Destination Hässleholm skaber et fælles overblik og undgår admin støj

Overgangen til et visuelt årshjul fjerner det administrative støj og sikrer, at kommunen og de lokale medlemsvirksomheder altid har adgang til de nyeste opdateringer.

Fra fragmenterede Excel-ark til levende fællesplaner

Destination Hässleholm blev etableret ved årsskiftet 2025/2026 som en videreudvikling af en byforening med dybe rødder i lokalsamfundet. Organisationen oplever stærk vækst og har i dag 133 medlemsvirksomheder, samtidig med at den har et tæt operationelt samarbejde med kommunen. Deres overordnede mandat er at skabe aktivitet og besøgstrømme, som er med til at styrke det lokale erhvervsliv.

Med den hurtige vækst og mange uafhængige aktører opstod der dog tidligt store udfordringer omkring koordinering. Tidligere foregik planlægningen i statiske Excel-ark, i Google Drive og gennem en overvældende mængde e-mailudvekslinger. Det førte til konstante manuelle opdateringer, usikkerhed omkring versionsstyring og misforståelser om, hvilke planer der egentlig var gældende.

Driftschef og hjemmesideudvikler for Destination Hässleholm, Johan Jönsson – som i 2025 blev kåret til både Årets Centrumutvecklare i Sverige og Årets Hässleholmare – beskriver den tidligere hverdag således: "Det har jo været Excel, og vi har arbejdet i Google Drive nogle gange. Alt foregik i mail. Vi har sendt en e-mail, senere opdaterer vi den. Så har man sendt endnu en mail ud, senere opdateret den lidt og sendt en ny version af sted med beskeden: ‘Her kommer en ny version, ’" og fortsætter,

Men efterhånden bliver det jo også til spørgsmålet: ‘Hvor mange versioner har vi egentlig?' Og så opstår der misforståelser.

Johan Jönsson

Driftschef og hjemmesideudvikler, Destination Hässleholm

Manglen på et fælles og tilgængeligt overblik skabte også store udfordringer eksternt. Forskellige kommunale afdelinger og eksterne arrangører lagde ofte store arrangementer på præcis de samme datoer – helt uden kendskab til hinandens planer. Johan forklarer, at det skabte unødvendige konflikter i aktivitetskalenderen:

Vi har haft rigtig mange sammenstød, hvor en afdeling i kommunen har arbejdet med sit. De har deres arrangementer, vi har vores, andre har deres og så bliver der sammenstød i arrangementer der imellem.

Johan Jönsson

Driftschef og hjemmesideudvikler, Destination Hässleholm

En lettere arbejdshverdag direkte i Teams

For at løse disse udfordringer og fjerne det administrative støj valgte Destination Hässleholm at samle planlægningen i Plandisc. Det digitale årshjul har gjort det muligt at samle alle arrangementer i en visuel struktur, hvor de forskellige afdelingers aktiviteter ligger som separate ringe. Brugerne kan nemt slå de forskellige ringe til og fra for at kontrollere, om nye datoer kolliderer med eksisterende planer.

En af de mest mærkbare forbedringer i teamets arbejdshverdag er den tætte integration med Microsoft Teams. Da medarbejderne allerede bruger Teams til daglig kommunikation, har det gjort arbejdsflowet markant nemmere, at planlægningsværktøjet er tilgængeligt samme sted.

Styrket samarbejde og automatiseret informationsflow

Implementeringen af det dynamiske årshjul har ændret måden, hvorpå Destination Hässleholm samarbejder med både bestyrelsen, kommunen og medlemsvirksomhederne. I stedet for at skrive lange statusrapporter eller sende nye filer ud hver gang en dato flyttes, deler de nu et direkte link eller bruger skærmbilleder i deres præsentationsmateriale.

Når der foretages en ændring i årshjulet, opdateres informationen med det samme for alle parter. Det sikrer fuld transparens og sparer organisationen for store mængder manuelt arbejde. Erfaringerne har også skabt interesse hos andre kommunale instanser, som det lokale kulturhus, der nu overvejer at tage værktøjet i brug for at koordinere koncerter og arrangementer.

Investeringen har givet en tydelig tidsbesparelse og skabt en mere forudsigelig struktur på tværs af organisatoriske grænser. Johan opsummerer værdien af overgangen:

Det her kommer til at spare os for meget tid. Det kommer måske til at koste lidt, men det er det hele værd med den tid, vi sparer. Samtidig effektiviserer og automatiserer det hele processen – vi ændrer i én visning og ét billede, og så bliver det automatisk opdateret i kalenderen.

Johan Jönsson

Driftschef og hjemmesideudvikler, Destination Hässleholm

Vil du høre mere om, hvordan I bedst kan bruge Plandisc i jeres organisation? Book en demo med en
af vores specialister, og se hvordan Plandisc kan hjælpe jer med at strukturere jeres planlægning.

Bedre samarbejde og færre koordinerings-
udfordringer i Hässleholm

Fra fragmenterede Excel-ark til levende fællesplaner