Spar tid med 5 tips for effektiv planlegging

Plandiscs tips til hvordan du sparer tid med effektiv planlægning

Det er mange av oss som så gjerne skulle hatt et par ekstra timer i døgnet for å få ting unnagjort, både hjemme og på arbeidsplassen. De fleste organisasjoner ønsker å øke sin produktivitet gjennom effektiv planlegging. Allikevel er effektiv planlegging et konsept det kan være vanskelig å få has på, og det kan være vanskelig å vite hvor en skal begynne.

Vi har innhentet erfaringer fra våre klienter, og basert på dette satt sammen 5 tips til hva en bør ta i betraktning når nye prosjekter skal planlegges.

1. Planlegg langt inn i fremtiden

Arbeidsflyten i større organisasjoner kan ofte være kompleks, og det kastes gjerne bort mye tid på å forsøke å skape struktur i daglige og ukentlige aktiviteter. For å sikre at organisasjonen møter sine målsetninger, er det derfor viktig å kunne holde oversikt over året som en helhet.

Ved å lage en plan som går flere måneder inn i fremtiden, unngår du de daglige problemene med å finne ut hva som er viktigst å ta tak i der og da. Om du planlegger for lengre perioder, er det lettere å få oversikt over helheten, og med det hvilke småprosjekter som vil hjelpe deg med å komme nærmere hovedmålet. Husk å danne en struktur for både aktiviteter og mål, samt å gå gjennom dette regelmessig.

2. Involver alle i planleggingen

Planleggingsprosessen er omfattende og involverer planlegging av aktiviteter, fordeling av ansvar, og fortløpende koordinering. I mange tilfeller utføres denne prosessen kun av noen få personer i organisasjonen, og det kan ofte bety at mye tid brukes uhensiktsmessig.

Dette kan både være en stressfaktor for administrasjonen, som ofte har mange andre oppgaver å ta seg av, og for resten av de ansatte, som gjerne bekymrer seg for om deres meninger og behov tas i betraktning. Dette kan føre til situasjoner hvor en ikke klarer å enes om hva ulike aktiviteter faktisk omfatter.

Involver-medarbejdere---Plandisc---digitalt-aarshjul

3. Bruk et intuitivt verktøy for effektiv planlegging

Det er en kjent sak at organisasjoner og bedrifter alltid ønsker seg mer tid, og derfor er det mange som benytter seg av ulike programvarer for å strømlinjeforme prosesser. Det er også slik at den rette løsningen faktisk kan føre til bedre samarbeid og mer gjennomsiktighet og åpenhet.

For å sikre at de ansatte er motiverte til å benytte seg av et digitalt verktøy, bør løsningen være både attraktiv og intuitiv. Vi anbefaler digitale verktøy hvor det er balanse mellom funksjonalitet og brukervennlighet. Husk at alle skal kunne bruke plattformen, og at det derfor er viktig å ha tilgang til veiledninger og instruksjoner for de ulike funksjonene.

4. Alle aktiviteter på ett sted

Dette tipset henger sammen med det forrige, og handler om en viktig funksjon i den nevnte digitale løsningen. Det skal være mulig å få en oversikt over årets planer ved ett enkelt øyekast, og dette er utrolig viktig for at planleggingen skal kunne skje effektivt.

Om det ikke er enkelt å få oversikt, kan det være vanskelig å se det store bildet. Ved å kunne få god oversikt over planer og aktiviteter vil du ikke bare kunne se det store bildet, men du vil også kunne legge bedre planer, og med det kunne spare deg for masser av tid og frustrasjon.

Alle-aarets-aktiviteter-i-en-visning.-Plandisc.-digitalt-aarhjul

5. Automasjon

Det siste tipset har å gjøre med hvordan en kan spare tid ved å automatisere prosesser. Dette kan for eksempel gjøres ved å sende ut kunde- og kampanje-e-post automatisk. Et annet eksempel kan være å benytte seg av et verktøy som lar deg sende automatiske varsler til kollegaer før viktige hendelser og tidspunkter.

Plandisc ønsker deg lykke til med din planlegging.

Vil du få full oversikt over fremtidige planer?

Plandisc er planleggingsverktøyet som gir deg en omfattende oversikt over alle fremtidige planer, kombinert med relatert informasjon i en lettforståelig fremstilling.Med ulike muligheter for deling og varsling, hjelper Plandisc deg med å skape åpne og delte planer.