Hallituksen suunnittelutyöstä suuri osa koostuu erilaisten kokousten ja kokouskalenterin suunnittelusta – mitä kokouksia pidetään, milloin ja miksi. Jos kokouskalenterin pystyy asettamaan samaan kontekstiin organisaation muiden tehtäväalueiden kanssa, työskentely tehostuu ja optimoituu.
Interaktiivinen vuosikello ei pelkästään anna kokonaiskuvaa vuoden eri kokouksista ja raporteista vaan linkittää johdon kokoukset organisaation muihin aktiviteetteihin.
Tilintarkastus- ja konsultointiyritys PwC:n vuonna 2017 tekemän tutkimuksen mukaan suurin osa organisaatioiden hallituksista on sitä mieltä, että keskeisin yritysten toimintaan vaikuttava tekijä on nykyisin teknologian nopea kehitys.
Vaikka digitalisaation nähdään olevan näin ratkaisevassa asemassa, on vielä monia hallituksia, jotka eivät itse hyödynnä teknologian tarjoamia mahdollisuuksia päivittäisen työskentelynsä tehostamisessa. Tämä koskee myös kokoussuunnittelua. Plandisciä käyttämällä saat tehokkaan kokonaiskuvan vuoden kokouksista, mikään niistä ei ”huku massaan” ja saat optimoitua kaikkien osallistujien ajankäytön parhaalla mahdollisella tavalla.
Tehokasta koordinointia kokoussuunnitteluun
Suuri osa hallituksen suunnittelutyöstä koskee kokoussuunnittelua. Tanskalainen hallitusfoorumi Dagens Dagsorden suosittelee, että kokoussuunnittelussa panostetaan omistajien ja johdon vuosisuunnitelmien tehokkaaseen koordinointiin.
Tämä koordinointiprosessi ja kokousaikataulusta yksimielisyyteen pääseminen voi olla hyvin aikaa vievää ja haastavaa. Juuri tällaisissa koordinointitehtävissä hallitus voi hyötyä suuresti digitaalisesta suunnittelutyökalusta, joka edistää eri osapuolten välistä sisäistä kommunikaatiota.
Myös lukee: Hallituksen arvonluonti Plandiscin avulla
Dynaamisuutta interaktiivisella vuosikellolla
Plandiscin interaktiivisen vuosikellon ominaisuuksiin lukeutuu mahdollisuus jakaa sekä itse vuosikello että sen yksittäiset aktiviteettirenkaat eri osapuolten kesken ja näin tehostaa kokoussuunnittelua ja kommunikaatiota.
Hallitusverkosto ASNET Board näkee hallituksen kannalta arvokkaana ominaisuutena Plandiscin työkalun mahdollistaman linkityksen esimerkiksi johdon kokousten ja organisaation muiden aktiviteettien välille.
ASNET Boardin toimitusjohtaja Henrik Nielsenin mukaan Plandiscin työkalu tukee tehokkaasti hallituksen arvonluontityötä. Asettamalla esimerkiksi johdon kokoukset samaan kontekstiin muiden ajankohtaisten projektien kanssa voidaan vuoden aktiviteetit suunnitella ja sijoittaa optimaalisella tavalla suhteessa toisiinsa.
Jaetun vuosikellon tai yksittäisten aktiviteettirenkaiden avulla voivat niin hallituksen jäsenet kuin johto nähdä helposti kokoussuunnitelman ja yhteistyössä luoda koordinoidun ja tehokkaan kokonaisuuden ja synergian kokousten ja muiden aktiviteettien välille.
Lisätietoa liitetiedostoilla – tehokasta informointia ja seurantaa
Yksi interaktiivisen vuosikellon eduista kokoussuunnittelussa on mahdollisuus takautuvaan seurantaan. Johtopäätösten ja tulosten tehokkaalle raportoinnille ja dokumentoinnille asetetaan organisaatioissa yhä kasvavia vaatimuksia, ja tässä työssä Plandisc pystyy myös osoittamaan voimansa.
Plandiscin interaktiiviseen vuosikelloon voi nimittäin liittää yksityiskohtaisia kokouskuvauksia, referaatteja, pöytäkirjoja ja raportteja, joihin asianosaiset voivat näin ollen helposti päästä käsiksi ja perehtyä
