Tuottavuuden lisäämiseksi digitaalisen ratkaisun on täytettävä kaksi tärkeää vaatimusta
Päivittäistä työntekoa erilaisissa organisaatioissa leimaa nykyisin nopea tempo, ja useat organisaatiot kokevat, että tuottavuustavoitteita on monesti vaikea saavuttaa. Samasta syystä työpaikoilla käytetään nykyään paljon voimavaroja ryhmädynamiikan luomiseen, ja yhteistyöhön käytetään erilaisia it-ratkaisuja ja ohjelmistoja. Kuitenkaan suurimmassa osassa työpaikkoja ei hyödynnetä sisäistä yhteistyötä edistäviä ohjelmistoja.
Digitaaliset yhteistyötyökalut ovat nykyisin paljon enemmän kuin pelkkää digitaalista kommunikaatiota. Jotta yhteistyöohjelmistot lisäisivät organisaation tuottavuutta, tulee niiden täyttää seuraavat kaksi tärkeää vaatimusta:
1. Läpinäkyvyyttä edistävät toiminnot
Tutkimusten mukaan 95 % maailman työvoimasta ei ole täysin ajan tasalla siitä, mitkä ovat heidän organisaatioidensa strategiset tavoitteet. Siksi on tärkeää, että yhteistyöohjelmisto toimii alustana, josta kaikki asianosaiset voivat saada hyvän kokonaiskuvan niin organisaation muiden osastojen aktiviteeteista kuin organisaation ylätavoitteista.
Tee prosessit näkyviksi eri osastojen välillä
Plandiscin vuosikellon upotusmahdollisuus on hyvä esimerkki siitä, kuinka yhteisen suunnitelman voi tehdä näkyväksi koko organisaation tasolla. Näin luodaan kokonaissuunnitelma, joka on helposti kaikkien nähtävissä, ja kaikki saavat selvän kokonaiskuvan organisaation prosesseista.
Plandiscin vuosikellon avulla työtehtävät voidaan organisoida yhdessä, ja formaatti antaa kaikille työntekijöille ainutlaatuisen kokonaiskuvan siitä, kuka tekee mitä ja milloin. Täältä voit lukea lisää Plandiscin erilaisista yhteistyötoiminnoista kuten intranettiin upottamisesta.
Colibo on toinen hyvä esimerkki tehokkaasta yhteistyöohjelmistosta. Sitä käytetään sosiaalisena intranettinä ja digitaalisena työpaikkana. Se on suunniteltu edistämään sisäistä kommunikaatiota ja tehostamaan työntekoa keräämällä kaikki tarvittava informaatio yhteen ja samaan paikkaan. Colibo on hyvä esimerkki siitä, miten työskentelyprosessit tehdään näkyviksi työntekijöille luomalla heille mahdollisuus päästä helposti käsiksi sisäiseen tietoon ja edistämällä ryhmätyöskentelyä. Lue lisää Colibosta täältä.
2. Joustavuus
Sen lisäksi, että digitaalisen ratkaisun tulee sisältää toimintoja, jotka lisäävät läpinäkyvyyttä, tulee sen myös olla joustava. Työkalun joustavuus on tärkeä edellytys sen toiminnallisuudelle, sillä silloin sen voi muokata kunkin organisaation tai instituution erityistarpeita vastaavaksi.
Ei ole olemassa kahta samanlaista organisaatiota eikä kahta samanlaista tapaa suunnitella – siksi on tärkeää, että suunnittelutyökalun voi räätälöidä omia tarpeitaan vastaavaksi. Myös joustavuuden suhteen niin Plandisc kuin Colibo ovat ihanteellisia ratkaisuja, sillä ne ovat hyvin pitkälle räätälöitävissä juuri kunkin organisaation erityistarpeiden mukaan.
Interaktiivisen vuosikellon monipuolinen rakenne
Jotta organisaatiosi työskentely tehostuisi, täytyy ohjelmiston heijastaa organisaation rakennetta. Plandiscin interaktiivisessa vuosikellossa tämä toteutuu mm. siten, että voit antaa jokaiselle osastolle oman aktiviteettirenkaan.
Voit siis kuvata samassa vuosikellossa niin markkinointi- kuin myyntiosaston aktiviteetteja tai sekä matematiikan että fysiikan vuosisuunnitelmia. Näin luodaan ainutlaatuinen kokonaiskuva, jossa jokainen kokonaisuuden osa on tasavertaisesti edustettuna. Voit myös luoda jokaiselle osastolle oman vuosikellon, jonka voi jakaa toisille osastoille tai upottaa nettisivulle.
