vaan "miten sinun työsi liittyy siihen, mitä me teemme yhdessä?".
Tämä on ero reagoivan ja suunnittelevan organisaation välillä.
Aloita jännitteistä, joista jo tiedät
Sinun ei tarvitse kartoittaa koko organisaatiota heti ensimmäisenä päivänä.
Aloita siitä osastojen välisestä kitkasta, jonka jo tunnet: vuoden aikana kaksi tai useampi tiimi törmää jatkuvasti resursseihin, ajoitukseen tai näkyvyyteen. Rakenna yksinkertainen ympyränmuotoinen yleiskatsaus kyseistä ikkunaa varten. Lisää asiaankuuluvat toiminnot. Nimeä riippuvuudet. Jaa se asianosaisten kanssa.
Tämä yksittäinen keskustelu, joka on ankkuroitu yhteiseen visuaaliseen aineistoon ristiriitaisten taulukkolaskentataulukoiden sijaan, riittää yleensä osoittamaan, mikä on mahdollista, kun siilohaamulla ei ole paikkaa, jonne piiloutua.
Siitä rakenne kasvaa luonnollisesti. Ja niin kasvaa myös mielenrauha.
