Jos akateemisen kalenterin suunnittelu Microsoft 365:ssä tuntuu toimivan, et todennäköisesti näe vielä koko kuvaa.
Useimmat suurten yliopistojen toimintajohtajat ja osastojen välisestä suunnittelusta vastaavat henkilöt uskovat, että heidän ongelmansa on viestintäongelma. Lähetetään enemmän päivityksiä, pidetään enemmän yhteensovittamiskokouksia, rakennetaan parempi SharePoint-sivu. Todellinen ongelma on kuitenkin syvemmällä: tiimit eivät käytä yhteensopimatonta työkalua. Ne käyttävät yhteensopimatonta muotoa. Lineaariset listat ja tasaiset Gantt-kaaviot eivät kykene kuvaamaan syklistä lukuvuotta. Kun yrität suunnitella kahta lukukautta, akkreditointi-ikkunaa, avointen ovien kautta ja henkilöstön arviointijaksoa vaakasuoralla aikajanalla, menetät sen toistuvan logiikan, joka tekee akateemisista rytmeistä hallittavia.
Tämä opas on kirjoitettu toimintajohtajille ja osastojen välisestä suunnittelusta vastaaville henkilöille, jotka hallinnoivat suunnittelun ohjausta tiedekuntien, tukipalveluiden ja ylimmän johdon välillä suurissa ja monimutkaisissa oppilaitoksissa. Jos koordinoit useita osastoja, työskentelet Microsoft 365:ssä ja käytät liikaa aikaa räätälöityjen kalenterinäkymien tuottamiseen eri kohderyhmille, alla olevat vaiheet on kirjoitettu sinulle.
Lyhyesti
- Akateemiset kalenterit ovat syklisiä. Lineaariset työkalut luovat suunnittelun katvealueita. - Tiedekuntien pirstoutuminen, aikatörmäysten tunnistamisen epäonnistuminen ja M365:n käyttöönoton puutteet ovat yleisimmät kipupisteet. - Pyöreä vuosikello antaa jokaiselle tiedekunnalle ja tukipalvelutiimille yhteisen visuaalisen kielen ilman, että se kaventaa niiden itsenäisyyttä. - Plandisc uppoaa suoraan SharePointiin ja Teamsiin, joten "taas yksi uusi alusta" -vastaväite katoaa. - Voit kartoittaa lukukausirytmit, akkreditointi-ikkunat ja hallituksen syklit yhdessä näkymässä ja jakaa sen koko oppilaitokselle. - Varaa demo ja katso, miten se toimii käytännössä.
Ennen kuin suunnittelet mitään uudelleen, selvitä, missä suunnittelupäätökset todella tehdään. Useimmissa suurissa yliopistoissa vastaus on: kaikkialla ja ei missään. Tiedekunta A suunnittelee Excelissä. Tiedekunta B ylläpitää seinälle kiinnitettyä paperikalenteria. Keskushallinto omistaa SharePoint-sivun, jota kolme ihmistä muistaa päivittää.
Tämä pirstoutuminen ei ole käyttäytymiseen liittyvä ongelma. Se on hallintoon liittyvä ongelma. Yhteisestä totuuden lähteestä ei ole sovittu, joten jokainen on turvautunut tuttuun työkaluun.
Aloita kartoittamalla nykyiset kalenterin kosketuspisteet: mitkä tiimit omistavat mitkä suunnitteluaineistot, kuinka usein niitä päivitetään ja kenellä on niihin pääsy. Löydät lähes varmasti, että Microsoft 365 -ympäristösi sisältää infrastruktuurin yhteiselle kalenterille, mutta suunnittelu tapahtuu silti sen ulkopuolella.
Tämä kartoitus antaa sinulle tarvittavat perustelut keskitetyn visuaalisen suunnittelun puolesta. Se myös paljastaa koordinaation suurimmat riskikohdat: paikat, joissa kaksi osastoa suunnittelee rinnakkain ilman yhteistä näkymää.
Säästät huomattavasti ylimääräistä työtä, kun rakennat kalenterin akateemisesta rytmistä ulospäin sen sijaan, että lisäät akateemiset päivämäärät olemassa olevaan operatiiviseen kalenteriin.
Aloita muuttumattomista asioista: lukukausien alku- ja loppupäivät, tenttiajanjaksot, valmistujaiset, ilmoittautumisikkunat ja ulkoiset akkreditointikatsaukset. Nämä ovat kiinteät ankkurit. Kaikki muu aikataulutetaan niiden ympärille.
Pyöreä vuosikello tekee tästä vaiheesta paljon helpomman kuin lineaarinen aikajana. Kun asetat kaksi lukukautta ympyrällä, näet välittömästi symmetrian ja aukot. Voit verrata tämän lokakuun tenttikautta viime lokakuun vastaavaan ilman, että selaat taaksepäin läpi tasaisen listan. Näet yhdellä silmäyksellä, osuuko hallituksen kokous tenttikauden mustan listan sisälle vai ulkopuolelle.
Tämä visuaalinen logiikka on erityisen hyödyllinen, kun koordinoit tukipalveluja ja akateemisia osastoja samanaikaisesti. Kiinteistöhallinnolla, IT:llä, opiskelijapalveluilla ja taloushallinnolla on omat suunnittelun huippukautensa. Niiden kartoittaminen akateemista rytmiä vasten yhdessä pyöreässä näkymässä paljastaa törmäykset ennen kuin niistä tulee kriisejä.
Aikatörmäysten tunnistaminen epäonnistuu useimmissa oppilaitoksissa, koska yksikään henkilö tai tiimi ei näe kalenteria osastojen yli. Laadunvarmistustoimisto tietää akkreditointiasiakirjansa jättöpäivän. Kiinteistötiimi tietää suunnitellut huoltoikkunansa. Kumpikaan ei kuitenkaan tiedä, mitä toinen on aikatauluttanut, ennen kuin konflikti nousee esiin johtoryhmän kokouksessa.
Tavoitteesi tässä vaiheessa on tunnistaa jokainen vuoden kohta, jossa kahden tai useamman osaston täytyy sovittaa aikataulunsa yhteen. Yleisiä esimerkkejä ovat: avointen ovien päivät, jotka vaativat IT:n, kiinteistöhallinnon, opiskelijapalvelujen ja akateemisten osastojen yhteensovittamista; henkilöstön koulutuspäivät, jotka osuvat tenttiarvioinnin ajankohtaan; taloushallinnon raportointiajanjaksot, jotka limittyvät lukukauden alun hallinnollisiin ruuhkahuippuihin.
Kirjaa nämä riippuvuudet eksplisiittisesti. Kun siirryt jaettuun visuaaliseen kalenteriin, nämä ovat ensimmäiset osastojen väliset tasot, jotka lisäät akateemisen rytmin pohjalle.
Tehokas riippuvuuskartoitus ei edellytä monimutkaista projektinhallintajärjestelmää. Se edellyttää yhtenäistä visuaalista kieltä, jota jokainen tiimi osaa lukea. Värikoodattu pyöreä kalenteri, jossa jokainen rengas edustaa eri osastoa tai toimintoa, antaa suunnittelukoordinaattorille mahdollisuuden nähdä riippuvuudet yhdellä silmäyksellä ilman Gantt-kaavion tulkitsemista tai kokousagendan lukemista.
Sinulla on jo Teams, SharePoint ja Outlook. Kysymys ei ole, käytetäänkö Microsoft 365:tä suunnitteluun. Kysymys on, sopiiko suunnittelutyökalusi siihen ympäristöön, jota tiimisi jo käyttävät.
Tässä monet oppilaitokset juuttuvat paikoilleen. Uusi suunnittelualusta luo käyttöönoton esteen. Henkilöstö, joka jo hallinnoi Teams-kanavia, SharePoint-kirjastoja ja Outlook-kalentereita, ei vapaaehtoisesti lisää viidettä ympäristöä työnkulkuunsa. Valitsemasi työkalun täytyy sijaita M365:n sisällä, ei sen rinnalla.
Plandisc on rakennettu juuri tätä tilannetta varten. Pyöreät vuosikellosuunnitelmasi uppoavat suoraan SharePoint-intranet-sivuille ja jaetaan Teams-kanavien kautta, joten suunnittelun näkyvyys sijaitsee siellä, missä tiimisi jo työskentelevät. Erillistä kirjautumista ei ole, erillistä ympäristöä ei ole eikä versionhallintaongelmaa synny kahdessa paikassa tapahtuvan suunnittelun takia. Microsoftin oma tutkimus M365:n käyttöönotosta osoittaa johdonmukaisesti, että integraatio olemassa oleviin työnkulkuihin on tärkein yksittäinen tekijä työkalujen käyttöönottamisessa suurissa organisaatioissa. Päätöksenteon kitkan vähentäminen pääsykohdassa ei ole pieni mukavuustekijä. Se ratkaisee, käytetäänkö suunnittelutyökalua vai hylätäänkö se.
Plandisc tukee myös roolipohjaista näkyvyyttä, joten ylin johto näkee yhteenvetonäkymän samalla kun tiedekuntakoordinaattorit työskentelevät täyden operatiivisen yksityiskohtien kanssa. Lopetat räätälöityjen kalenterivientiensä tuottamisen jokaiselle kohderyhmälle ja ylläpidät yhtä totuuden lähdettä, joka näyttää oikean yksityiskohtaisuustason kullekin sidosryhmälle.
Akkreditointisyklejä hallinnoiville oppilaitoksille Plandisc mahdollistaa valmistautumisikkunoiden, jättöpäivien ja katsausjaksojen kartoittamisen suoraan akateemista rytmiä vasten. Akkreditoinnin virstanpylväät tulevat näkyviksi jokaiselle asianomaiselle osastolle, ei pelkästään laadunvarmistustoimistolle. EDUCAUSE:n Core Data Service dokumentoi korkeakoulutuksen hallinnollisen teknologian pirstoutumisen pysyvän haasteen, ja jaettu visuaalinen suunnittelu vastaa suoraan niihin koordinaation puutteisiin, joita pirstoutuminen luo.
Nopein tapa tuhota uuden suunnittelutavan käyttöönotto on ottaa se pakollisena käyttöön kaikkialla yhtä aikaa. Aloita yhdestä tärkeästä koordinaatiopisteestä, esimerkiksi tenttikauden suunnittelujaksosta, ja rakenna pyöreä kalenteri sen ympärille.
Kun yksi tiedekunta tai tukipalvelutiimi näkee jaetun visuaalisen näkymän arvon, käyttöönotto leviää esimerkin eikä määräyksen kautta. Muut tiimit pyytävät pääsyä mukaan. Siinä hetkessä laajennat kalenteria kattamaan lisää osastoja ja suunnitteluhorisontteja.
Sisällytä arviointipiste ensimmäisen täyden lukuvuosijakson loppuun. Minkä törmäysten välttämisessä jaettu kalenteri auttoi? Missä visuaalinen muoto paljasti riippuvuuden, jonka lineaarinen lista olisi piilottanut? Käytä näitä esimerkkejä perustelemaan laajempaa käyttöönottoa.
Jaettu kalenteri toimii vain, jos kaikki luottavat sen olevan ajan tasalla. Määritä, kuka omistaa kunkin kalenterikerroksen, miten päivityksistä viestitään ja mikä prosessi on, kun päivämäärä muuttuu julkaisemisen jälkeen.
Tämä on erityisen tärkeää oppilaitoksissa, joissa akateemiset osastot ja tukipalvelut toimivat eri suunnittelusykleissä. Hallintomallisi ei tarvitse olla monimutkainen. Sen täytyy olla eksplisiittinen. Nimeä omistaja jokaiselle kalenterirenkaille, aseta tarkistustiheys ja tee päivitysprosessi näkyväksi kaikille sidosryhmille.
Joka kerta, kun suunnittelukoordinaattori lähtee, oppilaitoksen tieto akateemisesta kalenterista lähtee hänen mukanaan. Epävirallinen ymmärrys siitä, miksi tietyt päivämäärät ovat kiinteitä, mitkä viikot kantavat suurimman osastojen välisen kuorman ja missä historialliset törmäyspisteet sijaitsevat, katoaa ovesta.
Visuaalinen pyöreä vuosikello, jota ylläpidetään elävänä asiakirjana Microsoft 365 -ympäristössä, muuttaa tämän. Uusi suunnitteluhenkilöstö voi lukea koko vuosirytmin yhdestä näkymästä. Heiltä ei vaadita kuuden kuukauden oppilaitosarkeologiaa ymmärtääkseen, miksi lokakuu on aina ongelmallinen. Kalenteri näyttää sen heille.
Tutkimukset tietohallinnasta monimutkaisissa organisaatioissa osoittavat johdonmukaisesti, että jäsennelty visuaalinen dokumentointi on yksi tehokkaimmista tavoista säilyttää operatiivinen tieto henkilöstövaihdosten läpi. Hyvin ylläpidetty vuosikello ei ole pelkästään suunnittelutyökalu. Se on perehdytysresurssi.
Tehokkaan akateemisen kalenterin suunnittelutyökalun suurille yliopistoille pitäisi sisältää: pyöreä tai vuosikellomuoto, joka esittää koko vuosirytmin