Aloita sisäisiä aktiviteetteja koskevasta viestintäsuunnitelmasta, mikäli se ei jo ennestään ole osa yrityksen toimintakulttuuria.
Sisäisen viestinnän perusteet yritys löytää strategisesta perustastaan. Sisäisen viestinnän tulee rakentua yrityksen vision, mission, arvojen ja toimintaperiaatteiden pohjalle – aivan kuten ulkoisen viestinnänkin. Dynaaminen sisäisen viestinnän suunnitelma on tie luottamukseen ja työntekijöiden suurempaan sitoutuneisuuteen.
Vuorovaikutus ja viestintä lähimmän esimiehen kanssa on tärkeä osa yrityksen sisäistä viestintää, ja sillä on suurin merkitys työntekijälle. Juuri siinä tarvitaan luottamusta ja visioiden ja strategioiden tulkintaa niin, että ne luovat merkitystä työlle ja suuntaavat yksittäisen työntekijän työpanosta. Plandiscin vuosikellolla luotu viestintäsuunnitelma antaa hyvän kokonaiskuvan yrityksen vuositason aktiviteeteista.
Viestintäsuunnitelman kohderyhmä
On tärkeää, että HR-osasto sopii johdon kanssa siitä, mitä sisäisen viestinnän suunnitelmatyö sisältää ja mitkä ovat viestinnän kohderyhmät. Viestintä voi olla hyvin erilaista kohderyhmästä riippuen, varsinkin suuressa organisaatiossa. Mutta eriytettyä informointia ei oikeastaan tarvita! Plandiscin vuosisuunnitelmaan voi sisällyttää oman renkaansa jokaiselle työntekijäryhmälle, osastolle, toiminnolle jne.
Tämä organisaation eri osien yhteen kokoaminen on Plandiscin suunnittelutyökalun suuri vahvuus – tällöin ei myöskään synny niin helposti ”kuiluja” eri työntekijäryhmien tai osastojen välille. Plandiscin vuosikellon luoma läpinäkyvyys mahdollistaa synergioiden hyödyntämisen läpi organisaation.
Viestintäsuunnitelman upottaminen
Viestintäsuunnitelma elää ja pysyy ajan tasalla vain, jos se on helposti nähtävissä ja muokattavissa. Monet organisaatiot tekevät sen virheen, että ne laativat upean viestintäsuunnitelman esim. Excelissä, mutta kätkevät sen sitten yhteisen kovalevyn uumeniin, jonne työntekijät harvoin päivittäisessä työssään eksyvät.
Plandiscin vuosikellolla tehdyn viestintäsuunnitelman pystyy sitä vastoin liittämään erityisen upotuskoodin/iFrame-koodin avulla helposti organisaation intranettiin ja haluttaessa myös esim. kotisivulle tai muille ulkopuolisille avoimille sivustoille. Näin kaikki työntekijät pääsevät helposti tarkastelemaan viestintäsuunnitelmaa. Plandiscin vuosikellolla tehty viestintäsuunnitelma on myös interaktiivinen, mikä tarkoittaa sitä, että työntekijät voivat klikata vuosikellon tapahtumia, lukea niistä lisätietoa ja avata mahdolliset mukaan liitetyt liitetiedostot. (Työntekijöillä voi olla vain read only -pääsy vuosikelloon, jolloin he eivät voi muuttaa tai poistaa siihen kirjattuja tietoja.)