Många ställer sig själva den här frågan: ”Hur kan jag få bara lite mer tid varje dag så att jag kan få mer gjort?” Detta är inte bara fallet i våra privata liv utan även i form av de strategiska mål som sätts i jobbet. De flesta organisationer anstränger sig för att öka produktiviteten genom effektiv planering. Effektiv planering är dock ett koncept som är känt för att vara svårt att greppa, och det kan vara en rejäl utmaning att veta var man ska börja.
Vi har samlat erfarenheterna som vi har fått från olika konversationer med våra kunder och förberett 5 tips som vi rekommenderar alla organisationer att ha i åtanke när de funderar över nya initiativ.
1. Planera långt in i framtiden
En organisations arbetsflöden är ofta väldigt komplexa, och mycket onödig tid går åt till att försöka skapa en struktur av dagliga och veckovisa aktiviteter. Att ha en överblick över hela året är extremt viktigt för att säkra att organisationen uppnår sina produktivitetsmål.
Genom att skapa en plan som sträcker sig många månader in i framtiden undviker du den dagliga bördan att ta reda på vilket projekt du bör fokusera på. Genom att göra detta blir det enklare att se helhetsbilden och vilka småprojekt som hjälper dig att komma närmare målen. Kom ihåg att skapa en struktur för både aktiviteter och målsättningar samt att följa upp på dem regelbundet.
2. Involvera alla i planeringen.
Planeringsprocessen är omfattande och involverar att schemalägga aktiviteter, delegera ansvar och fortlöpande koordination. Om detta utförs av bara några få personer i organisationen så blir mycket tid bortslösad.
Detta kan både vara en stressfaktor för administratören, som ofta har många andra saker att göra, men även för resten av de anställda om deras position inte tas hänsyn till.
Detta kan leda till situationer där en överenskommelse inte uppnås gällande vad en aktivitet faktiskt innebär.
3. Använd ett innovativt verktyg för effektiv planering
Det är en generell trend att organisationer vill ha mer tid, och många använder mjukvara för att släta ut processer. Rätt lösning kan helt klart bidra till bättre samarbeten och mer insyn.
För att säkra att anställda är motiverade att använda verktyget bör lösningen vara innovativ. Vi rekommenderar digitala verktyg som har en balans mellan funktionalitet och användarvänlighet. Kom ihåg att alla måste kunna vara förmögna att använda verktyget, och därför så är det viktigt att du har tillgång till handledning och beskrivningar av funktionerna.
4. Alla aktiviteter i samma struktur
Det här rådet relaterar till det förra och involverar en viktig funktion i den digitala lösningen. Verktyget måste snabbt och enkelt kunna ge dig en omfattande överblick av alla aktiviteter för året, och detta är en kritisk aspekt för att planeringen ska bli verkligen effektiv.
Om det inte är möjligt att direkt få en komplett vy kan det vara utmanande att förstå den övergripande bilden. Skulle det inte vara bra om du slapp söka igenom massor med sidor och jämföra dem? Det är sannerligen värt att notera att detta är ett område som du kan spara tid inom.
5. Automatisering
Det sista rådet som är minst lika viktigt att ha i åtanke har att göra med tiden som sparas genom att automatisera processer. Detta kan, till exempel, innebära att arrangera kund- eller marknadsföringsmejl så att de skickas ut automatiskt. Ett annat exempel är att använda ett verktyg som möjliggör att notifikationer skickas ut till kollegor innan ett event.
Med flera möjligheter till att dela och funktionen att skicka ut notifikationer hjälper Plandisc dig att skapa insyn och en delad plan.
Plandisc önskar dig all lycka till med din framtida planering.
Skulle du vilja ha en komplett överblick över framtida planer?
Plandisc är ett planeringsverktyg som ger dig en komplett överblick och där alla framtida aktiviteter och relaterad information är organiserade i en omfattande och lättförståelig struktur.
