Vaiheittainen opas johtajille ja koordinaattoreille, jotka työskentelevät osastojen välisen suunnittelun parissa.
Tiedät jo, että vuodesta tulee kaoottinen. Et vain vielä näe tarkalleen, missä.
Vuorovaikutteinen vuosisuunnittelukalenteri auttaa sinua:
Menetelmä on yksinkertainen. Vaikutus ei ole.
Useimmissa organisaatioissa kummittelee haamu.
Se ei kummittele rakennuksessa. Se kummittelee suunnittelussa.
Se on näkymätön voima, joka saa markkinoinnin suunnittelemaan yhdessä nurkassa, taloushallinnon toisessa nurkassa ja henkilöstöhallinnon jossain välissä, ja jokaisella on oma kalenterinsa, oma taulukkonsa ja oma versionsa vuodesta. Kukaan ei tee mitään väärin. He eivät vain tee sitä yhdessä.
Ja siilohaamu rakastaa sitä.
Sillä sillä hetkellä, kun nämä suunnitelmat on yhdistettävä, kaikki näkymätön muuttuu yhtäkkiä näkyväksi ja kiireelliseksi. Kampanjan käynnistäminen riippuu budjetin hyväksymisestä. Rekrytointikampanja, joka osuu päällekkäin vuoden suurimman tilintarkastuksen kanssa. Johtajien tilaisuus, joka on suunniteltu viikolle, jolloin uusi raportointikierros alkaa.
Harvard Business Review -lehden analyysin mukaan 67 prosenttia organisaatioiden yhteistyön epäonnistumisista johtuu suoraan siiloista. Ei huonoihin aikomuksiin. Ei ponnistelujen puutteeseen. Osastot vain työskentelevät rinnakkaisissa universumeissa, kunnes todellisuus pakottaa ne törmäämään toisiinsa.
Siilohaamun ei tarvitse voittaa.
Tarvitaan kuitenkin parempi suunnitelma kuin toivoa, että kaikkien laskentataulukot ovat jotenkin samassa linjassa.
Useimmissa organisaatioissa on vuosittainen suunnitteluprosessi.
Ongelma on staattinen asiakirja.
Tiedättehän sen. Se laadittiin tammikuussa suurine tavoitteineen, vietiin PDF- tai Excel-tiedostona, lähetettiin sähköpostitse viidelletoista ihmiselle ja muuttui sitten vähitellen valheeksi. Ei siksi, että joku olisi ollut huolimaton. Heti kun asiakirja lähtee käsistäsi, se alkaa kuolla. Prioriteetit muuttuvat. Päivämäärät siirtyvät. Avainhenkilöt lähtevät. Kukaan ei päivitä päätiedostoa.
Maaliskuuhun mennessä työskentelet muistin ja vaiston varassa. Kesäkuuhun mennessä ei ole yhteistä kuvaa vuodesta.
McKinseyn tutkimus osoittaa, että hyvin koordinoidut tiimit ovat jopa 25 prosenttia tuottavampia kuin vähemmän koordinoidut tiimit. Koordinointi ei kuitenkaan tapahdu lähettämällä parempia PDF-tiedostoja. Se syntyy korvaamalla staattinen asiakirja jollakin elävällä: jollakin, joka näyttää suunnitelmien lisäksi myös sen, miten kaikki liittyy toisiinsa.
Vuorovaikutteinen vuosisuunnittelukalenteri mahdollistaa juuri tämän muutoksen.
Ensimmäinen siirto on tilallinen.
Sen sijaan, että kymmenen erillistä kalenteria asuisi kymmenessä erillisessä kansiossa, rakennat yhden pyöreän yleiskatsauksen, jossa jokainen osasto on omalla kehällään. Koko vuosi on näkyvissä kerralla.
Tyypillinen rakenne voisi näyttää tältä:
Katso nyt, mitä näet, mitä et aiemmin nähnyt.
Kaksi osastoa, joilla molemmilla on huipputoimintaa samalla viikolla. Kampanjan käynnistäminen budjetin jäädyttämisen päällä. Määräaika, josta kukaan ulommissa renkaissa ei tiennyt.
Et vain listaa tapahtumia. Kartoitat organisaation rytmiä ja teet sen näkyväksi kaikille, joiden on työskenneltävä sen sisällä.
Plandiscissa kukin rengas on suoraan asianomaisen osaston omistuksessa ja muokattavissa. Tuloksena on kollektiivisesti rakennettu suunnitelma, ei pääasiallinen asiakirja, jonka elossa pitämisestä vastaa yksi henkilö.
Useimmissa organisaatioissa riippuvuussuhteet ovat seuraavanlaisia:
Ne saavat nimen vasta, kun niistä tulee ongelma.
"Emme voineet käynnistää, koska taloushallinto ei ollut vielä hyväksynyt sitä." "Emme voineet käynnistää, koska taloushallinto ei ollut vielä hyväksynyt sitä." "Menetimme kolme viikkoa, koska IT-järjestelmä oli jumissa, eikä kukaan kertonut meille." "Me menetimme kolme viikkoa, koska IT-järjestelmä oli jumissa, eikä kukaan kertonut meille." "Uusi työntekijä aloitti sillä viikolla, kun raportointilukitus tuli voimaan."
Vuorovaikutteinen vuosisuunnittelukalenteri ei yksinään estä näitä tilanteita. Mutta se tekee ne näkyviksi etukäteen, mikä antaa sinulle sen, mitä sinulla ei juuri koskaan ole: aikaa sopeutua.
Kun kaikki osastot ovat samassa pyöreässä katsauksessa, voit kysyä kysymyksiä, joihin nykyisin vastataan liian myöhään:
Gartnerin tutkimus osoittaa, että organisaatiot, joissa on paljon monialaista koordinointia, lyhentävät projektien läpimenoaikoja jopa 30 prosenttia. Tuossa luvussa ei ole kyse ponnisteluista. Kyse on kitkan poistamisesta, joka syntyy, kun riippuvuudet jäävät näkymättömiin.
Näe törmäys ennen kuin se tapahtuu. Se on tehtävä.
Yhteinen yleiskatsaus on vain niin hyödyllinen kuin sen sisältämä ymmärrys.
Lisää interaktiivisen vuosisuunnittelukalenterin jokaiseen toimintoon:
Tämä erottaa kalenterin ja jaetun toimintamallin toisistaan.
Kun kollega tulee mukaan kesken vuoden, hän ei kohtaa tyhjiötä. Hän avaa kalenterin ja ymmärtää heti, miten vuosi toimii: mitä on tulossa, kuka sen omistaa ja miksi se on jäsennelty juuri niin kuin se on jäsennelty. Perehdyttämiskokousta ei tarvita. Ei vanhojen sähköpostiviestiketjujen arkeologiaa.
Kun toimitusjohtaja pyytää tilannekatsausta ennen hallituksen kokousta, et käytä kahta tuntia päivitysten etsimiseen viideltä osastolta. Jaat linkin.
Strategista linjausta koskeva tutkimus on johdonmukainen tässä asiassa: ne organisaatiot, jotka säilyttävät vauhdin koko vuoden ajan, ovat niitä, joissa prioriteetit ja niiden perustelut ovat näkyvissä, ei vain johdolle vaan kaikille työtä tekeville.
Suunnitelma on viestintää.
Suunnitelma, johon kukaan ei pääse käsiksi, on henkilökohtainen tehtävälista tavoitteineen.
Vuorovaikutteisen vuosisuunnittelukalenterin tarkoitus on, että siitä tulee jaettu viitepiste: se ei ole lähetettävä asiakirja, vaan elävä näkymä, jonka kaikki voivat avata aina tarvittaessa.
On olemassa useita käytännöllisiä tapoja toteuttaa tämä:
Kun suunnitelma on aina näkyvissä, tiimien työskentelytapa muuttuu.
Sen sijaan, että koordinointi tapahtuisi hätäkokouksissa, se tapahtuu aikaisemmin, koska ihmiset näkevät, mitä on tulossa, ja voivat merkitä ristiriidat ennen niiden syntymistä. Project Management Institute on havainnut, että tiimit, joilla on selkeästi jaetut projektisuunnitelmat, saavuttavat tavoitteensa 28 prosenttia todennäköisemmin. Tämä ei johdu paremmista aikeista vaan siitä, että näkyvyys poistaa viivästyksiä aiheuttavat epäselvyydet.
Psykologinen rauha ei ole pehmeä etu. Se on mitattavissa oleva tulos.
Yksi pyöreän vuosisuunnitelman hiljaisista eduista on se, että tammikuu ei ala nollasta.
Kun sinulla on hyvin jäsennelty yleiskatsaus, voit kopioida sitä eteenpäin. Toistuvat prosessit pysyvät paikoillaan: budjettikierrot, raportoinnin määräajat, kampanjarytmi, hallituksen kokoukset, vaatimustenmukaisuuden tarkistukset. Mukautat päivämääriä, päivität omistajat ja lisäät edellisen vuoden kokemukset.
Ensimmäisenä vuonna poistat kitkaa ja teet näkymättömästä näkyvää. Toisena vuonna parannat toimintaa kokemuksen perusteella. Kolmantena vuonna organisaatiollasi on yhteinen institutionaalinen muisti: elävä malli siitä, miten vuosi todellisuudessa toimii, ei niin kuin toivoit.
Tämä muuttaa myös sitä, mitä tapahtuu, kun avainhenkilöt lähtevät. Sen sijaan, että heidän tietämyksensä katoaisi heidän mukanaan, se elää suunnittelijassa: päätökset, ajoitus, perustelut ja toistuvat mallit. Uudet kollegat perivät selkeyden hämmennyksen sijaan. Käsittelemme tätä perusteellisesti artikkelissa Suunnittelutietämyksen säilyttäminen, kun työntekijät lähtevät.
Tässä on rehellinen ennen ja jälkeen.
Ennen:
Jälkeenpäin:
Muutos ei ole ensisijaisesti teknologinen. Se on rakenteellinen ja kulttuurinen.
Kun kaikki työskentelevät saman kuvan pohjalta, kysymys ei ole enää "mitä sinä teet?" vaan "miten sinun työsi liittyy siihen, mitä me teemme yhdessä?".
Tämä on ero reagoivan ja suunnittelevan organisaation välillä.
Sinun ei tarvitse kartoittaa koko organisaatiota heti ensimmäisenä päivänä.
Aloita siitä osastojen välisestä kitkasta, jonka jo tunnet: vuoden aikana kaksi tai useampi tiimi törmää jatkuvasti resursseihin, ajoitukseen tai näkyvyyteen. Rakenna yksinkertainen ympyränmuotoinen yleiskatsaus kyseistä ikkunaa varten. Lisää asiaankuuluvat toiminnot. Nimeä riippuvuudet. Jaa se asianosaisten kanssa.
Tämä yksittäinen keskustelu, joka on ankkuroitu yhteiseen visuaaliseen aineistoon ristiriitaisten taulukkolaskentataulukoiden sijaan, riittää yleensä osoittamaan, mikä on mahdollista, kun siilohaamulla ei ole paikkaa, jonne piiloutua.
Siitä rakenne kasvaa luonnollisesti. Ja niin kasvaa myös mielenrauha.