Useimmat organisaatiot eivät epäonnistu suunnittelussa. Ne epäonnistuvat suunnittelussa yhdessä.
Tässä on se vastaintuitiivinen osuus: mitä enemmän kukin osasto panostaa omaan vuosisuunnitelmaansa, sitä huonommaksi osastojen välinen koordinaatio yleensä muuttuu. Jokainen tiimi rakentaa jotain perusteellista, loogista ja täysin irrallaan siitä, mitä viereinen tiimi tekee. Helmikuuhun mennessä "vuosisuunnitelma" on hiljaisesti pirstoutunut viideksi rinnakkaiseksi dokumentiksi, kolmeksi ristiriitaiseksi aikatauluksi ja yhdeksi hyvin väsyneeksi koordinaattoriksi, joka yrittää pitää kaiken koossa.
Ratkaisu ei ole lisää suunnittelua. Se on yhteinen näkyvyys ennen kuin kukaan alkaa toteuttaa.
Lyhyesti: Osastojen välinen vuosisuunnittelu toimii, kun kaikki tiimit rakentavat yhteisen kalenterin pohjalta, kartoittavat keskinäiset riippuvuutensa ja ylläpitävät yhtä elävää suunnitelmaa staattisten dokumenttien kansion sijaan. Alla olevat osiot näyttävät tarkalleen, miten se tapahtuu.
Kuvittele tämä: HR aikatauluttaa koko yrityksen kattavan perehdytys- ja koulutusviikon uusille Q1-rekryteille. IT on merkinnyt järjestelmämigraation samalle viikolle, koska heidän näkökulmastaan Q1 näytti rauhalliselta. Talousosasto on kesken tilinpäätöksen. Kukaan ei tarkistanut asiaa muiden kanssa. Koulutus häiriintyy, migraatio viivästyy ja kolme osastopäällikköä viettää perjantai-iltapäivän jännittyneessä kokouksessa, joka olisi voitu välttää yhdellä yhteisellä kalenterinäkymällä. Tämä skenaario toistuu erikokoisissa organisaatioissa vuosittain. Kyse ei ole ihmisongelmasta. Se on prosessiongelma. Ja osastojen välinen vuosisuunnittelu on prosessi, joka on suunniteltu estämään se.
Gartnerin mukaan vain 23 prosentilla organisaatioista on kypsät poikkitoiminnalliset suunnitteluprosessit. Tämä tarkoittaa, että noin kolme neljästä organisaatiosta pyörittää vuosisuunnittelukierroksia, jotka näyttävät koordinoiduilta paperilla mutta toimivat käytännössä siiloissa.
Hajoaminen tapahtuu yleensä yhdessä kolmesta kohdasta.
Ei yhteistä lähtökohtaa. Jokainen osasto aloittaa suunnittelunsa omista oletuksistaan siitä, miltä vuosi näyttää. Ilman yhteistä kalenteria, joka näyttää koko yrityksen sitoumukset, ruuhkahuiput ja yhteiset resurssit, jokainen tiimi suunnittelee käytännössä pimeässä kaikkien muiden rajoitteiden suhteen.
Näkymättömät riippuvuudet. Yhden osaston aikataulu estää hiljaisesti toisen osaston etenemisen. HR ei voi suorittaa perehdytystä, ennen kuin IT on luonut tunnukset. IT ei voi luoda tunnuksia, ennen kuin Operations vahvistaa henkilöstömäärän. Operations odottaa, että Finance hyväksyy henkilöstöbudjetin. Kukaan ei piirtänyt tätä ketjua auki. Kukaan ei nähnyt sitä ennen kuin jokin meni rikki.
Staattiset dokumentit, jotka vanhentuvat nopeasti. Vuosisuunnitelma rakennetaan laskentataulukkoon tai diaesitykseen, jaetaan sähköpostitse ja muuttuu sitten hiljalleen vanhentuneeksi vuoden edetessä. Päivitykset eivät kulje perässä. Työpöydälläsi oleva versio ja kollegasi versio erkanevat toisistaan muutamassa viikossa. Puolivuoden kohdalla kukaan ei enää luota dokumenttiin tarpeeksi viitaten siihen.
Tehokkaimmat osastojen väliset vuosisuunnitelmat rakennetaan käänteisessä järjestyksessä verrattuna siihen, miten useimmat organisaatiot ne rakentavat. Sen sijaan, että aloitetaan osastokohtaisista tavoitteista ja yritetään yhdistää ne myöhemmin, aloitetaan yhteisistä rajoitteista ja rakennetaan osastokohtaiset tavoitteet niiden ympärille.
Tältä se näyttää käytännössä.
Aloita yhteisellä kalenterin rungolla. Ennen kuin yksikään osasto täyttää omat välitavoitteensa, kartoita tapahtumat ja ajanjaksot, jotka vaikuttavat kaikkiin: budjettisyklit, tarkastusikkunat, tuotelanseerauspäivät, sääntelylliset määräajat, hallituksen katsausperiodista, kausihuiput. Tästä tulee se ei-neuvoteltava kerros, jonka ympärille jokainen osasto suunnittelee, eikä sen läpi.
Tuo riippuvuudet näkyviin selkeästi. Kokoa osastopäälliköt yhteen yhdellä kysymyksellä: "Mitä tiimisi tarvitsee toiselta tiimiltä ennen kuin voitte saavuttaa Q1-tavoitteenne?" Dokumentoi jokainen vastaus. Näet nopeasti, mitkä tiimit ovat toisten ylävirran puolella ja missä kriittiset luovutuspisteet sijaitsevat. Näiden riippuvuuksien visualisointi yhteisellä aikajanalla, sen sijaan että ne hautautuvat riskimatriisiin, tekee niistä todellisia ja toimintakelpoisia.
Nimeä osastojen välinen omistajuus. Jokaiselle luovutuspisteelle tai yhteiselle välitavoitteelle nimeä omistaja kummallekin puolelle. Ei tiimi. Henkilö. Vastuuaukot muodostuvat lähes aina osastorajoille, koska vastuu voi tuntua kollektiiviselta silloin, kun sen pitäisi olla yksilöllistä.
Heikko käyttöönotto on vuosisuunnitelmien hiljainen tappaja. Suunnitelma rakennetaan yhden henkilön tai tiimin toimesta, jaetaan koko yrityksen sähköpostiviestillä ja sen sivuuttavat hiljaisesti kaikki muut, joilla ei ollut osuutta sen luomisessa.
Sidosryhmien sitoutuminen ei ole jotain, jonka varmistat suunnitelman valmistuttua. Se on jotain, jonka rakennat prosessiin alusta alkaen.
Muutama lähestymistapa, jotka todella toimivat:
Anna jokaiselle osastopäällikölle näkyvä panos yhteiseen suunnitelmaan. Kun joku näkee tiiminsä välitavoitteet tarkasti edustettuina osastojen välisessä näkymässä, hän todennäköisemmin pitää sen ajan tasalla. Näkyvyys luo omistajuutta. Näkymättömyys luo varjosuunnitelmia.
Järjestä pre-mortem ennen suunnitelman viimeistelyä. Kokoa osastopäälliköt ja kysy: "Jos tämä suunnitelma epäonnistuu kesäkuuhun mennessä, mikä sen aiheutti?" Vastaukset tuovat esiin piilotettuja ristiriitoja, epärealistisia aikatauluja ja riippuvuusriskejä, jotka muutoin pysyisivät näkymättömissä kunnes niistä tulee ongelmia. Se myös rakentaa yhteistä panostusta suunnitelman onnistumiseen, koska jokainen on nyt asettanut maineensa peliin ratkaistaakseen nimeämänsä ongelmat.
Aikatauluta säännölliset osastojen väliset kokoukset suunnitelmaan itsessään. Ei reaktiivisia kokouksia, kun jokin menee rikki. Ennakoivia, lyhyitä synkronointipalavereita luonnollisilla väleillä (vähintään neljännesvuosittain, kuukausittain nopeasti liikkuville organisaatioille), joissa yhteinen suunnitelma käydään läpi ja päivitetään yhdessä. Suunnitelma pysyy elossa, koska keskustelu pysyy elossa.
Staattiset dokumentit ovat osastojen välisen koordinaation vihollisia. PDF-tiekartta tai Excel-tiedosto on tarkka täsmälleen kerran: sillä hetkellä, kun se viedään ulos. Sen jälkeen jokainen päivitys, jonka joku tekee omaan kopiooonsa, luo uuden totuuden version, joka erkaantuu kaikista muista.
Elävä suunnitelma tarvitsee kolme asiaa:
Yksi paikka, aina ajan tasalla. Ei jaettujen kansioiden kahtatoista versiota. Yksi paikka, jossa suunnitelman nykyinen tila elää ja jossa jokainen päivitys on välittömästi kaikkien pääsyn piirissä olevien nähtävissä.
Visuaalinen aikakuvaus. Listat ja taulukot ovat hyödyllisiä yksityiskohtiin, mutta ne ovat huonoja näyttämään, miten suunnitelmat päällekkäistyvät, missä huiput törmäävät ja miten yhden tiimin aikataulu liittyy toisen aikatauluun. Visuaalinen, aikajanaan perustuva näkymä tekee osastojen väliset konfliktit silminnähtäviksi tavalla, johon rivit ja sarakkeet eivät yksinkertaisesti pysty.
Integraatio siihen, miten ihmiset jo työskentelevät. Jos suunnitelma on jossain, jossa kukaan ei käy, sitä ei päivitetä. Työkalujen, joita tiimisi käyttävät päivittäin, olivatpa ne Microsoft Teams, Outlook tai SharePoint, on yhdistyttävä suunnittelutasoon eikä kilpailtava sen kanssa. Tässä useimmat organisaatiot joko onnistuvat tai menettävät koordinaattoriensa työkyvyn kokonaan. Jos suunnitelman päivittäminen vaatii kirjautumista erilliseen järjestelmään ja tiimikalenterissa jo olevan tiedon syöttämistä manuaalisesti uudelleen, se ei tapahdu johdonmukaisesti.
---
Tässä työkalu kuten Plandisc ansaitsee paikkansa suunnittelupinossasi.
Plandisc on rakennettu erityisesti tämän julkaisun kuvaamaan osastojen väliseen vuosisuunnitteluun. Se käyttää pyöreää, koko vuoden kattavaa kalenterinäkymää, joka tekee välittömästi näkyväksi, milloin osastot törmäävät, milloin yhteiset resurssit ovat ylikuormittuneita ja miten yksittäisten tiimien aikataulut liittyvät laajempaan organisaatiokuvaan.
Sen sijaan, että hallitset useita osastokohtaisia laskentataulukoita ja yrität sovittaa ne yhteen manuaalisesti, rakennat yhden visuaalisen suunnitelman, jota kaikki osastopäälliköt voivat käyttää, päivittää ja johon he voivat viitata. Riippuvuudet, huiput ja välitavoitteet ovat kaikkien nähtävissä kerralla.
Plandisc integroituu myös Microsoft 365:een, mikä on tärkeää, jos organisaatiosi toimii Teamsin, Outlookin ja SharePointin varassa. Suunnitelma pysyy yhteydessä työkaluihin, joissa tiimisi jo toimivat, sen sijaan että siitä tulisi yksi lisäasia, jota pitää erikseen tarkistaa.
Jos olet ollut se koordinaattori, joka pitää kasassa osastojen välistä suunnitelmaa, joka on rakennettu Excelissä ja jaettu sähköpostitse, ymmärrät välittömästi, mitä tarkoittaa omata yksi, visuaalinen, aina ajan tasalla oleva totuuden lähde.
Voit aloittaa ilmaisen kokeilujakson ja rakentaa ensimmäisen osastojen välisen vuosinäkymäsi saman viikon aikana. Ei pitkää perehdytystä, ei IT-projektia.
---
Jos haluat siirtyä siiloituneista osastokohtaisista suunnitelmista koordinoituun vuosisuunnitelmaan tällä kierroksella, seuraa tätä yksinkertaista järjestystä:
1. Rakenna ensin yhteinen kalenterin runko. Kartoita kaikki yrityksen laajuiset rajoitteet, määräajat ja ruuhkahuiput ennen kuin osastot alkavat täyttää omia välitavoitteitaan. 2. Järjestä riippuvuuksien kartoitusistunto. Kokoa osastopäälliköt tuomaan esiin kaikki tiimien väliset riippuvuudet ja nimeä vastuuhenkilöt jokaiselle luovutuspisteelle. 3. Valitse yksi paikka elävälle suunnitelmalle. Tee siitä visuaalinen, tee siitä helposti saavutettava ja yhdistä se olemassa oleviin työkaluihisi. 4. Järjestä pre-mortem. Tuo esiin konfliktit ja riskit ennen kuin niistä tulee ongelmia. 5. Aikatauluta kokoukset nyt. Rakenna tarkistustahti suunnitelmaan itsessään, jotta päivitykset pysyvät säännöllisinä ja suunnitelma pysyy ajan tasalla.
Useimmat vuosisuunnitelmat eivät epäonnistu huonon strategian tai heikkojen osastojen takia. Ne epäonnistuvat, koska osastojen välinen koordinaatiokerros on ohut, reaktiivinen ja rakennettu dokumenttien varaan, jotka lakkaavat olemasta tarkkoja sillä hetkellä, kun ne lähtevät jonkun sähköpostilaatikosta.
Osastojen välinen vuosisuunnittelu antaa jokaiselle tiimille yhteisen näkymän vuodesta, tuo konfliktit esiin ennen kuin ne aiheuttavat viivästyksiä ja rakentaa sellaista organisatorista koordinaatiota, joka tekee vuotuisten tavoitteiden saavuttamisesta merkittävästi todenn