Det ideelle planleggingsverktøyet: Kan det være nå det er slutt med årshjul i Excel?
Hva er det som gjør det mulig for oss å nå våre ambisiøse mål på arbeidsplassen? Hva er det som gir oss ro i magen og troen på at produktiviteten og gleden kan få et nikk opp?
Du gjettet riktig! En overskuelig plan. Men finnes det bedre alternativer til Excel-årshjul?
En travlere hverdag har gjort, at etterspørselen på struktur over oppgaver og møter har steget.
Årsplaner og årshjul blir delt på kryss og tvers. Excel-ark blir utarbeidet og kopiert i villskap. Med mindre tid og høyere krav – ikke kun innen det private med KPI, OKR og Compliance men også innen det offentlige med kvalitetssikring – bør vi stille oss spørsmålet, om fremgangsmåten i våres planlegging understøtter alle disse kravene.
Selv om ordene høres tunge ut, er det heldigvis ikke lang vei til transparent oversikt, effektiv koordinering og synkronisering.
Interessen for strukturen er uten tvil i vekst. Søking på ordet årshjul er steget med 80 % bare på tre år. I tillegg spenner interessen vidt, med alt fra Marketing Manageren til skolelederen til styret i en bedrift, som ønsker bedre innsikt i planene på tvers av organisasjonen eller institusjonen.
Et årshjul har nettopp evnen til å gi oversikt og transparens og er med til å visualisere året som det syklus, det nå engang er. Årshjulet finnes imidlertid i mange forkledninger. Noen kaster seg ut i at lage et rundt format i Excel og andre tegner ett på en tavle. Andre forsøker seg med rekker og kolonner eller laster ned maler og viser dem i PowerPoint.
Imidlertid er det ofte sett, at verktøyet ikke gir den nødvendige fleksibiliteten, og man ender opp med et årshjul som hverken er kjørbar eller er mulig å fortsette å bruke.
Excel er fremtredende til…regnskap, ikke årshjul
Til dags dato vil Microsoft Excel være det beste budet på et verktøy til regnskapene dine. Men når det gjelder Excel årshjul, vil det virke statisk, og tiden det tar å designe og vedlikeholde kan brukes mer effektivt. Selvfølgelig har vi alle lagd planer i Excel, og det er mulig å lage en enkel oversikt. Men hvis man er ute etter å lage «planen» som skal visualisere den overordnede retningen og samtidig gi innsikt i hverdagsoppgaver, er ikke rader og kolonner veien videre.
Det krever altså tålmodighet på et høyere plan å forsøke å skape transparens med hundrevis av aktiviteter, som lever i dokumenter, som inneholder en vrimmel av faner. Og så banker vi hodde mot veggen, når vi forsøker at knekke koden til, hvordan man smartest samarbeider, deler og jobber med påminnelser.
Var det ikke først på torsdag?
Jobber man med planlegging i de feile verktøyene, ender man både med å kjøre seg selv død i planlegging, og med at folk ikke har tid til å forstå den strukturen som er lagt. Da hører du spørsmålet fra en kollega: «Var det ikke først på torsdag?» eller et enda verre eksempel kan være din sjef som sier: «Har du husket å rette både i din egen plan og den planen du sendte til Allan…og sendt ut mails om rettelsene?»
Finner du derimot den rette løsningen, slipper du for å rette flere steder, og du slipper for det statiske årshjulet, som ikke er til å dra og trekke i. I praksis vil man gjerne, at en aktivitet kjapt kan flyttes en uke frem, og at endringene kan ses på tvers av plattformer.
Hva er det som gjør det mulig for oss å nå våre ambisiøse mål på arbeidsplassen? Hva er det som gir oss ro i magen og troen på at produktiviteten og gleden kan få et nikk opp?
Du gjettet riktig! En overskuelig plan. Men finnes det bedre alternativer til Excel-årshjul?
En travlere hverdag har gjort, at etterspørselen på struktur over oppgaver og møter har steget.
Årsplaner og årshjul blir delt på kryss og tvers. Excel-ark blir utarbeidet og kopiert i villskap. Med mindre tid og høyere krav – ikke kun innen det private med KPI, OKR og Compliance men også innen det offentlige med kvalitetssikring – bør vi stille oss spørsmålet, om fremgangsmåten i våres planlegging understøtter alle disse krav.
Selv om ordene høres tunge ut, er det heldigvis ikke lang vei til transparent oversikt, effektiv koordinering og synkronisering.
Interessen for strukturen er uten tvil i vekst. Søking på ordet årshjul er steget med 80 % bare på tre år. I tillegg spenner interessen vidt, med alt fra Marketing Manageren til skolelederen til styret i en bedrift, som ønsker bedre innsikt i planene på tvers av organisasjonen eller institusjonen.
Et årshjul har nettopp evnen til å gi oversikt og transparens og er med til å visualisere året som det syklus, det nå engang er. Årshjulet finnes imidlertid i mange forkledninger. Noen kaster seg ut i at lage et rundt format i Excel og andre tegner ett på en tavle. Andre forsøker seg med rekker og kolonner eller laster ned maler og viser dem i PowerPoint.
Imidlertid er det ofte sett, at verktøyet ikke gir den nødvendige fleksibiliteten, og man ender opp med et årshjul som hverken er kjørbar eller er mulig å fortsette å bruke.
Excel er fremtredende til…regnskap, ikke årshjul
Til dags dato vil Microsoft Excel være det beste budet på et verktøy til regnskapene dine. Men når det gjelder Excel årshjul, vil det virke statisk, og tiden det tar å designe og vedlikeholde kan brukes mer effektivt. Selvfølgelig har vi alle lagd planer i Excel, og det er mulig å lage en enkel oversikt. Men hvis man er ute etter å lage «planen» som skal visualisere den overordnede retningen og samtidig gi innsikt i hverdagsoppgaver, er ikke rader og kolonner veien videre.
Det krever altså en høyere grad av tålmodighet å forsøke å skape transparens med hundrevis av aktiviteter, som lever i dokumenter, som inneholder en vrimmel av faner. Og så banker vi hodde mot veggen, når vi forsøker at knekke koden til, hvordan man smartest samarbeider, deler og jobber med påminnelser.
Var det ikke først på torsdag?
Jobber man med planlegging i de feile verktøyene, ender man både med å kjøre seg selv død i planlegging, og med at folk ikke har tid til å forstå den strukturen som er lagt. Da hører du spørsmålet fra en kollega: «Var det ikke først på torsdag?» eller et enda verre eksempel kan være din sjef som sier: «Har du husket å rette både i din egen plan og den planen du sendte til Allan…og sendt ut mails om rettelsene?»
Finner du derimot den rette løsningen, slipper du for å rette flere steder, og du slipper for det statiske årshjulet, som ikke er til å dra og trekke i. I praksis vil man gjerne, at en aktivitet kjapt kan flyttes en uke frem, og at endringene kan ses på tvers av plattformer.
En gratis prøve med det digitale årshjulet holder dig ”rullende”
Plandiscs svar på årshjulet har den fleksibiliteten som trengs for å lage en plan som passer dine spesifikke behov. Samtidig er det også dannet et rammeverk som hjelper til med å håndtere de mange mulighetene i planleggingsverktøyet. Eksempelvis kan man starte med en mal som passer formålet.
Det overordnede problemet med planlegging er å gjøre det overskuelig når oppgaver og møter tikker inn fra sjefen. Derfor jobbes det i det digitale årshjul med å se planer på ulike områder, som vises i de såkalte ”kalenderringene”.
Hvis du har ambisjoner som går mot månen, ja, så blir det i det minste litt mer kjørbar når det blir kartlagt i årshjulets ringer. Her vil du lett kunne se hvilke travle perioder, og hvilke perioder hvor det er litt mer overskudd til å starte opp et spennende prosjekt.
Antallet av Plandisc brukere har tredoblet seg på tre år. Det skjer selvsagt i forbindelse med en økende interesse for å strukturere og effektivisere den allerede produktive arbeidsplassen.
Interessen for Plandisc er også relatert til muligheten for å ha et årshjul, som er lett tilgjengelig for alle, som gir en overskuelig interaktiv visning, og som endres real-time, så alle mottar varsler om det. Nettopp det å synliggjøre årshjulet for kollegaer er noe Jessica, Eier av PankeHR, peker på som værende verdifullt. Les bla. Hvordan hun jobber med koordinering og visualisering i sin spennende artikkel her.
I denne ambisiøse tiden er dobbeltarbeid et fyord, hvilket er grunnen til Plandisc er kommet et steg nærmere med synkronisering av relevante verktøyer. Frem til nå var det bl.a. mulig å dele planer mellom årshjulet og Microsoft Office, Teams og Planner. Vi har troen på at dette kan få gleden tilbake ved planlegging, selv om temaet av og til kan virke litt tørt og tregt.
En gratis prøve på det digitale årshjulet holder deg ”rullende”
Plandiscs svar på årshjulet har den fleksibiliteten som trengs for å lage en plan som passer dine spesifikke behov. Samtidig er det også dannet et rammeverk som hjelper til med å håndtere de mange mulighetene i planleggingsverktøyet. Eksempelvis kan man starte med en mal som passer formålet.
Det overordnede problemet med planlegging er å gjøre det overskuelig når oppgaver og møter tikker inn fra sjefen. Derfor jobbes det i det digitale årshjul med å se planer på ulike områder, som vises i de såkalte ”kalenderringene”.
Hvis du har ambisjoner som går mot månen, ja, så blir det i det minste litt mer kjørbar når det blir kartlagt i årshjulets ringer. Her vil du lett kunne se hvilke travle perioder, og hvilke perioder hvor det er litt mer overskudd til å starte opp et spennende prosjekt.
Antallet av Plandisc brukere har tredoblet seg på tre år. Det skjer selvsagt i forbindelse med en økende interesse for å strukturere og effektivisere den allerede produktive arbeidsplassen.
Interessen for Plandisc er også relatert til muligheten for å ha et årshjul, som er lett tilgjengelig for alle, som gir en overskuelig interaktiv visning, og som endres real-time, så alle mottar varsler om det. Nettopp det å synliggjøre årshjulet for kollegaer er noe Jessica, Eier av PankeHR, peker på som værende verdifullt. Les bla. Hvordan hun jobber med koordinering og visualisering i sin spennende artikkel her.
I denne ambisiøse tiden er dobbeltarbeid et fyord, hvilket er grunnen til Plandisc er kommet et steg nærmere med synkronisering av relevante verktøyer. Frem til nå var det bl.a. mulig å dele planer mellom årshjulet og Microsoft Office, Teams og Planner. Vi har troen på at dette kan få gleden tilbake ved planlegging, selv om temaet av og til kan virke litt tørt og tregt.
Har du enda ikke prøvd årshjulet? Prøv det her:
