En väsentlig del av styrelsens planering är att strukturera upp vilka möten som ska hållas när och med vilket syfte. I detta avseende är det fördelaktigt att effektivisera arbetsflödet genom att koordinera planen med andra arbetsområden.
Med et interaktivt årshjul skapar du inte bara en komplett bild av möten, du skapar även ett samband mellan möten och andra aktiviteter i organisationen.
Forskning som utförs av det danska revisionsbolaget PwC, år 2017, visar att majoriteten av styrelser anser att den snabba tekniska utvecklingen är den aspekt som påverkar företagen mest.
Trots digitaliseringens medvetenhet utnyttjar många styrelser fortfarande inte tekniken och möjligheterna att effektivisera det dagliga arbetet. Här är mötesplanering inte ett undantag. När du använder Plandisc för att åskådliggöra dina planer, undviker du att viktiga möten ignoreras, och du ser till att tiden fördelas lämpligt för anställda.
Rekommenderade metoder för att mötesplanering
En stor del av den planering som utförs av styrelser innebär planering av möten. I detta avseende rekommenderar ledningsforumet Dagens Dagsorden, att särskild uppmärksamhet krävs för samordning av ägarnas och ledningens verksamhetsplaner.
Under tiden kan det vara tidskrävande och utmanande att se till att mötesschemat överensstämmer med de anställdas kalender. Här kan styrelsen utnyttja en digital lösning som är användbar för att förbättra den interna kommunikationen.
Skapa transparens med en interaktiv verksamhetsplan
Med en interaktiv verksamhetsplan från Plandisc är det möjligt att dela den cirkulära planen eller varje aktivitetsring i hjulet med de inblandade och på så sätt effektivisera mötesplaneringen.
Det danska nätverket för styrelser, ASNET Board, ser ett värde för styrelser i att använda ett verktyg för att skapa en länk mellan möten och andra viktiga aktiviteter i organisationen.
I detta avseende nämner ASNET:s styrelseordförande, Henrik Nielsen, att Plandisc verkligen kan stärka styrelsens värdeskapande. Om du till exempel lägger styrelsemötena i samband med andra pågående projekt får du den fullständiga bilden och aktiviteterna organiseras på bästa möjliga sätt.
Genom att dela den cirkulära planen eller varje aktivitetsring i hjulet, kan styrelseledamöter och chefer få tillgång till mötesplanen och skapa en gemensam och sammanhängande struktur av möten och aktiviteter.
Bifoga innehåll och följ upp kontinuerligt
Ett annat område för mötesplanering, där Plandisc kan användas för att effektivisera processer, i förhållande till den retrospektiva kontrollen. Idag krävs en adekvat rapportering för att säkerställa att slutsatser och resultat från mötena dokumenteras.
I Plandisc kan du till exempel lägga till detaljerade beskrivningar och bifoga sammanfattningar. På så sätt har alla inblandade enkelt tillgång till mötesdetaljer och bifogade filer.
