DGI Nordjylland erstatter spredte kalendere med fælles overblik

Den regionale idrætsorganisation samler 5.000 foreninger, sikrer overlevering af vigtig viden og erstatter hverdagens e-mailkaos med struktureret årsplanlægning.

Når planlægning skal fungere på tværs af teams og partnere

I komplekse organisationer kan planlægningen hurtigt smuldre mellem hænderne på os. Informationerne ender ofte i forskellige mails, personlige kalendere eller som opgaver, der kun findes i hovedet på enkelte medarbejdere. Det skaber en sårbar hverdag – især når kolleger skifter job, eller når store projekter skal løftes i fællesskab.

DGI Nordjylland kender dette problem indgående. De koordinerer både interne indsatser og samarbejder med over 5.000 foreninger fordelt på 11 kommuner.

DGI Nordjylland arbejder på tværs af teams og eksterne aktører spredt over hele Danmark. Der er brug for planer, som alle kan forstå, dele og vedligeholde – også når rollerne skifter, og succesen afhænger af mange parter.Anne Norup Justesen er foreningskonsulent hos DGI Nordjylland. Hun har de seneste otte år brugt på at gøre arbejdet i idrætsforeninger mere holdbart gennem digitale løsninger.

Design uden navn (6)

"Det handler om at støtte de frivillige, så det bliver en god oplevelse at gøre en indsats i lokalforeningen. Det kræver digitale platforme, der professionaliserer arbejdet, så det ikke bare er noget, man gør, men noget, man har styr på.”

Anne Norup Justesen

Foreningskonsulent, DGI Nordjylland

Mange foreninger bliver drevet af ildsjæle, der har gjort tingene på samme måde i årevis. Det giver stabilitet, men foreningen bliver også afhængig af få nøglepersoner.

Vi skal sikre, at foreningerne står stærkt over for rigtig meget forandring og rigtig meget udskiftning.

Når planlægningen kun findes i hovedet på få mennesker, bliver overleveringen en risiko. Digitalisering handler derfor om at gøre viden synlig for alle.

Digitaliseringens fornemmeste opgave er at sikre overleveringen.

Anne Norup Justesen

Foreningskonsulent, DGI Nordjylland

Løsningen: Start med fundamentet

Når Anne rådgiver om struktur, er hendes første råd næsten altid det samme:

"Det allerførste, jeg foreslår, er et årshjul," fortæller hun. "Du kan ikke træffe kvalificerede beslutninger uden et overblik over jeres opgaver. Det er fundamentet, før du bygger noget som helst andet på."

Før Plandisc landede de fleste planer i Excel-ark eller Word-filer, som aldrig blev opdateret igen."Problemet er, at de aldrig bliver opdateret, og så er alt arbejdet spildt," forklarer Anne.

I dag hjælper hun foreningerne med at samle alle opgaver i et fælles, visuelt overblik. "Vi beder dem skrive ned, hvad de laver, og så lægger vi det ind i Plandisc. Det giver en lækker visuel adgang til opgaverne.”

Intern koordination: Slut med fragmenterede kalendere

Plandisc er ikke kun til eksternt brug i foreningerne. DGI Nordjylland bruger det også internt til at styre komplekse uddannelsesforløb.

"Vi bruger det til at sikre, at opgaverne ikke klumper sammen. Det giver os et overblik, som vi ikke kan få i tre forskellige Outlook-kalendere," siger Anne. “I strategiske partnerskaber skaber det et fælles sprog, når alle visuelt kan se, hvornår en kampagne kører, og hvad man skal lykkes med sammen.”

Når Anne introducerer Plandisc, mærker hun hurtigt en sult efter struktur. Og én funktion vinder hver gang:

Foreningerne elsker påmindelserne, der lander direkte i deres indbakke. Det giver dem en enorm ro, at de ikke selv skal gå og huske på det hele. En forening endte endda med at have otte forskellige årshjul i Plandisc. Det flyttede ansvaret fra få til mange hænder og gav hele organisationen et professionelt løft.

Anne Norup Justesen

Foreningskonsulent, DGI Nordjylland

Fra "postkasse-styring" til planlagt fremdrift

Anne ser ofte et vigtigt adfærdsskifte hos dem, der tager de visuelle planer til sig: “Man skal lære at starte dagen i sit planlægningsværktøj i stedet for i sin indbakke,” siger hun. “Hvorfor sidde ude ved postkassen hele dagen og lade sig styre af det, der kommer ind, når man selv har lagt en kvalificeret plan?”

Gevinsten er meget mere end bare en pæn oversigt. Gevinsten er, at I deler viden, gør koordineringen lettere og gør jeres organisation mindre sårbar. Det er ofte den forskel, der afgør, om jeres gode indsatser bliver gentaget – eller om I skal genopfinde hjulet hver eneste gang.

Vil du høre mere om, hvordan I bedst kan bruge Plandisc i jeres organisation? Book en demo med en
af vores specialister, og se hvordan Plandisc kan hjælpe jer med at strukturere jeres planlægning.