GDPR ja hallinta

Helppo suunnittelu GDPR-tietoja

Vaikka 25. toukokuuta tuli ja meni, GDPR-prosessointi ei ole lähelläkään ohi. GDPR on jatkuva prosessi, joka jatkuu vuodesta toiseen. Tietosuojadirektiivi vaatii pienempien ja suurten yritysten mukautumista uusiin tietosuojakäytäntöihin.

Yritys voi hyötyä uusista yritysprotokollista, jotka takaavat henkilökohtaisten tietojen käsittelyn turvallisuuden ja korkean tietoturvan tason. Tietojen poistamisen jälkeen ne eivät jää enää kummittelemaan yritykseen.

Henkilösto ja GDPR

Hyvä esimerkki on henkilöstöhallinta. Useimmat yritykset ovat ulkoistaneet tietojen käsittelyn ulkoisille virastoille. Yritys maksaa tästä palvelusta ulkopuoliselle toimijalle ja on näin yhteensopiva uusien tietosuojakäytäntöjen kanssa.

Mutta entä työhakemukset? Miten voit suojata henkilökohtaiset tiedot, joita ne sisältävät ja miten niitä käsitellään asianosaisten toimesta, sekä poistetaanko tiedot sen jälkeen, kun ne eivät enää ole ajankohtaisia?

Pienemmät yritykset voivat hyötyä siitä, että työpaikkoihin ja työhakemuksiin pääsee käsiksi samasta paikasta. Sen voi helposti toteuttaa erillisellä sähköpostiosoitteella, joka hallitsee ainoastaan työhakemuksia. Tilistä vastaavat henkilöt ovat ainoita, joilla on pääsy järjestelmään, eikä sähköposteja täten lähetetä eteenpäin.

Tässä kohdassa kontrollijärjestelmä tulee kyseeseen. Tämä järjestelmä poistaa kaikki viestit kerran kuukaudessa. Yli 3 kuukautta vanhoja työhakemuksia ei voi tallentaa, ellei siitä ole tehty erillistä sopimusta.

Data-privacy

Plandisc voi auttaa GDPR:n kanssa

Plandisc on joustava työkalu, jossa voit suunnitella digitaalisella vuosikellolla alusta asti itse ja se hoitaa yrityksellesi kuuluvat ajankohtaiset asiat. Voit lähettää muistutuksia niille henkilöille, jotka työskentelevät tietyn tehtävän parissa ja niille, joiden on ryhdyttävä töihin, esim. poistamaan sähköposteja, joita ei enää tarvitse säilyttää tietokannassa.

Plandiscin avulla voit merkitä tehtävän. Tällä tavalla voit merkata tehtävän punaisella, mikäli se on kesken, tai vihreällä, mikäli tehtävä on suoritettu.

Plandisc voi siis olla työkalu, joka auttaa pienempiä yrityksiä mukautumaan GDPR-määrityksiin ja samalla dokumentoi liikeprotokollia, jotka hallitsevat jatkuvaa tietojen käsittelyä.

Plandisc toimii myös usein muin eri tavoin

Sen lisäksi, että se tekee yrityksestäsi yhteensopivan, Plandiscia voi myös käyttää työkaluna vuosikalenterin ylläpitämiseen. Vuosittaisen suunnittelurakenteen joustavuus takaa, ettei mikään aktiviteetti tai tapahtuma aiheuta päällekkäisyyksiä.

Vastuuvapauslauseke: Tämän artikkelin sisältöä ei voida pitää oikeudellisina neuvoja, ja sitä tulisi käyttää vain tiedotuksena.
Call to action Finnish