Din organisasjon får innsikt gjennom effektiv møteplanlegging
En essensiell del av planleggingen som styret utfører er å skissere hvilke møter som skal holdes når og til hvilket formål. På dette området er det bra å effektivisere arbeidsflyten ved å koordinere planen med andre arbeidsområder.
Med en interaktiv driftsplan skaper du ikke bare et komplett bilde av møtene, men du skaper også en link mellom organisasjonens møter og andre aktiviteter.
Forskning utført av det danske regnskapsbyrået PwC i 2017 viser at de fleste styrer anser den hurtige teknologiske utviklingen som det aspektet som påvirker selskapene mest.
Til tross for bevisstheten om digitaliseringen, drar mange styrer fortsatt ikke fordel av teknologien og mulighetene for å effektivisere det daglige arbeidet. Her er møteplanlegging ikke noe unntak. Når du bruker Plandisc for å visualisere planene dine, unngår du at viktige møter ignoreres, og du sørger for at tiden settes av på en praktisk måte for deltakerne.
Anbefalte tilnærminger til møteplanlegging
En stor del av planleggingen som styrene utfører involverer planlegging av møter. På dette området anbefaler Dagens Dagsorden at man vier spesiell oppmerksomhet til å koordinere eiernes og ledelsens driftsplan.
I mellomtiden kan det være tidkrevende og utfordrende å sikre at møteplanen holder seg konsistent med kalenderne til møtedeltakerne. Her kan styret dra fordel av en digital løsning som er nyttig for å forbedre internkommunikasjonen.
Gi dynamikk med en interaktiv driftsplan
Med en interaktiv driftsplan fra Plandisc er det mulig å dele den sirkulære planen eller hver aktivitetsring i hjulet med de involverte, og på denne måten effektivisere møteplanen.
Det danske styrenettverket, ASNET Board, anerkjenner verdien det har for styrene å bruke et verktøy til å skape en link mellom møter og viktige aktiviteter innad i organisasjonen.
Når det gjelder dette, nevner Henrik Nielsen, ASNET Boards administrerende direktør, at Plandisc absolutt kan styrke styrets verdiskapning. For eksempel kan du, hvis du setter styremøtene i kontekst av pågående prosjekter, få et komplett bilde, og aktivitetene organiseres på best mulig måte.
Ved å dele den sirkulære planen eller hver aktivitetsring i hjulet, kan både styremedlemmer og direktører få tilgang på møteplanen og skape en delt og sammenhengende struktur med møter og aktiviteter.
Legg ved innhold og følg opp kontinuerlig
Et annet område ved møteplanlegging hvor Plandisc kan brukes til å effektivisere prosesser, er i relasjon til retrospektiv kontroll. I dag kreves det tilstrekkelig rapportering for å sikre at konklusjonene og resultatene fra møtene dokumenteres.
I Plandisc kan du legge til detaljerte beskrivelser og legge ved oppsummeringer, for eksempel. På denne måten har alle involverte lett tilgang til møtedetaljer og vedlagte filer.
