Optimoi yrityksen sisäinen viestintä digitaalisella vuosikellolla
Vuosikello on suunnittelu- ja viestintätyökalu, joka soveltuu erinomaisesti yhteistyöhön. Vuosikello rakennetaan renkaista, joita voi tehdä teemoittain tai osastoittain. Alla on esimerkki HR-osaston vuosikellosta, jossa on renkaat hallinnolle, Operationaaliselle HR:lle ja HR-intralle.
Viestintäsuunnitelma tulee integroida yrityksen arkeen
Työntekijöiden tulee olla ensimmäisiä, jotka saavat tietää yrityksessä tapahtuvista asioista. Työntekijöiden tulee ymmärtää ja hyväksyä yrityksen arvot, tavoitteet ja strategiat sekä olla hyvin informoituja, jotta he pystyvät tekemään työnsä parhaalla mahdollisella tavalla.
Sisäisen viestinnän suunnitelma ei ole vain johdon vastuulla. Jokaisen työntekijän tulee pitää itsensä informoituna ja jakaa tietoa kollegoiden kanssa.
Monet tutkimukset ovat osoittaneet, että yrityksillä on usein paljon parannettavaa sisäisessä viestinnässään. Ongelmallisina koetaan mm. näkymätön ja epäuskottava ylin johto, työntekijöiden puutteelliset tiedot yrityksen tavoitteista ja strategiasta sekä ontuva tiedotus muutoksista. Toimivalla sisäisen viestinnän suunnitelmalla nämä ongelmat vältetään, ja siksi viestintäsuunnitelmien työstäminen harjoittelu on tulevaisuudessa yhä tärkeämpi osa johtajien kouluttamista.
Sisäisen viestinnän suunnitelman tulee olla integroitu osa yrityksen arkea eikä vain kovalevyllä ”pölyttyvä” dokumentti, joka otetaan esille erityistilanteissa. Toimiva sisäisen viestinnän suunnitelma vaatii läheistä yhteistyötä johdon, HR- ja viestintäosastojen kesken. Juuri tässä Plandiscin vuosikellon ominaisuudet nousevat arvoonsa. Plandiscin vuosikellossa on upotus/iframe-koodi, jonka avulla sisäisen viestinnän suunnitelman voi liittää yrityksen intranettiin, josta kaikki näkevät sen helposti ja vaivattomasti yhdellä klikkauksella. Interaktiivinen ja visuaalisesti selkeä vuosikello on selvä harppaus eteenpäin staattisista Excel-arkeista tai Outlook-kalentereista.
Yrityksen sisäinen viestintä voi olla erilaista eri työntekijäryhmille (etenkin suurissa organisaatioissa), ja tällöin täytyy harkita, tarvitaanko viestinnän eriyttämistä ja eri kanavien käyttöä. Plandiscin vuosikelloon pystyy luomaan useita eri renkaita, joten jokainen työntekijäryhmä tai osasto voi saada siihen oman renkaansa. Tämä antaa visuaalisesti tehokkaan kokonaiskuvan sekä koko organisaation että sen osien aktiviteeteista. .
