Tässä kirjoituksessa vertaamme kahta lähestymistapaa akateemisen kalenterin koordinointiin: jaettuja laskentataulukoita ja visuaalisia ympyrämuotoisia suunnittelutyökaluja. Jos koordinoit suunnittelua tiedekuntien, ohjelmien tai hallinto-osastojen välillä yliopistossa tai ammattikorkeakoulussa, tämä vertailu on kirjoitettu sinulle.
Lyhyesti: Jaetut laskentataulukot ovat ilmaisia ja tuttuja, mutta ne pirstoutuvat tiedekuntien välillä nopeasti eikä kenelläkään ole kokonaiskuvaa päällekkäisistä sykleistä. Visuaaliset ympyräsuunnittelutyökalut maksavat enemmän ja vaativat käyttöönottoinvestoinnin, mutta ne pitävät koko lukuvuoden yhdessä paikassa, tekevät ristiriidat näkyviksi ennen kuin niistä tulee kriisejä ja selviävät vuotuisesta palautuksesta ilman uudelleenrakentamista.
Kuvittele tämä: On kevätlukukauden kolmas viikko. Tekniikan tiedekunta on siirtänyt sisäistä arviointimääräaikaansa. Muutos on vyörynyt jaettuun tenttitilavarauksen, johon liiketalouden tiedekunta nojasi. Rekisterikoordinaattori saa tiedon välitetyn sähköpostin kautta. Laskentataulukkoja käyttävässä maailmassa hän viettää tiistai-iltapäivän vertailemalla neljää eri tiedekunnan välilehteä ymmärtääkseen ketjureaktiot. Vuosikellossa hän avaa yhden näkymän ja näkee törmäyksen välittömästi.
Visuaaliset ympyräsuunnittelutyökalut toimivat jaettuja laskentataulukoita paremmin lukukausikoordinoinnissa, koska ne näyttävät tiedekuntien päällekkäiset syklit, opiskelijavalintojen päivämäärät ja akkreditointi-ikkunat yhdessä aikajanassa.
Tällä on käytännön merkitys. Lukukausiaikataulu ei ole lineaarinen tehtävälista. Se on toistuva, kerroksinen joukko syklejä: opetusviikot, arviointiajanjaksot, ilmoittautumiskaudet, ohjelma-arvioinnit, hallituksen raportointisyklit. Laskentataulukot esittävät ajan riveillä. Vuosikello esittää ajan sellaisena kuin se todellisuudessa on, ympyränä, joka toistuu. Kun näet koko akateemisen kalenterin tässä muodossa, huomaat viikon, jolloin kolme tiedekuntaa kohtaa arviointimääräaikansa samanaikaisesti ja ulkoisen tarkastajan raportti on myös erääntymässä. Laskentataulukossa tuo törmäys on piilotettu ehtolliseen muotoiluun, jonka joku loi vuonna 2021 eikä kukaan enää muista lukea.
Kukin tiedekunta hallinnoi tyypillisesti omaa hallinnollista kalenteriaan. Rekisteriyksiköllä on omansa. Akateemisilla asioilla on vielä toinen. Kun määräaikamuutokset leviävät sähköpostitse, SharePointissa oleva kalenteri ja se, jonka mukaan ihmiset todella työskentelevät, alkavat eriytyä nopeasti. Päädyt pääkalenteriin, joka on auktoritatiivinen vain nimeltään.
Visuaalinen ympyräsuunnittelutyökalu määritellyillä oikeuksilla ratkaisee tämän ottamatta muokkaamisoikeuksia pois niiltä, jotka niitä tarvitsevat. Akateemiset johtajat voivat katsella. Osastojohtajat voivat kommentoida. Koordinointitiimi hallitsee pääkerrosta. Kaikki lukevat samasta lähteestä.
Joka elokuussa joku rakentaa lukuvuoden alusta alkaen uudelleen laskentataulukkoon. Päivämäärät muuttuvat, mallitiedostoja kopioidaan ja heinäkuussa aloittaneella uudella hallintohenkilöllä ei ole organisaation muistia tukenaan. Lineaarista projektinhallintaa varten rakennetut työkalut eivät ole suunniteltuja sykliseen käyttöön. Plandisc-vuosikello siirtyy eteenpäin. Rakenne pysyy, vain päivämäärät päivittyvät.
Laskentataulukoiden ansiot on syytä tunnustaa ennen kuin niitä arvostellaan. Ne ovat ilmaisia, heti käytettävissä eivätkä vaadi perehdytystä. Jos koordinointihaasteesi rajoittuu yhteen tiedekuntaan pienen tiimin kanssa, hyvin ylläpidetty laskentataulukko voi viedä sinut lukukauden läpi ilman suurempaa kitkaa. JISC Digital Experience Insights -kyselyt osoittavat johdonmukaisesti, että laskentataulukot ovat edelleen oletusarvoinen hallintotyökalu brittiläisten yliopistojen henkilöstöympäristöissä, ja tämä heijastaa todellista organisaatiosta kumpuavaa hitautta, jonka takana on perusteltuja syitä.
Kriittinen piste tulee tiedekuntien välisellä tasolla. Laskentataulukko ei pysty näyttämään, että terveystieteiden tiedekunnan OSCE-simulaatioviikko osuu sosiaalityön tiedekunnan kenttäharjoittelujaksolle, ja että molemmat ajoittuvat viikolle, jolloin laitoksen laadunvarmistuspaneeli on paikalla. Tuo törmäys on näkymätön, kunnes jonkun postilaatikko tulvii yli.
Laskentataulukot aiheuttavat myös omistajuusongelmia. Kun pääkalenteri asuu tiedostossa, tiedoston haltijasta tulee pullonkaula. Kun se asuu jaetulla levyasemalla, syntyy kaksitoista tallennettua versiota eikä selkeää auktoriteettia.
Akateemiseen ympäristöön rakennettu vuosikello antaa sinulle yhden visuaalisen näkymän, joka pitää koko vuoden koossa. Plandisc renderöi tuon kellon Microsoft 365:n sisällä, mikä tarkoittaa, että se elää niiden työkalujen rinnalla, joita tiimisi jo käyttää, sen sijaan että se vaatisi erillisen kirjautumisen ja erillisen tavan toimia.
Kompromissit ovat todellisia. Mukaan tulee etukäteiskustannus: lisensointi, alkuasennus ja konfigurointijakso, jossa organisaation kalenterin hyvin tunteva henkilö kartoittaa akateemisen kalenterin rakenteen kelloon. Pienelle laitokselle, jolla on yksi tiedekunta ja suoraviivainen vuotuinen sykli, tuo investointi ei välttämättä ole perusteltu. EDUCAUSE:n korkeakoulutuksen teknologian käyttöönottoa koskeva tutkimus kuvaa tätä selkeästi: hallinnollisten työkalujen käyttöönotto yliopistoissa onnistuu, kun työkalu sopii olemassa oleviin työtapoihin sen sijaan, että se korvaisi ne kokonaan.
Plandisc on suunniteltu toimimaan olemassa olevan Microsoft 365 -ympäristösi sisällä. Tämä vähentää käyttöönottokitkaa huomattavasti. Se ei kuitenkaan ole nolla, ja siihen kannattaa varautua.
Käytä jaettua laskentataulukkoa, kun: - Koordinointisi rajautuu yhteen tiedekuntaan tai pieneen hallintotiimiin - Sinulla on luotettava vastuuhenkilö, joka ylläpitää versiohallintaa - Akateeminen kalenterisi on yksinkertainen, eikä siinä ole montaa päällekkäistä määräaikakerrosta - Olet alkuvaiheessa ja tarvitset näyttöä koordinointiongelman olemassaolosta ennen kuin investoit työkaluihin
Käytä visuaalista ympyräsuunnittelutyökalua, kun: - Koordinoit kahden tai useamman tiedekunnan välillä erillisine hallinnollisine kalentereineen - Akkreditointi- tai laadunvarmistussyklien täytyy näkyä rinnakkain opetuskalenterin kanssa - Johdolla on oltava luotettava koko laitoksen kattava näkymä ilman, että heidän täytyy pyytää sitä koordinaattoreilta - Laitoksesi lähestyy kasvun, rakennemuutoksen tai sääntelytarkastelun vaihetta, jossa määräaikatörmäyksillä on todellisia seurauksia
Neljä asiaa merkitsee enemmän kuin ominaisuuslista:
Syklinen rakenne. Työkalun tulisi esittää toistuvat vuosittaiset kuviot oletusarvoisesti, ei kiertoteillä. Jos rakennat Gantt-kaaviota ja kutsut sitä lukukausisuunnitelmaksi, taistelet työkalua vastaan joka kuukausi.
Käyttöoikeuksien hallinta. Tarvitset asetuksen, jossa oikeat ihmiset näkevät koko suunnitelman ilman, että väärät ihmiset pystyvät ylikirjoittamaan sen. Tarkista, ovatko katselija-, kommentoija- ja muokkaaja-roolit tarpeeksi yksityiskohtaiset ympäristöllesi.
Microsoft 365 -integraatio. Useimmat yliopistot hankkivat ohjelmistoja IT-puitesopimuksilla, jotka priorisoivat turvallisuutta ja integraatiota olemassa oleviin tenanteihin. Työkalu, joka toimii Microsoft 365 -ympäristösi sisällä, läpäisee hankinnan nopeammin ja otetaan käyttöön nopeammin.
Vuotuinen siirtomahdollisuus. Kysy erikseen, miten työkalu hoitaa vuodenvaihteen siirtymän. Jos vastaus on "vie uuteen tiedostoon ja aloita alusta", se on laskentataulukko lisävaihein.
Plandisc on rakennettu vuosikellona, mikä tarkoittaa, että akateemisen kalenterin ympyrämuotoinen, syklinen luonne on oletusarvoinen näkymä eikä konfigurointihaaste. Voit kerrostaa tiedekuntien kalenterit, akkreditointi-ikkunat, opiskelijavalintojen ajanjaksot ja hallituksen syklit yhteen kelloon. Kullakin kerroksella voi olla omat käyttöoikeutensa. Kaikki toimii Microsoft 365:n sisällä.
Yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen suunnittelukoordinaattoreille, jotka tällä hetkellä hoitavat tiedekuntien välistä koordinointia laskentataulukoiden, sähköpostiketjujen ja kalenterisovellusten sekoituksella, Plandisc korvaa tuon tilkkutäkin yhdellä visuaalisella näkymällä, jota kaikki laitoksessa voivat lukea riippumatta siitä, onko heillä muokkaamisoikeuksia.
Käyttöönotto vaatii aikaa ja jonkun, joka tuntee laitoksen kalenterin hyvin. Tuo investointi palautuu nopeasti ensimmäisellä lukukaudella, jolloin huomaat törmäyksen ennen kuin siitä tulee kriisi, ja taas elokuussa, kun vuoden siirtäminen eteenpäin vie tunteja eikä päiviä.
Jos haluat nähdä, miten vuosikello sopii juuri sinun akateemiseen kalenterirakenteeseesi, varaa Plandisc-demo ja tuo nykyinen kalenterisi mukaan keskusteluun.
Pystyykö Plandisc käsittelemään akkreditointi- ja laadunvarmistussyklejä rinnakkain opetuskalenterin kanssa? Kyllä. Plandisc käyttää kerroksia vuosikellon sisällä, joten akkreditointi-ikkunat, ulkoisten tarkastajien tapaamiset ja ohjelma-arviointien määräajat voivat olla näkyvänä kerroksena opetus- ja arviointikalenterin päällä. Koordinaattorit voivat kytkeä kerroksia päälle ja pois yleisönsä mukaan.
Käytämme jo SharePointia ja Outlookia kalenterinhallintaan. Pitääkö meidän korvata ne? Ei. Plandisc toimii Microsoft 365:n sisällä ja on suunniteltu täydentämään olemassa olevia työkaluja eikä korvaamaan niitä. Se tarjoaa tiedekuntien välisen visuaalisen kokonaiskuvan, jota SharePoint-listat ja Outlook-kalenterit eivät pysty antamaan ilman merkittävää manuaalista työtä.
Kuinka kauan koko akateemisen kalenterin vuosikellon rakentaminen kestää? Käyttöönottoaika riippuu siitä, kuinka monta tiedekuntaa ja kalenterikerrosta kartoitat. Yhden tiedekunnan konfigurointi kestää tyypillisesti muutaman päivän. Monien tiedekuntien käyttöönotto akkreditointikerroksineen ja johtajanäkymineen kestää kauemmin, mutta Plandisc-käyttöönottotuki kattaa konfigur